Sozial- und Wohnungsamt der Landeshauptstadt Magdeburg nutzt IT-Unterstützung bei der Unterbringung von Asylbewerbern und Obdachlosen

Das Sozial- und Wohnungsamt der Landeshauptstadt Magdeburg setzt für sein Belegungsmanagement seit diesem Jahr erfolgreich die Softwarelösung SPARTACUS Facility Management® ein. Die Implementierung war durch vielfältige Anforderungen erforderlich geworden, die sowohl durch das operative Geschäft als auch durch die Politik bestimmt werden. In Magdeburg wird SPARTACUS Facility Management® bei der Unterbringung von schutzbedürftigen Personen genutzt.

Die Landeshauptstadt Sachsen-Anhalts ist Wirtschafts- und Logistikzentrum, international anerkannter Standort für Wissenschaft und Forschung sowie begehrter Tagungs- und Kongressort. Mit fast 240.000 Einwohnern und rund 19.700 Studierenden aus aller Welt ist Magdeburg eine Stadt voller Weltgeschichte, Farbenfreude, Sport, Kultur und Wissensdurst.

Herausforderung

Das Sozial- und Wohnungsamt der Stadtverwaltung erbringt Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz sowie Hilfen für Obdachlose und von Obdachlosigkeit bedrohte Menschen. Wie bei vielen anderen Kommunen steht die Landeshauptstadt vor der Herausforderung, Schutzbedürftige schnellstmöglich und adäquat unterzubringen. Hierfür benötigen die zuständigen Mitarbeiter einen kompakten Überblick zu verfügbaren und geplanten Unterkunftsmöglichkeiten sowie personenbezogene Daten zu Obdachlosen und Asylbewerbern.

Diese Informationen bilden die Basis für die Darstellung der aktuellen Ist-Situation sowie die vorausschauende Planung der Belegungsressourcen. Aufgrund der Datenzunahme sowie der Erfordernis nach schnelleren Reaktionszeiten wurde die Abbildung und Verarbeitung der Informationen zunehmend erschwert. Das zuständige Amt beschloss daher den Einsatz einer Softwarelösung, um auf Knopfdruck Antworten auf folgende Fragestellungen zu erhalten: In welchen Objekten sind noch freie Plätze verfügbar? Welche Personen benötigen noch eine Unterkunft? Wo hält sich Person XY derzeit auf? Wie ist die Altersstruktur am Objekt XY?

Auswahl einer Lösung

Als Mitglied der Kommunalen IT-UNION (KITU) trat die Landeshauptstadt Magdeburg mit einem Lastenheft an die Genossenschaft heran. Zum damaligen Zeitpunkt existierte noch keine geeignete Softwarelösung. Die N+P Informationssysteme GmbH, welche mit der FM-Softwarelösung SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) Partner der KITU ist, erwies sich schließlich als geeigneter Partner für eine entsprechende Entwicklung. Der Eigenbetrieb Kommunales Gebäudemanagement Magdeburg arbeitete bereits mit der Software SPARTACUS, welche mit der Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung die notwendige Basis für die Entwicklung des Moduls "Belegungsmanagement" bot.

Einsatz der Lösung

Seit 2016 kommt SPARTACUS in den dezentralen Einrichtungen für den Obdachlosen- und Asylbereich des Sozial- und Wohnungsamtes zum Einsatz. Derzeitig unterhält das Sozial- und Wohnungsamt eine Obdachloseneinrichtung und zwölf größere Einrichtungen zur Unterbringung von Asylbewerbern. Mit Hilfe von SPARTACUS lassen sich heute objektbezogene Grunddaten und personenbezogene Informationen verwalten und miteinander in Verbindung bringen (siehe Abbildung "Abbildung des Belegungsmanagements für Asylbewerber und Obdachlose in SPARTACUS").

Erfassung, Darstellung und Verwaltung objektbezogener Grunddaten, z. B.: 
  

• Abbildung von Grundinformationen (z. B. Kapazität, Betreuer, Hausverwalter)
• Anzahl an Zimmern des jeweiligen Objektes
• Wohneinheiten, Gemeinschaftsräume
• Zimmergröße in m²
• Kosten (z. B. Grundmiete, kalte Betriebskosten, warme Betriebskosten)
• Flucht- und Rettungswege
• Erfassung objektbezogener Vorfälle (z. B. Sachbeschädigungen, Feueralarme)
• Verwaltung aller Vertragsdokumente, die im Zusammenhang mit den Objekten stehen (z. B. Mietverträge, Dienstleistungsverträge)

Erfassung, Darstellung und Verwaltung personenbezogener Daten der Bewohner, z. B.: 
  

• Anrede, Name, Vorname, Geburtsname, automatisierte Altersangabe
• Tag und Grund der Aufnahme
• Familienstand, Bildung, Beruf, Nationalität, Gesundheitszustand
• Krankenkasse, Kassenzeichen
• Abgang aus Unterkunft

Belegungsmanagement-Funktionen innerhalb von SPARTACUS, z. B.: 
  

• Zeitraumbezogene Verwaltung von Asylbewerbern und obdachlosen Personen
• Darstellung von Familienverbänden
• Führung von Anwesenheitslisten
• Zeitraumbezogene Verwaltung von Unterkünften
• Darstellung von freien, belegten und gesperrten Plätzen
• Historische Zuordnung von Asylbewerbern und obdachlosen Personen zu Plätzen
• Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen zur Koordination des Personaleinsatzes innerhalb der jeweiligen Objekte
• Abbildung des Belegungsmanagements für Asylbewerber und Obdachlose in SPARTACUS

Aussagekräftige Auswertungs- und Reportmöglichkeiten runden das Modul ab:

Die Landeshauptstadt nutzt spezifische Auswertungen und Statistiken, um die Aufgaben des Sozial- und Wohnungsamtes zu unterstützen, z. B.: 
  

• Übersicht der Unterkünfte Stufe I und II.1 (siehe Abbildung)
• Kommunal angemieteter Wohnraum Stufe II
• Kapazitätsauslastung (siehe Abbildung)
• Verteilung nach Personenstand und Geschlecht
• Altersstruktur im Rechtskreis Asyl – 0 bis 18 Jahre
• Zugangsübersicht/Abgangsübersicht

Im Zusammenspiel mit dem Inventarmanagement, welches Grundbestandteil der CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management) ist, ist dem Sozial- und Wohnungsamt außerdem die Darstellung des Inventars für die verwalteten Objekte möglich. Bei der Verwaltung der Inventargegenstände lassen sich alle denkbaren Informationen wie Haushaltsjahr, Lieferdatum und Stückpreis abbilden. Die Inventargegenstände reichen dabei vom Bett bis zum Geschirr. Somit behalten die Mitarbeiter jederzeit im Blick, mit welchem Inventar die Objekte ausgestattet sind und welche Gegenstände noch beschafft werden müssen.

Auch das Störungs- und Mängelmanagement lässt sich mit SPARTACUS abbilden. Fällt beispielsweise die Heizung in einer Unterkunft aus, kann dies über SPARTACUS gemeldet werden, um die schnellstmögliche Behebung der Störung zu veranlassen.

Im nächsten Schritt möchte das Sozial- und Wohnungsamt der Landeshauptstadt Magdeburg auch die Abrechnung der Plätze mit dem Jobcenter durchführen. Sobald ein Schutzbedürftiger eine Aufenthaltsgenehmigung erhält, bezahlt das Jobcenter den Platz. Dieser Vorgang muss entsprechend unterstützt und dokumentiert werden.