Moderne Dokumentenlogistik bedeutet heute, Informationen digital zu erstellen, sie weiter zu verarbeiten und den Mitarbeitern permanent zur Verfügung zu stellen. Ein wesentlicher Kostenfaktor ist dabei die zeitintensive Verwaltung der Dokumente, die im Büroalltag mehrere Arbeitsabläufe berührt. Die neueste Version der Datei-Management-Software Sharpdesk(TM) hält hierfür praktische Lösungen bereit und sorgt so für beste Ordnung auf den Desktops.
Welcher Mitarbeiter kennt das nicht: Wichtige Dateien liegen in unterschiedlichen Formaten unsortiert auf dem Desktop, sind anderen Kollegen unzugänglich und können nicht zu einem einzigen Dokument verknüpft werden. Mit Sharpdesk(TM) 3.3 gehört dieser Zustand der Vergangenheit an. Die neueste Version der Management-Software ist Bestandteil der Netzwerkscan-Optionen von Sharp MFPs und bietet ab sofort eine noch größere Applikationsvielfalt - von der optimierten Benutzerführung über erweiterte Composer-Funktionen bis zur vereinfachten Administration.
Intuitive Bedienführung
Die Dokumenten-Management-Software Sharpdesk(TM) 3.3 ist durch die Benutzeroberfläche im Windows Vista Style jetzt noch einfacher zu bedienen. Optisch unterstützt durch Thumbnail-Darstellungen kann der Nutzer seine gescannten Dokumente und Bilder direkt auf seinem Desktop ablegen, auf über 200 verschiedene File-Formate zugreifen und sämtliche Dateien jederzeit über das Volltext-Indexsuchwerkzeug ausfindig machen. Dabei bleibt es ihm überlassen, ob er die Daten über das Netzwerk auch anderen Nutzern zur Verfügung stellen möchte. Praktische Anwendungen wie die "Auto Image Rotation", die gescannte Bilder automatisch in der richtigen Position auf dem Desktop ablegt, runden das Angebot ab.
Komposition ohne Medienbrüche
Eine weitere praxisrelevante Funktion bietet die Verwaltungssoftware mit dem integrierten "Composer-Tool". Über dieses Instrument lassen sich vorhandene Daten aus verschiedenen Anwendungen ohne Medienbrüche zu einem einzigen File zusammenstellen. "Noch nie war es so einfach, ohne Rücksicht auf Dateiformate komplexe Dokumente zu erstellen", erklärt Torsten Bechler, Produktmanager Information Systems bei Sharp Electronics Germany/Austria. "Unsere Management-Software ermöglicht zum Beispiel, über einfaches "Drag and Drop" die Word-Datei eines Kollegen mit der eigenen Exceltabelle oder der PowerPoint Präsentation vom Kunden zu einem einzigen produktionsfähigen Dokument zusammenzuführen. Die Reihenfolge der Bausteine kann dabei nachträglich noch geändert werden", so Bechler weiter.
Archivierung und effizienter Workflow
Mit Sharpdesk(TM) 3.3 und dem MFP eigenen Netzwerk-Scanner wird auch das übersichtliche Archivieren von Dokumenten, die bisher nur in Papierform vorliegen, zu einem Kinderspiel. Die digitalisierten Dokumente werden in eine Meta-Datei überführt und über die erkennungsgenaue Texterkennung (OCR) verschlagwortet. Die leistungsstarke OCR-Engine konvertiert dabei die Dokumente im originalgetreuen Layout und ermöglicht deren einfache Bearbeitung einschließlich aller Spalten, Tabellen, Nummerierungen und Grafiken. Auf diese Weise können Daten in über 120 Sprachen definiert zugeordnet und übersichtlich verwaltet werden. Die finale Scan-Datei wird auf Wunsch auch als PDF-Datei verschlüsselt oder als JPEG gespeichert.
Vereinfachte Administration
Auch dem Netzwerk-Adminstrator macht Sharpdesk(TM) 3.3 das Leben leichter. Durch das neue "Push Install" -Tool kann die Software ganz einfach über die Eingabe der Lizenznummer von zentraler Stelle aus auf den PCs der Mitarbeiter installiert werden. Die Update-Funktion "Search Idle Time Indexing" erkennt automatisch Phasen, in denen der eingeschaltete PC nicht in Benutzung ist. Genau zu diesen niedrigen "Lastzeiten" wird die Indexierung von Dateien ermöglicht. Während der regulären Computernutzung können die Arbeitsprozesse somit reibungslos ablaufen.
Welcher Mitarbeiter kennt das nicht: Wichtige Dateien liegen in unterschiedlichen Formaten unsortiert auf dem Desktop, sind anderen Kollegen unzugänglich und können nicht zu einem einzigen Dokument verknüpft werden. Mit Sharpdesk(TM) 3.3 gehört dieser Zustand der Vergangenheit an. Die neueste Version der Management-Software ist Bestandteil der Netzwerkscan-Optionen von Sharp MFPs und bietet ab sofort eine noch größere Applikationsvielfalt - von der optimierten Benutzerführung über erweiterte Composer-Funktionen bis zur vereinfachten Administration.
Intuitive Bedienführung
Die Dokumenten-Management-Software Sharpdesk(TM) 3.3 ist durch die Benutzeroberfläche im Windows Vista Style jetzt noch einfacher zu bedienen. Optisch unterstützt durch Thumbnail-Darstellungen kann der Nutzer seine gescannten Dokumente und Bilder direkt auf seinem Desktop ablegen, auf über 200 verschiedene File-Formate zugreifen und sämtliche Dateien jederzeit über das Volltext-Indexsuchwerkzeug ausfindig machen. Dabei bleibt es ihm überlassen, ob er die Daten über das Netzwerk auch anderen Nutzern zur Verfügung stellen möchte. Praktische Anwendungen wie die "Auto Image Rotation", die gescannte Bilder automatisch in der richtigen Position auf dem Desktop ablegt, runden das Angebot ab.
Komposition ohne Medienbrüche
Eine weitere praxisrelevante Funktion bietet die Verwaltungssoftware mit dem integrierten "Composer-Tool". Über dieses Instrument lassen sich vorhandene Daten aus verschiedenen Anwendungen ohne Medienbrüche zu einem einzigen File zusammenstellen. "Noch nie war es so einfach, ohne Rücksicht auf Dateiformate komplexe Dokumente zu erstellen", erklärt Torsten Bechler, Produktmanager Information Systems bei Sharp Electronics Germany/Austria. "Unsere Management-Software ermöglicht zum Beispiel, über einfaches "Drag and Drop" die Word-Datei eines Kollegen mit der eigenen Exceltabelle oder der PowerPoint Präsentation vom Kunden zu einem einzigen produktionsfähigen Dokument zusammenzuführen. Die Reihenfolge der Bausteine kann dabei nachträglich noch geändert werden", so Bechler weiter.
Archivierung und effizienter Workflow
Mit Sharpdesk(TM) 3.3 und dem MFP eigenen Netzwerk-Scanner wird auch das übersichtliche Archivieren von Dokumenten, die bisher nur in Papierform vorliegen, zu einem Kinderspiel. Die digitalisierten Dokumente werden in eine Meta-Datei überführt und über die erkennungsgenaue Texterkennung (OCR) verschlagwortet. Die leistungsstarke OCR-Engine konvertiert dabei die Dokumente im originalgetreuen Layout und ermöglicht deren einfache Bearbeitung einschließlich aller Spalten, Tabellen, Nummerierungen und Grafiken. Auf diese Weise können Daten in über 120 Sprachen definiert zugeordnet und übersichtlich verwaltet werden. Die finale Scan-Datei wird auf Wunsch auch als PDF-Datei verschlüsselt oder als JPEG gespeichert.
Vereinfachte Administration
Auch dem Netzwerk-Adminstrator macht Sharpdesk(TM) 3.3 das Leben leichter. Durch das neue "Push Install" -Tool kann die Software ganz einfach über die Eingabe der Lizenznummer von zentraler Stelle aus auf den PCs der Mitarbeiter installiert werden. Die Update-Funktion "Search Idle Time Indexing" erkennt automatisch Phasen, in denen der eingeschaltete PC nicht in Benutzung ist. Genau zu diesen niedrigen "Lastzeiten" wird die Indexierung von Dateien ermöglicht. Während der regulären Computernutzung können die Arbeitsprozesse somit reibungslos ablaufen.
