Die Umstellung von Papier auf elektronische Archive gewinnt bei Deutschlands Unternehmen eine wachsende Bedeutung. Bei rund der Hälfte steht das Thema elektronische Archivierung / DMS ganz oben auf der Tagesordnung. Der Bedarf ist da, denn 78 Prozent unterhalten immer noch unternehmensweite Papierarchive. Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung von 587 mittelständischen und Großunternehmen im Auftrag der SER Solutions Deutschland GmbH. Einer Erhebung der SER Solutions Deutschland zufolge, messen Deutschlands Unternehmen dem Thema elektronische Archivierung / DMS im Rahmen ihrer IT-Strategie eine hohe Bedeutung bei. Mit Blick auf die Kosten steuern die Unternehmen jetzt um und wollen durch digitales Dokumentenhandling insbesondere die Wirtschaftlichkeit ihrer Büro- und Verwaltungsetagen verbessern. Kostenreduzierung steht als Ziel an oberster Stelle (68%), gefolgt von Informationstransparenz (62%) und Informationsverfügbarkeit (52%). Auf dem Wunschzettel der Unternehmen stehen revisionssichere Langzeitarchive, die anpassungsfähig, einfach einzurichten und hochverfügbar sind. Rechtssicherheit ist bei einem Drittel der Befragten ein wichtiger Grund für eine Entscheidung zugunsten des elektronischen Archivs. „Ein generelles Problem, mit dem Archive zu kämpfen haben, ist ihr angestaubtes Image. Dabei lagert in den Archiven ein wahrer Schatz an relevanten Informationen. Nicht mehr die Akkumulation von Information ist dabei das Entscheidende, sondern die Integration des lebendigen Wissens in Geschäfts- und Entscheidungsprozesse“, gibt Manfred Zerwas, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH, zu bedenken.
Vorhandene elektronische Archive effizienter einsetzen
Wie die Untersuchung ergab, nutzen viele Unternehmen, die bereits ein elektronisches Archiv im Einsatz haben, noch nicht das ganze Potenzial. Obwohl 23 Prozent der Befragten angeben, dort vor allem elektronisch erstellte Dokumente zu speichern, archivieren z.B. nur sieben Prozent auch Ihre E-Mail-Kommunikation – ein Einsatzbereich des elektronischen Archivs, der in Zeiten von GDPdU und Sarbanes-Oxley Act in den Blickpunkt rückt. „Aus Haftungsaspekten kann man mittelständischen Unternehmen nur dringend raten, ihre E-Mails elektronisch zu archivieren. Der Inhalt von E-Mails wird immer öfter auch als Beweismittel vor Gericht herangezogen“, so SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas.
Vielerorts beherrschen immer noch Archiv-Insellösungen die IT-Landschaft in den Unternehmen. 15 Prozent geben an, ihr elektronisches Archiv nur auf Bereichs- oder Abteilungsebene einzusetzen. Damit wird ein erheblicher Kosten- aber auch Informationsvorteil verschenkt. Unternehmensweite Archivlösungen als Basis eines integrierten Enterprise Content Managements sind besonders wirtschaftlich zu betreiben und stellen den berechtigten Mitarbeitern jede benötigte Information „just in time“ und standortübergreifend zur Verfügung.
Befragungsergebnisse
1. Gibt es in Ihrem Unternehmen noch Papierarchive?
unternehmensweit: 78%
auf Bereichs-/Abteilungsebene: 89%
verteilt an einzelnen Arbeitsplätzen: 32%
nein: 3%
(Mehrfachnennungen möglich)
(n = 587 Mittelstands- und Großunternehmen [IT-Leiter])
2. Welche Priorität messen Sie dem Thema elektronische Archivierung / DMS im Rahmen Ihrer Informationsmanagement-Strategie bei?
sehr wichtig 19%
wichtig: 27%
nicht so wichtig: 32%
unwichtig: 22%
3. Wie nutzen Sie das elektronische Archiv?
unternehmensweit (zentral): 4%
in einem Archiv: 1%
in Archiven verschiedener Hersteller: 3%
dezentral in Zentrale oder Niederlassungen: 7%
nur auf Bereichs-/Abteilungsebene: 15%
4. Welche Daten und Dokumente werden dort digital abgelegt?
elektronisch erstellte Dokumente: 23%
COLD-Daten: 14%
E-Mails: 7%
gescannte Papierdokumente: 17%
(Mehrfachnennungen möglich)
5. Welche drei der nachfolgenden Gründe sind / waren für Sie bei der Entscheidung für ein elektronisches Archiv besonders ausschlaggebend?
Kostenreduzierung: 68%
Informationstransparenz: 62%
Verfügbarkeit: 52%
Serviceverbesserung: 36%
Sicherheit: 31%
gesetzliche Anforderungen: 19%
regulative Anforderungen: 18%
Raumnot: 14%
6. Welche drei der nachfolgenden Eigenschaften eines Archivs sind / waren für Ihre Entscheidung am wichtigsten?
Langzeitarchivierung: 68%
Revisionssicherheit: 59%
Anpassungsfähigkeit & Customizing: 49%
Rechtssicherheit: 32%
Hochverfügbarkeit: 31%
Mandantenfähigkeit: 17%
Integrationsfähigkeit: 16%
Vorgangsbearbeitung & Arbeitskörbe: 12%
Mulitplattformfähigkeit: 9%
Aktensichten: 7%
Befragt wurden 587 IT-Leiter aus Unternehmen mit mindestens 50 Mio. Euro Umsatz pro Jahr.
Vorhandene elektronische Archive effizienter einsetzen
Wie die Untersuchung ergab, nutzen viele Unternehmen, die bereits ein elektronisches Archiv im Einsatz haben, noch nicht das ganze Potenzial. Obwohl 23 Prozent der Befragten angeben, dort vor allem elektronisch erstellte Dokumente zu speichern, archivieren z.B. nur sieben Prozent auch Ihre E-Mail-Kommunikation – ein Einsatzbereich des elektronischen Archivs, der in Zeiten von GDPdU und Sarbanes-Oxley Act in den Blickpunkt rückt. „Aus Haftungsaspekten kann man mittelständischen Unternehmen nur dringend raten, ihre E-Mails elektronisch zu archivieren. Der Inhalt von E-Mails wird immer öfter auch als Beweismittel vor Gericht herangezogen“, so SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas.
Vielerorts beherrschen immer noch Archiv-Insellösungen die IT-Landschaft in den Unternehmen. 15 Prozent geben an, ihr elektronisches Archiv nur auf Bereichs- oder Abteilungsebene einzusetzen. Damit wird ein erheblicher Kosten- aber auch Informationsvorteil verschenkt. Unternehmensweite Archivlösungen als Basis eines integrierten Enterprise Content Managements sind besonders wirtschaftlich zu betreiben und stellen den berechtigten Mitarbeitern jede benötigte Information „just in time“ und standortübergreifend zur Verfügung.
Befragungsergebnisse
1. Gibt es in Ihrem Unternehmen noch Papierarchive?
unternehmensweit: 78%
auf Bereichs-/Abteilungsebene: 89%
verteilt an einzelnen Arbeitsplätzen: 32%
nein: 3%
(Mehrfachnennungen möglich)
(n = 587 Mittelstands- und Großunternehmen [IT-Leiter])
2. Welche Priorität messen Sie dem Thema elektronische Archivierung / DMS im Rahmen Ihrer Informationsmanagement-Strategie bei?
sehr wichtig 19%
wichtig: 27%
nicht so wichtig: 32%
unwichtig: 22%
3. Wie nutzen Sie das elektronische Archiv?
unternehmensweit (zentral): 4%
in einem Archiv: 1%
in Archiven verschiedener Hersteller: 3%
dezentral in Zentrale oder Niederlassungen: 7%
nur auf Bereichs-/Abteilungsebene: 15%
4. Welche Daten und Dokumente werden dort digital abgelegt?
elektronisch erstellte Dokumente: 23%
COLD-Daten: 14%
E-Mails: 7%
gescannte Papierdokumente: 17%
(Mehrfachnennungen möglich)
5. Welche drei der nachfolgenden Gründe sind / waren für Sie bei der Entscheidung für ein elektronisches Archiv besonders ausschlaggebend?
Kostenreduzierung: 68%
Informationstransparenz: 62%
Verfügbarkeit: 52%
Serviceverbesserung: 36%
Sicherheit: 31%
gesetzliche Anforderungen: 19%
regulative Anforderungen: 18%
Raumnot: 14%
6. Welche drei der nachfolgenden Eigenschaften eines Archivs sind / waren für Ihre Entscheidung am wichtigsten?
Langzeitarchivierung: 68%
Revisionssicherheit: 59%
Anpassungsfähigkeit & Customizing: 49%
Rechtssicherheit: 32%
Hochverfügbarkeit: 31%
Mandantenfähigkeit: 17%
Integrationsfähigkeit: 16%
Vorgangsbearbeitung & Arbeitskörbe: 12%
Mulitplattformfähigkeit: 9%
Aktensichten: 7%
Befragt wurden 587 IT-Leiter aus Unternehmen mit mindestens 50 Mio. Euro Umsatz pro Jahr.
