Zwar passen die klassischen Aktenordner nach Meinung von zwei Drittel der Unternehmen nicht mehr ganz in die heutige Computerzeit, weil sie die Produktivität in den Büros hemmen. Trotzdem ist nach einer Erhebung des Softwarehauses SER Solutions in Deutschlands Firmen noch ein Aktenberg von über einer Milliarde Ordnern in Gebrauch oder steht in den Archiven der Firmen.
Durchschnittlich sind dies je Beschäftigten über 27 Stück. Aneinandergereiht ergeben die Ordner eine Strecke von rund 84.000 Kilometer. Die darin enthaltenen Informationen entsprechen dem Datenvolumen von über 100.000 Terabyte, auf die bei einer elektronischen Archivierung deutlich schneller und bequemer zugegriffen werden könnte.
Lediglich 32 Prozent der über 400 befragten Mittelstands- und Großunternehmen betrachten Papierakten deshalb noch als eine zeitgemäße Form der Ablage. Etwa die Hälfte der Firmen bewertet sie als nur noch bedingt sinnvoll, und 21 Prozent erteilen den herkömmlichen Aktenordnern sogar eine klare Absage. Denn nach mehrheitlicher Meinung behindern sie die Produktivität in ihrer betrieblichen Organisation. Jedes zweite Unternehmen hat deshalb dem Papier im Büro den Kampf angesagt, indem es entweder mit offensiven Maßnahmen (16 Prozent) den Verzicht auf Aktenordner forciert oder sie zumindest teilweise (32 Prozent) aus der Verwaltung verbannen will.
„Die seit geraumer Zeit zu beobachtenden Bestrebungen der Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse verstärkt digital abzuwickeln, machen auch vor den Papierakten nicht mehr Halt“, urteilt SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas. „Sie sind bei computergestützten Geschäftsprozessen nicht mehr praktikabel, verursachen einen hohen Suchaufwand nach Informationen, sind bei gleichzeitiger Nutzung durch Kollegen häufig schlecht verfügbar und gehen schneller verloren“, beschreibt er die Nachteile. Durch eine elektronische Archivierung der Papierdokumente könnten die Sachbearbeitungsprozesse deutlich schneller, präziser und kostengünstiger erfolgen. „Außerdem wird die Servicequalität gesteigert, weil im Kundenkontakt per Mausklick umfassend auf die Informationen zugegriffen werden kann, während sie bei Papierdokumenten häufig nur unvollständig oder nach zeitaufwändiger Suche zur Verfügung stehen“, verweist Zerwas auf weitere Nutzeneffekte.
Ergebnisse
Wie viele Aktenordner stehen in den Aktenschränken Ihres Unternehmens?- Ordner durchschnittlich je Mitarbeiter: 27,41 Ordner
- deutsche Wirtschaft gesamt (38,5 Mio. Mitarbeiter): ca. 1,05 Milliarden Ordner
- Länge: 84.400 Kilometer
(n = 408 Unternehmen)
Ist der Aktenordner in der heutigen Computerwelt noch zeitgemäß?- uneingeschränkt ja: 32%
- nur bedingt: 47%
- nein: 21%
Behindert die Arbeit mit Aktenordnern und der klassischen Papierakte
die Produktivität in der Unternehmensorganisation?- auf jeden Fall: 29%
- teilweise: 37%
- nein: 34%
Durchschnittlich sind dies je Beschäftigten über 27 Stück. Aneinandergereiht ergeben die Ordner eine Strecke von rund 84.000 Kilometer. Die darin enthaltenen Informationen entsprechen dem Datenvolumen von über 100.000 Terabyte, auf die bei einer elektronischen Archivierung deutlich schneller und bequemer zugegriffen werden könnte.
Lediglich 32 Prozent der über 400 befragten Mittelstands- und Großunternehmen betrachten Papierakten deshalb noch als eine zeitgemäße Form der Ablage. Etwa die Hälfte der Firmen bewertet sie als nur noch bedingt sinnvoll, und 21 Prozent erteilen den herkömmlichen Aktenordnern sogar eine klare Absage. Denn nach mehrheitlicher Meinung behindern sie die Produktivität in ihrer betrieblichen Organisation. Jedes zweite Unternehmen hat deshalb dem Papier im Büro den Kampf angesagt, indem es entweder mit offensiven Maßnahmen (16 Prozent) den Verzicht auf Aktenordner forciert oder sie zumindest teilweise (32 Prozent) aus der Verwaltung verbannen will.
„Die seit geraumer Zeit zu beobachtenden Bestrebungen der Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse verstärkt digital abzuwickeln, machen auch vor den Papierakten nicht mehr Halt“, urteilt SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas. „Sie sind bei computergestützten Geschäftsprozessen nicht mehr praktikabel, verursachen einen hohen Suchaufwand nach Informationen, sind bei gleichzeitiger Nutzung durch Kollegen häufig schlecht verfügbar und gehen schneller verloren“, beschreibt er die Nachteile. Durch eine elektronische Archivierung der Papierdokumente könnten die Sachbearbeitungsprozesse deutlich schneller, präziser und kostengünstiger erfolgen. „Außerdem wird die Servicequalität gesteigert, weil im Kundenkontakt per Mausklick umfassend auf die Informationen zugegriffen werden kann, während sie bei Papierdokumenten häufig nur unvollständig oder nach zeitaufwändiger Suche zur Verfügung stehen“, verweist Zerwas auf weitere Nutzeneffekte.
Ergebnisse
Wie viele Aktenordner stehen in den Aktenschränken Ihres Unternehmens?- Ordner durchschnittlich je Mitarbeiter: 27,41 Ordner
- deutsche Wirtschaft gesamt (38,5 Mio. Mitarbeiter): ca. 1,05 Milliarden Ordner
- Länge: 84.400 Kilometer
(n = 408 Unternehmen)
Ist der Aktenordner in der heutigen Computerwelt noch zeitgemäß?- uneingeschränkt ja: 32%
- nur bedingt: 47%
- nein: 21%
Behindert die Arbeit mit Aktenordnern und der klassischen Papierakte
die Produktivität in der Unternehmensorganisation?- auf jeden Fall: 29%
- teilweise: 37%
- nein: 34%
