Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

So unterschiedlich die Unternehmen hinsichtlich ihrer Unternehmensabläufe sind, so verschieden sind auch die Anforderungen an die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems. Nachfolgend eine ganzheitliche Übersicht zu den Elementen und Funktionen:
(PresseBox) ( Magdeburg, )
Die IT-Welt wird immer komplexer, gerade im ERP Bereich. SelectLine hat es sich zur Aufgabe gemacht, alle Fragen rund um das Warenwirtschaftssystem zu beantworten.

Unter Warenwirtschaftssystem, auch Warenwirtschaft (abgekürzt WaWi oder WWS) genannt, versteht man ein computergestütztes Verfahren zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung von Warenbestands- und Bewegungsdaten, das der Steuerung des Warenflusses dient.

„Eingesetzt werden Warenwirtschaftssysteme schon lange nicht mehr ausschließlich von großen Handelsbetrieben und Handelsketten, sondern verstärkt auch von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)“, so Michael Richter, Leiter Vertrieb und Marketing bei SelectLine.

Was kann ein Warenwirtschaftssystem?

Elemente und Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

So unterschiedlich die Unternehmen hinsichtlich ihrer Unternehmensabläufe sind, so verschieden sind auch die Anforderungen an die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems. Nachfolgend eine ganzheitliche Übersicht zu den Elementen und Funktionen: 

Aufgaben und Ziele eines Warenwirtschaftssystems

Die grundlegenden Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems umfassen die:
  • Steuerung des Warenflusses
  • Erfassung und Bereitstellung von waren- und kundenbezogenen Daten
  • Rechnungslegung
  • Inventur
  • Statistik
mit dem Ziel der Umsetzung von Konzepten der Unternehmensleitung (Management).

Was sind die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem?

Die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem leiten sich unmittelbar aus der Zielsetzung ab. Neben der Dokumentation der physischen Warenströme und Warenbestände nimmt die Informationsfunktion einen immer größeren Stellenwert ein. Grundsätzlich werden an die Informationen, die ein Warenwirtschaftssystem bereitstellen soll, folgende Anforderungen gestellt:
  • sie sollen aktuell sein, um auch kurzfristige Reaktionen zu ermöglichen
  • sie müssen genau sein, damit der Erfolg oder Misserfolg innerhalb eines Unternehmens erkennbar wird
  • sie müssen jederzeit verfügbar sein
  • sie müssen beliebig verdichtet und aufbereitet werden können, um individuelle und kurzfristige Auswertungsmöglichkeiten zu schaffen
Darüber hinaus sollte die Anbindung des Systems an eine Buchhaltungssoftware einfach und unkompliziert sein.

Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem bietet viele Vorteile und ist maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt. Hier einige Vorteile:
  • Zeitersparnis bei Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
  • Einfache, ordentliche Datenpflege in einem System
  • Umfassende, optimierte Lagerverwaltung mit mehreren Lagern möglich
  • Höchstmögliche Transparenz durch Echtzeit-Auswertungen
  • Sortimentsoptimierung aufgrund tagesaktueller Statistiken (Umsatzverteilung pro Produkt etc.)
Umfangreichere WaWi-Systeme können zudem für das Kundenbeziehungsmanagement (integriertes CRM-System), und somit für die Steuerung von Marketingaktionen, oder zur Produktionsplanung (durch verknüpfte Plantafel) genutzt werden.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Man unterscheidet zwischen geschlossenen, offenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen:
  • Geschlossen = alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben (Einkauf, Vertrieb, Produktion, Lager) innerhalb des Unternehmens werden von einem einzigen System abgedeckt
  • Offen = mindestens eine der Funktionen wird durch ein anderes System abgedeckt – das kann dann durch Schnittstellen angebunden werden
  • Integriert = hier sind alle o. g. Module vorhanden und zusätzlich noch Verbindungen nach außen, also beispielsweise zu Banken, Lieferanten, Marktforschungsinstitute, etc. (z. B. Amazon)
Welche Unterschiede und Gemeinsamkeiten zu ERP-Systemen gibt es?

Der Übergang von Warenwirtschaftssystemen zu ERP-Systemen* ist immer mehr fließend und erfolgt in der Praxis aufgrund des Funktionsumfanges. Fehlen hier z. B. Funktionen bzw. Module wie Personalwirtschaft oder Dokumentenmanagement spricht man eher von einem Warenwirtschaftssystem.

*Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik, IT-Systeme im Sinne des Unternehmensziels rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern.

Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?

Der Aufbau der Anwendungssoftware eines WWS basiert auf einer Datenbank, die die Stammdaten und Bewegungsdaten mit einer festgelegten Datenbankstruktur verwaltet – hier vereinfacht dargestellt:

Stammdaten sind, die in Datensätzen verwalteten Objekte, z. B. Kunden, Lieferanten, Artikel (Waren) oder Stücklisten. Bezogen auf diese werden die Bewegungsdaten, d. h. die verwalteten wirtschaftlichen Transaktionen in Form von Geld (Eingangsrechnung, Rechnung an den Kunden usw.) und Waren (Lagereingang, Lieferschein usw.) in eigenen Datensätzen erfasst.

Mehr zum Aufbau eines Warenwirtschaftssystems erfahren Sie auch in diesem Video:

Damit das Warenwirtschaftssystem dem Unternehmen einen Mehrwert bietet, muss dieses optimal auf das Unternehmen ausgerichtet sein und die Unternehmensprozesse unterstützen. Dabei unterstützt Sie gerne der SelectLine Fachhändler vor Ort

Weiterführende Informationen finden Sie auf dem SelectLine Blog „Was ist ein Warenwirtschaftssystem?“ -erschienen auf dem SelectLine Blog – hier werden alle Fragen rund um das Warenwirtschaftssystem beantwortet.

 
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