Personalplanung als Führungsinstrument

Kernaufgabe jeder Personaleinsatzplanung ist es, die verfügbare Personalkapazität optimal auf die Kundenfrequenz im stationären Handel abzustimmen. Über- und Unterbesetzungen und damit unnötige Personalkosten und ungenutzte Umsatzchancen sollen vermieden werden.

„Mit der richtigen Software zur Unterstützung bei diesen Planungsaufgaben lässt sich im Vergleich zu herkömmlichen Planungsansätzen jedoch weit mehr erreichen. Ein solches System kann zu einem echten Führungsinstrument werden“, argumentiert Andreas Knüpfer, Geschäftsführer SEAK Software, in einem Beitrag für das Fachmagazin POS Technology. Voraussetzung seien klare Zielvorgaben – ein Faktor, der in der unternehmerischen Praxis laut Knüpfer leider keine Selbstverständlichkeit ist.

SEAK Software mit Sitz in Reinbek (Nähe Hamburg) hat deshalb ein dreistufiges Konzept entwickelt, das den Einzelhandel zunächst bei der Formulierung realistischer Ziele und anschließend in punkto Zielerreichung unterstützt. Die entscheidenden Kennzahlen werden dabei von der Software tagesaktuell aufbereitet.

1. Schritt: Ist-Analyse und Zielsetzung

Im Mittelpunkt steht dabei die Umsatzplanung für das Plan-Jahr. „Dabei werden historische Daten und Sondereinflüsse berücksichtig. Hinzu kommt eine Definition von Umsatzklassen für schwache, durchschnittliche und starke Tage. So kann eine klare Vorgabe erfolgen, ab welcher Umsatzhöhe mehr Personal eingesetzt werden darf“, erklärt der Experte.

Das System simuliert auf Basis dieser Umsatzplanung den optimalen Stundenbedarf für den kompletten Jahresverlauf unter Berücksichtigung von Besucher- und Kundenfrequenz sowie Mindestbesetzung.

Zur Verwendung kommen dabei die Zielvorgaben auf Monats-, Wochen- und Tagesebene. Dabei handelt es sich um:

• den geplanten Umsatz,
• den notwendigen Stundenbedarf,
• den Umsatz je Mitarbeiter und Stunde je nach Umsatzklasse sowie
• die daraus resultierende Personalkostenquote.

„Das System SEAKproHR gleicht abschließend die für die Zielsetzung benötigten Stunden mit den verfügbaren Personalstunden ab und ermittelt die Über- und Unterdeckungen“, so Knüpfer weiter.

2. Schritt: Planung und Steuerung

Damit die Personaleinsatzplanung zum Führungsinstrument wird, sind Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern eine wichtige Voraussetzung. SEAKproHR stellt zu diesem Zweck Stundenbedarf, Über- und Unterdeckungen, Umsatzziele und Ist-Umsatz grafisch dar. „Auf diese Weise wird die Bereitschaft der Mitarbeiter gefördert, Urlaub und Freizeit in umsatzschwache Zeiten zu legen. Schließlich ist es für das Verkaufsteam einfacher, den vereinbarten Umsatz in umsatzstarken Zeiten zu erzielen“, so die Erfahrungen des Handelskenners.

Im Rahmen der kurzfristigen wöchentlichen Einsatzplanung erstellt das System einen Planungsvorschlag für den Einsatz der Mitarbeiter. Laut Knüpfer werden dabei folgende Faktoren berücksichtigt:

• gesetzliche Regelungen,
• Verfügbarkeit,
• Qualifikation,
• Stundenlimits,
• Gerechtigkeitsfaktoren (Häufigkeit von Samstags- oder Späteinsätzen etc.),
• Zeitsalden (aktuelle Plus- oder Minusstunden), sowie
• Mindesteinsatzzeiten, etwa wegen langer Anfahrtszeiten.

3. Schritt: Kontrolle und Optimierung

Das System mache es darüber hinaus möglich, aktuelle Tendenzen und Fehlentwicklungen besonders frühzeitig zu erkennen und ggf. Gegenmaßnahmen einzuleiten. SEAKproHR stellt den Verantwortlichen zu diesem Zweck aussagekräftige Kennzahlen zur Verfügung.

Auf Unternehmensebene handelt es sich dabei um Daten bezüglich der Entwicklung von

• Umsatz,
• Umsatz je Stunde,
• zahlenden Kunden,
• Käuferquote und
• Personalkosten.

Wichtige Kennzahlen auf Mitarbeiterebene sind

• Entwicklung des Mitarbeiterumsatzes mit Blick auf das Umsatzziel,
• durchschnittlicher Umsatz pro Bon,
• Teile pro Bon,
• Umsatz pro Stunde und
• Zusatzverkäufe.

„Diese Kennzahlen-Analyse beantwortet nicht zuletzt die Frage, ob die gesetzten Ziele tatsächlich erreichbar sind“, formuliert Knüpfer.

Doch damit nicht genug: Informationen zur Umsatzstundenleistung, Käuferquote und Teile pro Bon seien vor dem Hintergrund des Servicegrades des jeweiligen Unternehmens zudem die entscheidenden Auswertungen, auf deren Basis der Personaleinsatz weiter optimiert werden könne.