Die Haufe Akademie mit Firmensitz in Freiburg ist der führende Anbieter für Qualifizierung und Entwicklung von Menschen und Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Die bestehenden Prozesse der Werbemittelerstellung bei der Haufe Akademie, insbesondere der Katalog-Erstellung, waren sehr zeitaufwändig und kostenintensiv, das geschätzte Einsparpotential lag bei etwa 180 Personentagen. Um dieses Potential auszuschöpfen, holte die Haufe Akademie SDZeCOM, den Experten für IT-Projekte mit Schwerpunkt Produktkommunikation ins Boot. SDZeCOM gestaltete den Workflow der Printmittelerstellung prozessoptimiert und integrierte ein zentrales System für die Produktkommunikation sowie eine Lösung der Printausleitung.
Produkte und Printmedien der Haufe Akademie
Im letzten Jahr führte die Haufe Akademie über 1.950 firmeninterne Qualifizierungsmaßnahmen für Unternehmen aller Branchen sowie 3.500 Veranstaltungstermine zu über 820 unterschiedlichen betrieblichen Themen in bundesweit über 65 Städten durch. Über 90.000 Teilnehmer setzten in diesem Jahr bei ihrer Weiterentwicklung auf die Kompetenz und Erfahrung der Haufe Akademie, die seit 1978 am Markt ist. Die Haufe Akademie ist ein Unternehmen der Haufe Gruppe.
Jährlich erstellt die Haufe Akademie 40 Printmedien, darunter zweimal jährlich einen 600-seitigen Hauptkatalog sowie einen 100-seitigen Programm-Guide. Das Qualifizierungsangebot umfasst mehr als 1.000 Produkte. Die einzelnen Produktdaten werden von den Produktmanagern, den Marketing-Managern sowie von den jeweiligen Referenten gepflegt.
Prozesse der Werbemittelerstellung
Die bestehenden Prozesse der Werbemittelerstellung bei der Haufe Akademie, insbesondere der Katalog-Erstellung, waren sehr zeitaufwändig und kostenintensiv, das geschätzte Einsparpotential lag bei etwa 180 Personentagen.
Dies lag zum einen am bestehenden Workflow: D.h. sehr viele Korrekturschleifen sowie hohe Durchlaufzeiten, Prozess- und Dienstleistungskosten, Medien- und Systembrüche – mit Arbeitsschleifen von bis zu fünf Monaten Dauer.
Die Haufe Akademie entschied sich die Prozesse der Werbemittelerstellung zu optimieren und hierfür SDZeCOM, den Spezialisten für effiziente Produktkommunikation, mit ins Boot zu holen. Nach der Ist-Aufnahme der Prozesse sowie Stärken-Schwächen-Analyse erfolgte gemeinsam mit den Consultants von SDZeCOM die Konzeption der Soll-Situation.
Daraufhin beschloss die Haufe Akademie ein Product Information Management System (PIM-System) mit Printausleitung (Database Publishing System) einzuführen, um ihre Produktdaten qualifiziert, einmalig und an zentraler Stelle zu pflegen sowie den gesamten Werbemittelerstellungsprozess deutlich zu verschlanken.
Besondere Herausforderung
Die besondere Herausforderung des Projektes bestand darin, die zahlreichen Deadlines unabdingbar fristgerecht einzuhalten, um die Erstellung des halbjährlich erscheinenden Produkt-Programms zu ermöglichen. Wären die einzelnen Projektschritte nicht fristgerecht eingehalten worden, hätten sich die weiteren Projektschritte je um ein halbes Jahr verschoben.
Integration modulares PIM-System sowie Database Publishing-Lösung
Die Haufe Akademie entschied sich, die modulare Enterprise Marketing Management Lösung „Contentserv“ sowie als Printausleitung die High Performance Database-Publishing Lösung „priint:comet“ von SDZeCOM implementieren zu lassen. In dem PIM-System werden die Ausschreibungen (1.000 Weiterbildungsangebote mit Kurz- und Langtext sowie mehr als 4.000 Events) zentral gepflegt. Aus SAP werden die Produktdaten (Themen und Veranstaltungen) in das PIM-System importiert. Dreh- und Angelpunkt der Produktinformationen ist das PIM-System. Mit priint:comet/InDesign werden Vorschau-PDF und Druck-PDF erstellt.
Rund 60 User in den Rollen Product Manager, Marketing-Manager, Kundenservice, Veranstaltungsorganisation und Satzstudio arbeiten täglich mit dem auf die speziellen Bedürfnisse der Haufe Akademie zugeschnittenen PIM-System. Die über 1.000 Referenten greifen über ein User Interface auf die Ausschreibungstexte zu.
Besonderheiten im Projekt
Als Besonderheiten im Projekt galt ganz eindeutig neben dem agilen Projektvorgehen die extrem hohe Performance der Printausleitung.
Aufgrund der guten Zusammenarbeit zwischen der Haufe Akademie, Contentserv und SDZeCOM sowie der herausragenden Mitarbeit und Weiterentwicklung der Haufe Akademie selbst, konnte das Projekt rund ein Jahr früher als geplant fertig gestellt werden.
Der Projektleiter der Haufe Akademie, Hr. Hendrik Edzards, Business Analyst & Consultant fasst das ganze Projekt hier anschaulich zusammen: „Der Aufwand hat sich gelohnt! Es war enorm viel Arbeit: Analyse und Abbildung der Prozesse, Formalisieren der Daten, Datenbereinigung, Migration und Daten- und Systemintegration. Aber die viele Arbeit hat viel bewirkt! Neben den Einsparungen im Prozess haben wir unser Wissen über unsere Prozesse und Systeme vertieft, was uns bei unseren weiteren Optimierungsprojekten sehr hilft.“
Die ausführliche Fallstudie ist hier zu lesen: www.sdzecom.de
Produkte und Printmedien der Haufe Akademie
Im letzten Jahr führte die Haufe Akademie über 1.950 firmeninterne Qualifizierungsmaßnahmen für Unternehmen aller Branchen sowie 3.500 Veranstaltungstermine zu über 820 unterschiedlichen betrieblichen Themen in bundesweit über 65 Städten durch. Über 90.000 Teilnehmer setzten in diesem Jahr bei ihrer Weiterentwicklung auf die Kompetenz und Erfahrung der Haufe Akademie, die seit 1978 am Markt ist. Die Haufe Akademie ist ein Unternehmen der Haufe Gruppe.
Jährlich erstellt die Haufe Akademie 40 Printmedien, darunter zweimal jährlich einen 600-seitigen Hauptkatalog sowie einen 100-seitigen Programm-Guide. Das Qualifizierungsangebot umfasst mehr als 1.000 Produkte. Die einzelnen Produktdaten werden von den Produktmanagern, den Marketing-Managern sowie von den jeweiligen Referenten gepflegt.
Prozesse der Werbemittelerstellung
Die bestehenden Prozesse der Werbemittelerstellung bei der Haufe Akademie, insbesondere der Katalog-Erstellung, waren sehr zeitaufwändig und kostenintensiv, das geschätzte Einsparpotential lag bei etwa 180 Personentagen.
Dies lag zum einen am bestehenden Workflow: D.h. sehr viele Korrekturschleifen sowie hohe Durchlaufzeiten, Prozess- und Dienstleistungskosten, Medien- und Systembrüche – mit Arbeitsschleifen von bis zu fünf Monaten Dauer.
Die Haufe Akademie entschied sich die Prozesse der Werbemittelerstellung zu optimieren und hierfür SDZeCOM, den Spezialisten für effiziente Produktkommunikation, mit ins Boot zu holen. Nach der Ist-Aufnahme der Prozesse sowie Stärken-Schwächen-Analyse erfolgte gemeinsam mit den Consultants von SDZeCOM die Konzeption der Soll-Situation.
Daraufhin beschloss die Haufe Akademie ein Product Information Management System (PIM-System) mit Printausleitung (Database Publishing System) einzuführen, um ihre Produktdaten qualifiziert, einmalig und an zentraler Stelle zu pflegen sowie den gesamten Werbemittelerstellungsprozess deutlich zu verschlanken.
Besondere Herausforderung
Die besondere Herausforderung des Projektes bestand darin, die zahlreichen Deadlines unabdingbar fristgerecht einzuhalten, um die Erstellung des halbjährlich erscheinenden Produkt-Programms zu ermöglichen. Wären die einzelnen Projektschritte nicht fristgerecht eingehalten worden, hätten sich die weiteren Projektschritte je um ein halbes Jahr verschoben.
Integration modulares PIM-System sowie Database Publishing-Lösung
Die Haufe Akademie entschied sich, die modulare Enterprise Marketing Management Lösung „Contentserv“ sowie als Printausleitung die High Performance Database-Publishing Lösung „priint:comet“ von SDZeCOM implementieren zu lassen. In dem PIM-System werden die Ausschreibungen (1.000 Weiterbildungsangebote mit Kurz- und Langtext sowie mehr als 4.000 Events) zentral gepflegt. Aus SAP werden die Produktdaten (Themen und Veranstaltungen) in das PIM-System importiert. Dreh- und Angelpunkt der Produktinformationen ist das PIM-System. Mit priint:comet/InDesign werden Vorschau-PDF und Druck-PDF erstellt.
Rund 60 User in den Rollen Product Manager, Marketing-Manager, Kundenservice, Veranstaltungsorganisation und Satzstudio arbeiten täglich mit dem auf die speziellen Bedürfnisse der Haufe Akademie zugeschnittenen PIM-System. Die über 1.000 Referenten greifen über ein User Interface auf die Ausschreibungstexte zu.
Besonderheiten im Projekt
Als Besonderheiten im Projekt galt ganz eindeutig neben dem agilen Projektvorgehen die extrem hohe Performance der Printausleitung.
Aufgrund der guten Zusammenarbeit zwischen der Haufe Akademie, Contentserv und SDZeCOM sowie der herausragenden Mitarbeit und Weiterentwicklung der Haufe Akademie selbst, konnte das Projekt rund ein Jahr früher als geplant fertig gestellt werden.
Der Projektleiter der Haufe Akademie, Hr. Hendrik Edzards, Business Analyst & Consultant fasst das ganze Projekt hier anschaulich zusammen: „Der Aufwand hat sich gelohnt! Es war enorm viel Arbeit: Analyse und Abbildung der Prozesse, Formalisieren der Daten, Datenbereinigung, Migration und Daten- und Systemintegration. Aber die viele Arbeit hat viel bewirkt! Neben den Einsparungen im Prozess haben wir unser Wissen über unsere Prozesse und Systeme vertieft, was uns bei unseren weiteren Optimierungsprojekten sehr hilft.“
Die ausführliche Fallstudie ist hier zu lesen: www.sdzecom.de
