Als eines der ersten Redaktions- und Content-Management-Systeme bietet SCHEMA ST4 Technischen Redakteuren die Möglichkeit, ihre Texte auf Basis der von den Professoren Schäflein-Armbruster & Muthig entwickelten Methode Funktionsdesign zu erstellen. In SCHEMA ST4 ist die Grundausstattung dieser universell einsetzbaren Standardisierungstechnik bereits integriert. SCHEMA ST4 und das Funktionsdesign unterstützen den Redakteur z.B. bei technischen Dokumentationen nicht nur Strukturen, sondern auch Formulierungsmuster und Auszeichnungsebenen nach einem einheitlichen Beschreibungsmuster zu standardisiert. Softwareseitig unterstützt SCHEMA ST4 über ein vordefiniertes XML-Schema die Umsetzung der Schreibtechnik. Das Ergebnis sind kostengünstigere, konsistente und für den Anwender übersichtliche Anleitungen, Handbücher, Schulungsunterlagen usw.
Durch die Methode Funktionsdesign werden komplexe Informationsprodukte, z.B. Betriebsanleitungen, Handbücher oder Montageanweisungen, weitgehend standardisiert. Sie nimmt Einfluss auf logische und didaktische Strukturen sowie Satzbau und Stil. Zusätzlich sind die Informationsprodukte in ihrer visuellen Gestaltung konsistent, weil eine durchgängige Nutzung von Design, Typografie, Layout und Grafik-Einsatz erreicht wird. Langatmige Textpassagen werden durch kurze, in ihrer Funktion eindeutige Sätze ersetzt. Der Anwender kann auf einen Blick erkennen, welche Funktion, z.B. Voraussetzung, Handlung, Resultat, eine Textpassage hat. Ein Unternehmen, das Funktionsdesign konsequent bei der Erstellung seiner Informationsprodukte einsetzt, kann durch die konsistente Wortwahl anfallende Übersetzungskosten reduzieren. Beim Einsatz von Translation Memory Systemen wird damit die Anzahl der 100%-Matches drastisch verringert. Auch der zeitliche Aufwand wird minimiert, denn bei der Erstellung können ganze Textpassagen mehrfach verwendet werden. Hier leistet vor allem die Software SCHEMA ST4 wertvolle Dienste, weil Texte nicht als ganze Dokumente, sondern als Textbausteine verwaltet werden.
Funktionsdesign in der praktischen Umsetzung mit SCHEMA ST4 und MS Word 2003
Um die Methode Funktionsdesign erfolgreich einzusetzen, werden zunächst die verschiedenen Informationsprodukte definiert (z.B. Bedienhandbuch, Gebrauchsanleitung oder Wartungsanweisung). In einem zweiten Schritt werden für jedes Informationsprodukt sogenannte „funktionale Einheiten“ identifiziert. Funktionale Einheiten sind Textteile, denen eine bestimmte Funktion zugeordnet werden kann, etwa eine Handlungsanweisung oder eine Warnung. Diese lassen sich zu sogenannten „Sequenzmustern“ zusammenfassen. So wird eine lernlogische Abfolge von funktionalen Einheiten geschaffen, z.B. Handlungssequenzen oder Warnhinweise. Für einzelne Elemente innerhalb der Informationsprodukte, die besonders hervorgehoben werden sollen, werden dann noch sogenannte „Auszeichnungselemente“ bestimmt.
Nach dieser Analysephase erfolgt die IT-gestützte Umsetzung des Funktionsdesigns: Je nach Anforderung werden ein oder mehrere XML-Schema erstellt, welche die zuvor identifizierten und definierten Strukturen erfassen. Mit Hilfe dieser XML-Schema steuert das Redaktionssystem SCHEMA ST4 die Dokumentstrukturen. Dabei verwaltet SCHEMA ST4 Texte und Bilder in abgeschlossenen Bausteinen. Klickt der Anwender auf einen Baustein zur Bearbeitung, öffnet sich automatisch MS Word mit den dazugehörigen Dokument- und Formatvorlagen sowie AutoTexten.
Mit Hilfe von SmartDocuments, einer neue Funktionalität von MS Word 2003, kann der Anwender die Texte nun auch einfacher erstellen: MS Word folgt automatisch der im XML-Schema hinterlegten Struktur für die entsprechende funktionale Einheit oder das entsprechende Sequenzmuster. Die Formatierung hingegen geschieht im Hintergrund. Außerdem können SmartDocuments Inhalte eines Redaktionsleitfadens aufnehmen. Der Redakteur kann so auf weiterführende Informationen zu dem Textbaustein, den er gerade bearbeitet, zugreifen. Sämtliche Inhalte werden in XML gespeichert und somit medienneutral gehalten. Dadurch kann der Anwender die Dokumente in unterschiedliche Medien (Print, Internet, CD-ROM oder Online-Hilfe) publizieren (SingleSourcePublishing Prinzip).
Die Methode Funktionsdesign wurde von den Professoren Robert Schäflein-Armbruster und Jürgen Muthig, beide lehren heute Technische Kommunikation an der Fachhochschule Furtwangen bzw. Karlsruhe, Anfang der 90er Jahre aus der Taufe gehoben und seither kontinuierlich in viele Industrieprojekten weiterentwickelt. Sie findet in zahlreichen Redaktionen in der Industrie Anwendung.
Durch die Methode Funktionsdesign werden komplexe Informationsprodukte, z.B. Betriebsanleitungen, Handbücher oder Montageanweisungen, weitgehend standardisiert. Sie nimmt Einfluss auf logische und didaktische Strukturen sowie Satzbau und Stil. Zusätzlich sind die Informationsprodukte in ihrer visuellen Gestaltung konsistent, weil eine durchgängige Nutzung von Design, Typografie, Layout und Grafik-Einsatz erreicht wird. Langatmige Textpassagen werden durch kurze, in ihrer Funktion eindeutige Sätze ersetzt. Der Anwender kann auf einen Blick erkennen, welche Funktion, z.B. Voraussetzung, Handlung, Resultat, eine Textpassage hat. Ein Unternehmen, das Funktionsdesign konsequent bei der Erstellung seiner Informationsprodukte einsetzt, kann durch die konsistente Wortwahl anfallende Übersetzungskosten reduzieren. Beim Einsatz von Translation Memory Systemen wird damit die Anzahl der 100%-Matches drastisch verringert. Auch der zeitliche Aufwand wird minimiert, denn bei der Erstellung können ganze Textpassagen mehrfach verwendet werden. Hier leistet vor allem die Software SCHEMA ST4 wertvolle Dienste, weil Texte nicht als ganze Dokumente, sondern als Textbausteine verwaltet werden.
Funktionsdesign in der praktischen Umsetzung mit SCHEMA ST4 und MS Word 2003
Um die Methode Funktionsdesign erfolgreich einzusetzen, werden zunächst die verschiedenen Informationsprodukte definiert (z.B. Bedienhandbuch, Gebrauchsanleitung oder Wartungsanweisung). In einem zweiten Schritt werden für jedes Informationsprodukt sogenannte „funktionale Einheiten“ identifiziert. Funktionale Einheiten sind Textteile, denen eine bestimmte Funktion zugeordnet werden kann, etwa eine Handlungsanweisung oder eine Warnung. Diese lassen sich zu sogenannten „Sequenzmustern“ zusammenfassen. So wird eine lernlogische Abfolge von funktionalen Einheiten geschaffen, z.B. Handlungssequenzen oder Warnhinweise. Für einzelne Elemente innerhalb der Informationsprodukte, die besonders hervorgehoben werden sollen, werden dann noch sogenannte „Auszeichnungselemente“ bestimmt.
Nach dieser Analysephase erfolgt die IT-gestützte Umsetzung des Funktionsdesigns: Je nach Anforderung werden ein oder mehrere XML-Schema erstellt, welche die zuvor identifizierten und definierten Strukturen erfassen. Mit Hilfe dieser XML-Schema steuert das Redaktionssystem SCHEMA ST4 die Dokumentstrukturen. Dabei verwaltet SCHEMA ST4 Texte und Bilder in abgeschlossenen Bausteinen. Klickt der Anwender auf einen Baustein zur Bearbeitung, öffnet sich automatisch MS Word mit den dazugehörigen Dokument- und Formatvorlagen sowie AutoTexten.
Mit Hilfe von SmartDocuments, einer neue Funktionalität von MS Word 2003, kann der Anwender die Texte nun auch einfacher erstellen: MS Word folgt automatisch der im XML-Schema hinterlegten Struktur für die entsprechende funktionale Einheit oder das entsprechende Sequenzmuster. Die Formatierung hingegen geschieht im Hintergrund. Außerdem können SmartDocuments Inhalte eines Redaktionsleitfadens aufnehmen. Der Redakteur kann so auf weiterführende Informationen zu dem Textbaustein, den er gerade bearbeitet, zugreifen. Sämtliche Inhalte werden in XML gespeichert und somit medienneutral gehalten. Dadurch kann der Anwender die Dokumente in unterschiedliche Medien (Print, Internet, CD-ROM oder Online-Hilfe) publizieren (SingleSourcePublishing Prinzip).
Die Methode Funktionsdesign wurde von den Professoren Robert Schäflein-Armbruster und Jürgen Muthig, beide lehren heute Technische Kommunikation an der Fachhochschule Furtwangen bzw. Karlsruhe, Anfang der 90er Jahre aus der Taufe gehoben und seither kontinuierlich in viele Industrieprojekten weiterentwickelt. Sie findet in zahlreichen Redaktionen in der Industrie Anwendung.
