6 wesentliche Dinge zur Verwaltung von Event- und Tagungsräumen

Effizienz ist unvermeidbar, um profitabel zu sein

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Anfragen und Buchungen für Event- und Tagungsräume zu managen, sowie individuelle Leistungen und Änderungswünsche zu dokumentieren, ist zeit- und kostenintensiv. Wer aus Kostengründen eine geringe Qualität liefert, hat heute schon gegen andere Mitbewerber verloren. Ausgaben steigen, das Einnahmeniveau stagniert. Deutschlandweit wurden allein im laufenden Monat bislang 3.977 Insolvenzverfahren eröffnet. Effizienz ist unvermeidbar, um profitabel zu sein.

Im täglichen Management von Anfragen und Buchungen für Event-, Tagungs- und Testräume zählt heute nicht mehr nur die Auffindbarkeit von Informationen, sie müssen für jeden, überall, sofort und ohne Zeitverzögerung verfügbar sein.
In Kooperation mit Unternehmen verschiedener Branchen hat run-e analysiert, welche Dinge in der täglichen Verwaltung von Anfragen und Buchungen unabdingbar sind, um im Wettbewerb bestehen zu können.

1. Räume im Blick
Die Belegung aller Räume muss auf einen Blick, in einer einzelnen Übersicht, erkennbar sein. So werden Such- und Auskunftszeiten minimiert.

2. Jeder ist informiert
Änderungen an Kundenwünschen und gebuchten Leistungen können oft und ad-hoc erfolgen. Es muss sichergestellt sein, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit optimal informiert sind.

3. Vollständige Projektdokumentation
Informationen und Änderungen zu Buchungen müssen an einem zentralen Ort in der aktuellsten Version und für alle Beteiligten einfach zugreifbar gehalten werden. Nur so wird sichergestellt, dass sich Erkenntnisse nachhaltig verwenden lassen.

4. Klarheit über angebotene Leistungen
Kundenwünsche und bestätigte Leistungen müssen als Projektdokumentation an einem zentralen Ort in aktuellster Version und für alle Beteiligten einfach zugreifbar und interpretationsfrei gepflegt werden. Hierdurch wird verhindert, dass bestätigte Leistungen vergessen oder übersehen werden und daraufhin das Qualitätsniveau sinkt.

5. Kundenzufriedenheit proaktiv sicherstellen
Feedback und Bewertungen von Kunden dokumentiert pro Raumbuchung ermöglichen eine zeitliche Qualitätsbetrachtung. Bei Unzufriedenheit sollte der Kunde proaktiv angegangen werden. So werden mögliche zeitintensive Rückfragen und nachträgliche Verhandlungen minimiert.

6. Basis für Steuerbarkeit schaffen
Werden alle bekannten Informationen an einer zentralen Stelle in ihrer letztgültigen Version abgelegt, entsteht eine Datenbasis zur einfachen Erstellung von Berichten und gezielten Steuerung des Unternehmens.

Die gewonnen Erkenntnisse hat run-e in die neue, Cloud-basierte, Softwarelösung moots gepackt. Zum 1. Juli 2017 startet ein Evaluierungsprojekt, wo Unternehmen eingeladen sind, eine der kostenfreien Testlizenzen anzufragen. Die Testphase läuft bis zum 31. Dezember 2017. Oliver Bischof, Geschäftsführer von run-e: "Wir freuen uns auf den fachlichen Austausch mit allen Beteiligten.".

moots wurde beim Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand 2017 in die Finalisten gewählt.

Wie moots Sie im täglichen Wettbewerb unterstützen kann, lesen Sie unter: http://moots.io

 
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