Innovative Dokumentenlenkung mit der Software roXtra bei Kotányi

Erfolgreiche Umsetzung von QM-Dokumentenlenkung und Vertragsmanagement mit roXtra (PresseBox) ( Göppingen, )
Der international agierende österreichische Gewürzhändler Kotányi vertreibt über 4.500 Produkte in über 20 Ländern. Den internationalen Dimensionen sollte auch die Dokumentenlenkung in den Bereichen Qualitätsmanagement und Vertragsmanagement gerecht werden. Eingesetzt wird daher seit 2015 die Software roXtra von Rossmanith.

„Wir können uns ein Audit ohne roXtra nicht mehr vorstellen“

roXtra sorgt seither für die normgerechte und transparente Dokumentenlenkung im Unternehmen. Das System ermöglicht eine weitestgehende Digitalisierung, wenn es darum geht, Informationen für die Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. „Wir können uns ein Audit ohne roXtra nicht mehr vorstellen, da die Komplexität der Prüf-, Freigabe- und Verteilprozesse innerhalb der elektronischen Dokumentenlenkung die früheren Möglichkeiten in Papierform bei weitem übersteigen“ bestätigt auch Thomas Schlechta, QMB bei Kotányi.

Herausforderung internationales digitales Vertragsmanagement gelöst

roXtra wirdi m Bereich Qualitätsmanagement sowie auch für die Lenkung von vertraglichen Dokumenten eingesetzt. Verträge aus den einzelnen Ländern und in verschiedenen Sprachen befinden sich nun gesammelt und zentral im System. Hieraus ergeben sich laut Thomas Schlechta zwei große Effekte: Zum einen ist die Historie seit dem Zeitpunkt der Softwareeinführung konsistent abgebildet und kann nachgeschlagen werden, zum anderen sieht man immer nur den letztgültigen Vertrag und die Mitarbeiter müssen sich nicht durch verschiedene Versionen durcharbeiten. „Durch diese neue Struktur und die übersichtliche, zentrale Übersetzung der Terms und Konditionen haben wir einen ausgezeichneten, koordinierten Einblick in die jeweiligen Landesverträge erhalten“, freut sich Thomas Schlechta.

Die multiplen Erinnerungen im roXtra Vertragsmanagement decken alle Wünsche ab

Auch für den Bereich IT sind inzwischen alle Vertragsdokumente ausnahmslos im roXtra System erfasst und mit den zugehörigen Metadaten als zentrale, elektronische Ablage allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. „Die Prozesssicherheit sowie Datenqualität konnte durch den Einsatz des roXtra Vertragsmanagements erheblich verbessert werden“, so Franz Wurst, Leiter der IT bei Kotányi. „Die Flexibilität beim Einsatz der Erinnerungsfunktion deckt alle Wünsche perfekt ab.“

Das Modul roXtra Vertragsmanagement ermöglicht innerhalb der Erinnerungsfunktion die Konfiguration von verschiedenen Typen und Datenmodellen. Es können so mehrere Erinnerungen, z.B. zur Kostenplanung, Statusprüfung, Verlängerung oder Stornierung parallel für eine Akte gesetzt werden. „Die zugehörige Benachrichtigung per E-Mail oder als Aufgabe im roXtra Webportal verhindert ebenso ein Vergessen von Fristen wie auch sonstiger erforderlicher Aktivitäten“, so Franz Wurst.

Einfach erlernbare und benutzerfreundliche Dokumentenlenkung

Die Länder wie auch die Mitarbeiter im Kotányi Headquarter wurden durch Rossmanith entsprechend geschult. Franz Wurst: „Die Zusammenarbeit und auch die Unterstützung durch Rossmanith ist sehr gut. Die Benutzung des Systems ist einfach und kann auch bei seltener Nutzung leicht wieder erlernt werden. Für den normalen Leser ist roXtra fast selbsterklärend. Die BearbeiterInnen müssen sich an die neuen Prozesse natürlich oft erst gewöhnen, schätzen dann aber die Vorzüge des Systems.“
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