Unternehmensgruppe Dillenburger spart mit REDDOXX-Appliance wertvolle Arbeitszeit ein

Die Verwaltung und Organisation der immensen Anzahl geschäftlicher E-Mails ist für viele Unternehmen oftmals mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Bei den Mitarbeitern der Unternehmensgruppe Dillenburger gehört das aufwendige Suchen und Sortieren der E-Mails jedoch der Vergangenheit an. Der Dienstleister für technische Gebäudeausrüstung und -management setzt das E-Mail-Archivierungssystem der REDDOXX GmbH (www.reddoxx.com) ein. Die neue Appliance mit integriertem Modul MailDepot archiviert nun permanent alle ein- und ausgehenden E-Mails und erfüllt zugleich die gesetzlichen Vorgaben für deren Speicherung.

Im täglichen Arbeitsablauf nimmt die Kommunikation via E-Mail einen wesentlichen Bestandteil bei der als Dienstleister mit der strategischen Ausrichtung auf Energie- und Umwelttechnik tätigen Unternehmensgruppe Dillenburger ein. Um wertvolle Arbeitszeit und -kosten einzusparen, stattete das IT-Systemhaus Großbecker & Nordt Bürotechnik Handels GmbH alle PC-Arbeitsplätze bei Dillenburger mit der REDDOXX Basic Appliance inklusive MailDepot aus. Wie Guiseppe Azzarito, IT-Leiter bei Dillenburger, erklärt, stelle der Einsatz des neuen Systems einen absoluten Gewinn für die gesamte Unternehmensgruppe dar. Denn lange Zeit bereiteten versehentlich gelöschte oder nicht mehr auffindbare E-Mails große Probleme. Bei Datenverlusten beispielsweise musste ein IT-Mitarbeiter die Informationen aus den Backup-Beständen des Microsoft Exchange Server manuell wieder herstellen.

MailDepot für Ordnung und Zeitersparnis

Die TÜV-geprüfte sowie GDPdU- und GoBS-konforme Lösung von REDDOXX archiviert kontinuierlich alle ein- und ausgehenden E-Mails im Hause Dillenburger. Nun schützt die Anwendung bereits frühzeitig vor Spam-Mails. Bei der Recherche von bestimmten Nachrichten kommt die Depot-Suche zum Einsatz, die nach unterschiedlichen Kriterien arbeitet und auch Mail-Anhänge berücksichtigt. Das vormals aufwendige Sortieren und Suchen im E-Mail-Postfach entfällt somit und gewährleistet einen reibungslosen Geschäftsablauf innerhalb der Unternehmensgruppe.

Mit dem neuen System lassen sich sowohl ver- als auch entschlüsselte E-Mails automatisch, revisions- und manipulationssicher erfassen bzw. archivieren. Um dabei die Unveränderlichkeit der E-Mails sicherzustellen, werden alle Mail-Daten digital signiert. Überdies lässt sich jede E-Mail ihrem Eigentümer automatisch zuordnen, wodurch unbefugter Zugriff auf Mails anderer Benutzer ausgeschlossen ist.

"Seit dem Einsatz der REDDOXX-Appliance profitieren unsere Mitarbeiter von einer gut strukturierten E-Mail-Organisation. Beispielsweise haben sich die Suchzeiten für das Auffinden von E-Mails erheblich verkürzt. Des Weiteren gehen nun keine E-Mail-Informationen mehr verloren bzw. sind leichter wiederherstellbar", erklärt Guiseppe Azzarito.