REDDOXX MailDepot: Automatisches E-Mail-Archivierungssystem mit integrierter Volltextsuche

Gesetzeskonforme Speicherung elektronischer Post spart Kosten und Zeit

Schema REDDOXX-MailDepot
(PresseBox) ( Rottweil, )
Ob Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen: Die E-Mail-Kommunikation nimmt im Geschäftsalltag einen wesentlichen Stellenwert ein. Oftmals sind die Suche nach bestimmten E-Mails sowie das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Mit REDDOXX MailDepot gehört das zeitraubende Sortieren und Durchsuchen der elektronischen Post der Vergangenheit an. Das gesetzeskonforme Archivierungssystem des E-Mail-Management-Experten REDDOXX (www.reddoxx.com) erfasst automatisch alle Nachrichten und speichert diese dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv. Auf die dort hinterlegten E-Mails kann der Anwender jederzeit zugreifen, diese individuell klassifizieren und bei Bedarf weiterverarbeiten. MailDepot ist auch Bestandteil der E-Mail-Komplettlösung REDDOXX 2.0, das optional die Einzelmodule Spamfinder und MailSealer beinhaltet.

Mit REDDOXX MailDepot lassen sich alle ein- und ausgehenden E-Mails auf dem Gateway-Level verschlüsselt sowie manipulationsfrei archivieren. Damit erfüllt die Lösung die gesetzlichen Anforderungen, die in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) definiert sind. Nach Gesetz müssen alle steuerrelevanten elektronischen Nachrichten für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren revisions- und manipulationsfrei archiviert werden. Dabei ist eine klare Trennung von privatem und geschäftlichem E-Mail-Verkehr möglich. Durch die integrierte Datenkompression in MailDepot können Anwender mehr Speicherplatz schaffen und somit ihren Mailserver entlasten. Darüber hinaus lassen sich Spam-Mails von der E-Mail-Archivierung ausschließen.

E-Mail-Suchmaschine MailDepot

Die intuitiv bedienbare Benutzerkonsole ermöglicht dem Anwender über eine integrierte Volltextsuche einen schnellen und gezielten Zugriff auf die archivierten E-Mails. In einer Vorschaufunktion lassen sich deren Inhalt sowie Anhänge anzeigen und bei Bedarf erneut als Kopie ins Postfach zustellen. Versehentlich oder vorsätzlich gelöschte E-Mails sind somit einfach wiederherstellbar. Diese Funktionalitäten können auch in MS Outlook integriert werden.

Mit REDDOXX 2.0 Compliance im Griff

Als Komponente der neuen "All-in-One"-Lösung REDDOXX 2.0 haben die REDDOXX-Entwickler MailDepot um wichtige Features erweitert. Beispielsweise wurde der Archivcontainer RDX-ASC integriert, der die Langzeitaufbewahrung und -lesbarkeit der Daten sicherstellt. Bei der externen Archivierung speichert MailDepot die elektronischen Nachrichten in beliebig vielen Datencontainern. Diese fungieren als selbsttragende Archive, die den Zugriff auf die E-Mails auch herstellerunabhängig ermöglichen, da die Speicherung in Standardformaten wie EML oder MSG erfolgt. REDDOXX 2.0 ermöglicht darüber hinaus die vollautomatische Klassifizierung und Charakterisierung aller archivierten E-Mails. Diese lassen sich dabei beliebig vielen Kategorien zuordnen. So kann der Nutzer beispielsweise Ordner für jedes Geschäftsjahr anlegen und diese mit einem individuellen Workflow wie Aufbewahrungszeit ausstatten. Zum Beispiel stellt der Workflow für die Kategorie "Initiativ-Bewerbungen" sicher, dass die personenbezogenen Daten entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen nach drei Monaten automatisch aus dem Archiv gelöscht werden. Dabei dokumentiert das "Compliance-LOG" der REDDOXX-Appliance (auch als virtuelle Appliance erhältlich) alle Änderungen manipulationssicher und dauerhaft.

Weitere Informationen unter: www.reddoxx.com/....
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