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Rechnungen korrekt per E-Mail versenden – das Finanzamt passt auf

(PresseBox) (Hamburg, ) Wer Briefporto sparen und seinen Kunden Rechnungen als PDF-Datei im Mailanhang senden möchte, muss in Zukunft mit bösen Überraschungen rechnen. Die Oberfinanzdirektionen schaffen derzeit die Grundlage für eine Überprüfung des digitalen Rechnungswesens. Dazu werden umfangreiche Listen darüber angelegt, welche Firmen ihre Rechnungen als Mail versenden.

Kommt bei einer Umsatzsteuerprüfung heraus, dass ein Rechnungsempfänger keine qualifizierte elektronische Signatur zu einer Rechnung nachweisen kann, wird der Vorsteuerbetrag umgehend vom Finanzamt zurückgefordert. Das sind bei dem derzeitigen Steuersatz von 19 Prozent sehr stattliche Summen: Bei einer mittelständischen Firma können schnell Beträge über 250.000 Euro zusammenkommen. Nicht selten droht in diesem Fall gar die Insolvenz.

Nach §14 Abs. 4 UStG obliegt dem Rechnungsempfänger (dem Vorsteuerabzugsberechtigten) die Nachweispflicht bei einer Rechnungsprüfung. Haben die Finanzbehörden den Vorsteuerabzug einmal aberkannt, bleibt nur eine langwierige Schadensersatzklage gegen den Rechnungsversender – zumeist einen langjährigen Geschäftspartner.

Hohes Sparpotenzial, wenn rechtskonform

Auf der sicheren Seite sind dagegen alle Unternehmen, die eine qualifizierte Signatur verwenden: sie können mit digitalen Rechnungen schnell und problemlos viele tausend Euro sparen. Im November 2006 hat die Universität Hannover errechnet, dass durch den papierlosen Versand alleine in Deutschland über 25 Milliarden Euro pro Jahr gespart werden können. Pro Rechnung kalkuliert das Institut für Wirtschaftsinformatik ein Sparpotenzial von durchschnittlich 4,20 Euro.

Dank der integrierten Signierungs- und Versand-Lösung von www.rechnung.de kostet eine qualifizierte elektronische Signatur im Durchschnitt weniger als 10 Prozent einer Papierrechnung. Der Preis ist nach Versandvolumen gestaffelt, aber selbst die „teuerste“ Signatur kostet weniger als die Hälfte des Briefportos. Bei monatlich mindestens 6.000 Signaturen sinkt der Einzelpreis auf unter 13 Cent.

So einfach lassen sich digitale Rechnungen versenden

Als einzige Lösung benötigt Rechnung.de keine hohen Grundinvestitionen und ist außerdem besonders komfortabel: Speziellen Druckertreiber installieren und Kunden-Mail-Adressen auf das Rechnungsformular platzieren – und schon kann der Versand starten. Die Rechnungsbelege werden vom Trust-Center D-Trust, einer Tochter der Bundesdruckerei, mit einer qualifizierten Signatur versehen. Im höchsten Sicherheitsbereich der Bundesdruckerei, in dem auch Ausweise und unser Bargeld hergestellt werden, werden die eingelieferten Rechnungen qualifiziert signiert.

Über das neue Belegportal von Rechnung.de kann der Rechnungsempfänger seine Rechnung und Signatur noch Jahre später abrufen. Damit ist auch das Archivierungsproblem gelöst. Das Belegportal wird noch zur diesjährigen Computermesse CeBit 2007 vorgestellt.

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