Die ReadSoft AG aus Frankfurt am Main (www.readsoft.de), führender Lösungsanbieter für die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen, stellt seine neue Lösung für die automatisierte Verarbeitung von elektronischer Post vor: Xbound für E-Mail. Xbound ist die Integrationsplattform für die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten, mit der Unternehmen und Shared Service Center ihren gesamten Posteingang verarbeiten und den Datenfluss digitalisieren - unabhängig von bestehenden Anwendungen. Mit Xbound für E-Mail werden Mails automatisiert empfangen und inklusive der Attachements in ein einheitliches Dokumentformat, wie beispielsweise PDF/A, konvertiert. Die Lösung kann in Verbindung mit einer bereits vorhandenen Posteingangslösung, aber auch völlig unabhängig davon eingesetzt werden. E-Mails einschließlich der Anhänge werden klassifiziert und dem jeweiligen Geschäftsvorgang automatisch zugeordnet. So gehen etwa Service-Anfragen, Anträge, Rechnungen oder jede andere Art unstrukturierter Kundenkommunikation direkt bei den zuständigen Sachbearbeitern ein. Unternehmen verringern mit Xbound für E-Mail spürbar den Zeit- und Kostenaufwand für die Mail-Verarbeitung. Gleichzeitig erhöhen sie die Kundenzufriedenheit durch schnellere Bearbeitungs- und Antwortzeiten, automatisierte Rückmeldungen zum Bearbeitungsstatus und eine verbesserte Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, da alle notwendigen Informationen sofort und vollständig verfügbar sind.
Das Beispiel eines Unternehmens mit 500 eingehenden E-Mails pro Tag zeigt, dass sich durch den Einsatz von Xbound für E-Mail die Bearbeitungszeit um mehr als fünf Stunden pro Tag reduziert: Für das Öffnen der E-Mails, das Sichten der Attachments, der Zuordnung zu einem Geschäftsvorgang und Indizierung, der teilweise notwendigen manuellen Übernahme von Stammdatenabfragen, für die manuelle Archivierung und das Ausdrucken erforderlicher Dokumente fielen täglich 7,5 Stunden an. Mit Xbound für E-Mail verringerte sich der benötigte Zeitaufwand auf 2,3 Stunden: Mails werden automatisiert empfangen, die relevanten Daten werden automatisch ausgelesen, validiert und an das jeweilige Zielsystem, z.B. ein ERP- oder CRM-System, übergeben. Darüber hinaus verkürzt sich die Bearbeitungszeit, da keine Ausdrucke mehr benötigt werden und die Archivierung automatisch geschieht. Außerdem wird ein Großteil der E-Mails automatisch klassifiziert, ebenso extrahiert das System Feldinhalte maschinell und validiert sie mit vorhandenen Stammdaten.
Das Beispiel eines Unternehmens mit 500 eingehenden E-Mails pro Tag zeigt, dass sich durch den Einsatz von Xbound für E-Mail die Bearbeitungszeit um mehr als fünf Stunden pro Tag reduziert: Für das Öffnen der E-Mails, das Sichten der Attachments, der Zuordnung zu einem Geschäftsvorgang und Indizierung, der teilweise notwendigen manuellen Übernahme von Stammdatenabfragen, für die manuelle Archivierung und das Ausdrucken erforderlicher Dokumente fielen täglich 7,5 Stunden an. Mit Xbound für E-Mail verringerte sich der benötigte Zeitaufwand auf 2,3 Stunden: Mails werden automatisiert empfangen, die relevanten Daten werden automatisch ausgelesen, validiert und an das jeweilige Zielsystem, z.B. ein ERP- oder CRM-System, übergeben. Darüber hinaus verkürzt sich die Bearbeitungszeit, da keine Ausdrucke mehr benötigt werden und die Archivierung automatisch geschieht. Außerdem wird ein Großteil der E-Mails automatisch klassifiziert, ebenso extrahiert das System Feldinhalte maschinell und validiert sie mit vorhandenen Stammdaten.
