Die Belege werden zentral mit einem Fujitsu-Scanner digitalisiert, die Daten von den Modulen der ReadSoft-Software entsprechend interpretiert und validiert und dann direkt an das SAP-R/3-System der Versicherung übergeben. Durch die in Invoices integrierte selbstlernende Komponente wird die Erkennungsrate der Rechnungen stetig optimiert. Die digitalen Images wandern nach dem Scanvorgang direkt in ein elektronisches Langzeitarchiv. Für die nahtlose Anbindung der Erfassungssoftware an SAP sorgt das Invoice Cockpit der Ebydos AG, welches die Wiener Städtische ebenfalls einsetzt. Dieses bietet besonders anwenderfreundlich alle relevanten Rechnungsdaten sowie aber auch Informationen aus dem SAP-System unter einer einheitlichen Oberfläche. Eine Erweiterung des Systems hinsichtlich eines elektronischen Workflows zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen wird ebenfalls in Erwägung gezogen. Nicht zuletzt ist vorgesehen, die Software bei hohen Erkennungsraten auch im Zentraleinkauf für Rechnungen mit Bestellbezug (in der SAP-Terminologie "MM-Rechnungen" genannt) einzuführen.
INVOICES ist die Vorgängerlösung der zur CeBIT 2004 neu vorgestellten Anwendung "ReadSoft DOCUMENTS for Invoices" auf der Basis der neuen Produktplattform ReadSoft DOCUMENTS. Invoices setzt auf ein dreistufiges Konzept, welches aus verschiedenen Erfassungstechnologien besteht. Neben der Freiformerkennung und einer lieferantenbezogenen Erkennung ("Vendor Specific Automation") ist eine selbstlernende Wissensbasis ein wesentlicher Baustein für die ständige Verbesserung der Erkennungsergebnisse. Über die rein optische Erkennung hinaus unterstützt ReadSoft mit seiner Software den kompletten Prozess der Rechnungserfassung, einschließlich der Möglichkeit zur automatischen Vorerfassung sowie auch der Nachbearbeitung. ReadSoft hat sich im vergangenen Jahr als einer der wesentlichen Anbieter für die Rechnungserfassung im SAP-R/3-Umfeld etabliert. Zahlreiche Referenzprojekte im SAP-Umfeld belegen die SAP-Kompetenz des Anbieters aus Neu-Isenburg. In Kombination mit dem Invoice Cockpit unterstützt die Anwendung von ReadSoft den kompletten Arbeitsprozess der Rechnungsbearbeitung.