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Pressemitteilung BoxID: 126559 (ReadSoft AG)
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ReadSoft verarbeitet Lieferscheine bei AREVA Energietechnik GmbH, Sachsenwerk Mittelspannung

Prozess im Wareneingang wurde mit ReadSoft-Lösung deutlich beschleunigt

(PresseBox) (Neu-Isenburg, ) Der Energiedienstleister AREVA Energietechnik GmbH, Sachsenwerk Mittelspannung (nachfolgend AREVA genannt), hat das ReadSoft Cockpit zur papierlosen Verarbeitung von Lieferscheinen eingeführt. Mit der Lösung werden täglich rund 600 Lieferscheine direkt nach der Warenannahme elektronisch erfasst. Die Lösung liest die Angaben zu Lieferant und Bestellnummer auf dem Lieferschein aus und speichert das gescannte Dokument im EASY-Archiv. Anschließend wird der Beleg in SAP als Wareneingang gebucht. Vor der Einführung des ReadSoft Cockpits mussten die Lieferscheine manuell erfasst werden. Allein die Ablage dauerte dabei rund vier Stunden täglich. „Nicht zu unterschätzen war der bisherige Aufwand, wenn Kollegen aus Einkauf und Buchhaltung beziehungsweise die Wirtschaftsprüfer einen Lieferschein einsehen wollten“, erinnert sich Peter Weiß, Leiter der Logistik bei AREVA. „Der Beleg musste manuell herausgesucht und anschließend gefaxt werden. Mit dem ReadSoft Cockpit für Lieferscheine stehen die gescannten Belege jetzt allen Zugriffsberechtigten zur Ansicht per Mausklick zur Verfügung.“ Der Prozess insgesamt wurde deutlich beschleunigt und vereinfacht.

Der Anwender kann im SAP-System komfortabel zwischen Bestellung und Materialbelegen sowie der Ansicht des gescannten Lieferscheins hin- und herschalten. Für Übersichtlichkeit sorgt dabei der Einsatz von zwei Bildschirmen, so dass der SAP-Buchungsvorschlag bequem mit dem gescannten Beleg verglichen werden kann. „Diese Neuerung fand sofort hohe Akzeptanz bei den Anwendern“, berichtet Jochen Scholze, IS-Manager bei AREVA. „Zuvor mussten die Mitarbeiter jeweils den Papierbeleg mit dem Bildschirm vergleichen. Heute ist der Abgleich dagegen schon häufig mit nur einem Blick möglich.“

Nach einer kurzen Projektdauer von nur drei Monaten nach Auftragserteilung an ReadSoft ist das ReadSoft Cockpit bei AREVA seit Januar 2007 produktiv. Nach einer zweiwöchigen Weihnachtspause verzeichnete das Unternehmen wie in den Vorjahren einen besonders hohen Wareneingang. Hier konnte sich die Lösung gleich hervorragend bewähren. Von Vorteil war der geringe Einarbeitungsaufwand, da die Anwendung einfach im Look & Feel von SAP zu bedienen ist und die Verbuchung in SAP erfolgt.

Das ReadSoft Cockpit für Lieferscheine steuert bei AREVA die SAP-Transaktion „MIGO“ für Warenbewegungen. Aus dem ReadSoft Cockpit kann der ReadSoft Web Cycle als Workflow gestartet werden. Damit lassen sich Rückfragen zum Wareneingangsbeleg und den Bestellungen sehr einfach und zeitnah via Lotus-Notes-E-Mail mit dem Einkauf klären.

Auch hier profitiert das Wareneingangsbüro von einer hohen Zeitersparnis gegenüber dem früheren Prozedere, bei dem die unklaren Belege zunächst kopiert und dann zur Klärung in die Hauspost gegeben wurden. „Außerdem sind diese Vorgänge dann bereits eindeutig im System dokumentiert, was beispielsweise bei einem späteren Nachvollziehen des Vorgangs von entscheidendem Vorteil ist, insbesondere bei einer Wirtschaftsprüfung“, betont Peter Weiß.

Ausschlaggebend für die Entscheidung von AREVA für das ReadSoft Cockpit waren die guten Erfahrungen der Kollegen im Rechnungswesen. Diese haben die bekannte Rechnungsverarbeitungslösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices mit dem nach gleichem Prinzip aufgebauten Invoice Cockpit bereits seit Anfang 2006 im Einsatz und seitdem ihre Prozesse optimiert.

Weltweit verfügt die AREVA-Holding in Paris über Lizenzen für 2,5 Millionen Rechnungen pro Jahr. Bei AREVA T&D in Regensburg werden derzeit rund 60.000 Rechnungen und 100.000 Lieferscheine im Jahr verarbeitet.

Mit dem ReadSoft Cockpit für Lieferscheine hat das Unternehmen bereits einen wichtigen Schritt zur Optimierung der Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse getan. Weitere Automatisierungen, wie zum Beispiel bei der Einpflege von Auftragsbestätigungen, können nun folgen.