Lieferanten über Extranet an die Rechnungsverarbeitung anbinden

ReadSoft und Ebydos erweitern ihre SAP-Invoices-Lösungen und binden nun auch Lieferanten in den automatisierten Rechnungsprozess ein. Hierfür wurde das SAP-Add-on Ebydos Web Board entwickelt. Ziel der Erweiterung der bisherigen gemeinsamen Lösungen ist es, die Kommunikation zwischen den Buchhaltungsabteilungen beider Geschäftspartner zu vereinfachen und zu verbessern. Das Ebydos Web Board ist eine Komponente, mit der alle oder nur ausgewählte Lieferanten eines Unternehmens über das Extranet aktuelle Statusinformationen zu ihren Rechnungen einholen. Die Lieferanten können so erkennen, ob ihre Rechnungen schon freigegeben wurden oder wo noch Prüfungen stattfinden. Dies vereinfacht die Arbeit der Buchhalter, die sonst telefonisch bei ihren Kunden nachhaken müssen. Gleichzeitig wird auch die Buchhaltungsabteilung des Geschäftspartners entlastet, denn es lassen sich auch Nachfragen zur Rechnung direkt mit dem Lieferanten über das System klären oder Verzögerungen mitteilen. Das Add-on lässt sich einfach und sicher in jede ReadSoft-Ebydos-Lösung in einer SAP-Umgebung einfügen und ergänzt das bisherige Lösungsangebot, welches aus der Basisapplikation ReadSoft DOCUMENTS for Invoices und den Ebydos-Produkten Invoice Cockpit und Web Cycle besteht. „Die Ebydos-Weiterentwicklungen von SAP-geeigneten Tools bieten Mehrwerte rund um den Rechnungsverarbeitungsprozess, die sich sonst nur mit Sonderprogrammierungen erzielen lassen. Das Ebydos Web Board ist fix und fertig und lässt sich daher ‚out of the Box’ in den Prozess integrieren“, betont ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl. „Wir sehen den Vorteil darin, enge und gute Beziehungen unserer Kunden zu ihren Lieferanten noch weiter zu festigen, in dem man sie auch in wirtschaftliche Prozesse mit einbezieht und die Kommunikation untereinander vereinfacht.“

Trotz der Öffnung des eigenen SAP-Systems für Externe ist die Lösung sehr sicher: Der Buchhalter legt im Ebydos Web Board fest, welche seiner Lieferanten in den Workflow mit einbezogen werden sollen und welche Daten diese einsehen dürfen. Hierzu gehören Rechnungsbild und -daten wie Bestell- und Rechnungsnummer. Vertrauliche Informationen und interne Notizen bleiben dagegen vor jeglichem externen Zugriff geschützt. Die Lieferanten, denen der Zugang über das Ebydos Web Board gewährt wird, erhalten ihre persönlichen Zugangsdaten für das Extranet, die dann bis auf Widerruf gültig bleiben.

Das Ebydos Web Board wurde ursprünglich für den US-Markt entwickelt. Amerikanische Unternehmen wollen zunehmend ihren Lieferanten die Möglichkeit einräumen, auch ihre Rechnungen online einzustellen. Auf diese Weise wird die Rechnungseingangsbearbeitung zusätzlich beschleunigt, weil die Prozessschritte der Rechnungserstellung, des -Versands sowie des Scannens und Erfassens völlig entfallen.