Gleich mehrere Ziele verfolgte die Sanofi-Aventis Deutschland GmbH, Tochtergesellschaft eines der weltweit führenden Pharmaunternehmen und der Nummer Eins in Europa, bei der Einführung der Rechnungsverarbeitungslösung DOCUMENTS for Invoices von ReadSoft. Projektleiter Heinrich Haas, Accounts Payable Manager bei Sanofi-Aventis Deutschland, wollte den Verarbeitungsaufwand für die rund 230.000 papierbasierten Eingangsrechnungen pro Jahr minimieren, die Rechnungsprüfung schneller und kostengünstiger realisieren und die Qualität des Prozesses erhöhen. Als Pharmakonzern im internationalen Wettbewerb muss Sanofi-Aventis kontinuierlich seine Prozesse optimieren, um langfristig Arbeitsplätze zu sichern. Bei der Auswahl der geeigneten Lösung überzeugten das Preis-Leistungsverhältnis sowie das ReadSoft-Konzept von Beginn an. Sanofi-Aventis erfasst dabei die Kopfdaten der Rechnungen und leitet die Positionsdaten („Line Items“) aus den Bestellpositionen ab, was sich mit DOCUMENTS for Invoices einfach umsetzen ließ. Zusätzlich zu papierbasierten Rechnungen werden auch PDF-Dokumente verarbeitet. „Die Entscheidung für ReadSoft wurde vom ganzen Team getragen. Die Mitarbeiter stehen technologischen Neuerungen offen gegenüber und brachten eigene Ideen und Vorschläge ein. Die Akzeptanz der Lösung ist dadurch sehr hoch“, berichtet Heinrich Haas. Das Projekt hatte von der Vorauswahl, über das Pflichtenheft, das Customizing bis zur Schulung der Mitarbeiter und Einführung eine Laufzeit von weniger als einem Jahr.
Die Gesamtlösung wird bei Sanofi-Aventis zentral am Standort Frankfurt-Höchst eingesetzt und besteht aus DOCUMENTS for Invoices und dem zertifizierten SAP-Add-on Invoice Cockpit. Vom Cockpit als „Single Point of Entry“ wird der gesamte Abstimmungs- und Buchungsprozess gesteuert. Nach dem Scannen werden die relevanten Rechnungskopf- und Zuordnungsdaten automatisch ausgelesen. Über das Cockpit werden im darauffolgenden Schritt die Positionsdaten ergänzt. Dabei ist zwischen Rechnungen mit und ohne Bestellbezug zu unterscheiden. Im ersteren Fall werden die Daten automatisch über die SAP-Bestellhistorie abgeleitet und über den Sachbearbeiter im SAP gebucht. „Die automatischen Übernahmen und Ableitungen der Rechnungsdaten stellen eine wichtige Prozessverbesserung infolge der nun komplett automatisierten Abläufe dar“, erläutert Haas. Auch bei Rechnungen ohne Bestellbezug erreicht die ReadSoft-Lösung eine sehr hohe Erkennungsrate bei den gelesenen Rechnungskopf- und Zuordnungsdaten.
Über den angebundenen Workflow können die Rechnungen zur Prüfung und Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter und Entscheider weitergeleitet werden. Mit dem Invoice Cockpit behält Sanofi-Aventis im Rechnungswesen stets den Überblick über den Status der einzelnen Rechnungen. Mit der ReadSoft-Lösung wurde die Lücke zwischen Papierrechnungen, dem optischen OpenText/IXOS-Archivsystem und einem eigenentwickelten Workflow in der SAP-Umgebung geschlossen. Bereits seit 1997 wurden bei Sanofi-Aventis Rechnungen optisch vorarchiviert. Auch in Bezug auf die elektronische Rechnungsverarbeitung besaß man bereits Erfahrungen, denn XML-basierte Rechnungen wurden schon länger automatisiert verarbeitet.
Die Zusammenarbeit mit ReadSoft im Projekt war sehr erfolgreich. So will man bei Sanofi-Aventis Deutschland auch in Zukunft eng mit dem Anbieter aus Neu-Isenburg zusammenarbeiten. Noch in diesem Jahr soll der ReadSoft Analyser, das Statistiktool für den Invoice-Prozess, eingesetzt werden, mit dem sich der Prozess weiter automatisieren und verbessern lässt und Schwachstellen durch ABC-Analysen aufgedeckt werden können.
Die Gesamtlösung wird bei Sanofi-Aventis zentral am Standort Frankfurt-Höchst eingesetzt und besteht aus DOCUMENTS for Invoices und dem zertifizierten SAP-Add-on Invoice Cockpit. Vom Cockpit als „Single Point of Entry“ wird der gesamte Abstimmungs- und Buchungsprozess gesteuert. Nach dem Scannen werden die relevanten Rechnungskopf- und Zuordnungsdaten automatisch ausgelesen. Über das Cockpit werden im darauffolgenden Schritt die Positionsdaten ergänzt. Dabei ist zwischen Rechnungen mit und ohne Bestellbezug zu unterscheiden. Im ersteren Fall werden die Daten automatisch über die SAP-Bestellhistorie abgeleitet und über den Sachbearbeiter im SAP gebucht. „Die automatischen Übernahmen und Ableitungen der Rechnungsdaten stellen eine wichtige Prozessverbesserung infolge der nun komplett automatisierten Abläufe dar“, erläutert Haas. Auch bei Rechnungen ohne Bestellbezug erreicht die ReadSoft-Lösung eine sehr hohe Erkennungsrate bei den gelesenen Rechnungskopf- und Zuordnungsdaten.
Über den angebundenen Workflow können die Rechnungen zur Prüfung und Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter und Entscheider weitergeleitet werden. Mit dem Invoice Cockpit behält Sanofi-Aventis im Rechnungswesen stets den Überblick über den Status der einzelnen Rechnungen. Mit der ReadSoft-Lösung wurde die Lücke zwischen Papierrechnungen, dem optischen OpenText/IXOS-Archivsystem und einem eigenentwickelten Workflow in der SAP-Umgebung geschlossen. Bereits seit 1997 wurden bei Sanofi-Aventis Rechnungen optisch vorarchiviert. Auch in Bezug auf die elektronische Rechnungsverarbeitung besaß man bereits Erfahrungen, denn XML-basierte Rechnungen wurden schon länger automatisiert verarbeitet.
Die Zusammenarbeit mit ReadSoft im Projekt war sehr erfolgreich. So will man bei Sanofi-Aventis Deutschland auch in Zukunft eng mit dem Anbieter aus Neu-Isenburg zusammenarbeiten. Noch in diesem Jahr soll der ReadSoft Analyser, das Statistiktool für den Invoice-Prozess, eingesetzt werden, mit dem sich der Prozess weiter automatisieren und verbessern lässt und Schwachstellen durch ABC-Analysen aufgedeckt werden können.
