Ganzheitliche Rechnungsverarbeitungsprozesse von der Erfassung bis hin zur Archivierung sind das Thema der ReadSoft GmbH auf der Systems 2006 (23. bis 27. Oktober 2006). Hier zeigt der Anbieter der in Deutschland und weltweit vielfach eingesetzten Lösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices auch eine Archivanbindung an Windream. In diesem Archiv können Anwender die gescannten Rechnungs-Images schnell recherchieren und anzeigen lassen. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices bildet die Basis für eine Optimierung des Rechnungswesens. Die Software bietet eine durchgängige technische Unterstützung sowie einen hohen Automatisierungsgrad für diesen Prozess bis hin zur automatischen Rechnungsbuchung. Die Lösung übernimmt das Auslesen von Rechnungsdaten auf gescannten Eingangsbelegen sowie die formale Rechnungsprüfung. Hierzu gehört unter anderem die Kontrolle, ob eine Rechnung die in der Steuergesetzgebung geforderten Pflichtinformationen enthält wie Steuernummer, Umsatzsteuer-Identfikationsnummer des Lieferanten, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Zeitpunkt der Lieferung sowie verschiedene weitere Daten. Rechnungen, die diese formalen Vorgaben nicht erfüllen, werden für den Anwender gekennzeichnet und sind vom Vorsteuerabzug ausgenommen. Darüber hinaus übernimmt ReadSoft DOCUMENTS for Invoices den Abgleich mit Bestelldaten aus einem ERP-System. Möglich ist dabei auch das zeilengenaue Erkennen von Line-Items, den jeweiligen Rechnungspositionen. Ebenfalls präsentiert wird das Ebydos Invoice Cockpit, welches als Schaltzentrale in der vertrauten SAP-Umgebung für sämtliche Rechnungsbelege auf der Basislösung von ReadSoft aufsetzt. Mit diesem zertifizierten SAP-Add-on des ReadSoft-Partners Ebydos AG kann in der Buchhaltung jeder Bearbeitungsschritt entweder direkt durchgeführt oder initiiert werden. Das Invoice Cockpit bietet einen Blick auf die Belegdaten sowie die gescannten Rechnungen im elektronischen Archiv. Weiterhin ermöglicht es per Klick eine direkte Sicht auf die Lieferanten- und Bestelldaten in SAP.
Die Lösungen von ReadSoft integrieren alle in den Rechnungsprozess einbezogenen Abteilungen wie Buchhaltung, Einkauf, Wareneingang sowie auch Sachbearbeiter und Führungskräfte, die Rechnungen prüfen und freigeben. Dabei sind die einzelnen Komponenten optimal aufeinander abgestimmt und durch den Produktiveinsatz bei mehr als 100 Kunden in Deutschland in der Praxis erprobt. Von Vorteil ist insbesondere die nahtlose Integration der Rechnungsverarbeitung in die ERP-Umgebung des Anwenders. Die Erfahrung von ReadSoft in zahlreichen Projekte auch bei international tätigen Konzernen ermöglichen es heute, die Lösung innerhalb sehr kurzfristiger Projektlaufzeiten einzuführen und – unter anderem abhängig vom jeweiligen Rechnungsvolumen – mit kurzfristig interessantem Return-on-Investment zu gestalten. ReadSoft übernimmt in diesen Projekten nicht nur die technische Implementierung, sondern leistet auch die Beratung hinsichtlich organisatorischer Prozessoptimierung, die in sehr vielen Unternehmen notwendig ist.
„Die besten Ergebnisse im Rechnungsverarbeitungsprozess erzielen wir bei Unternehmen, bei denen sowohl der Einkauf als auch die Buchhaltung in das Projekt einbezogen ist“, erläutert ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl einen wesentlichen Ansatz. „Ein Beispiel: Nur wenn die Bestelldaten so eingegeben sind, dass diese später mit Rechnungsdaten abgeglichen werden können, lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erreichen und Rechnungen ohne manuellen Eingriff buchen.“
Die Lösungen von ReadSoft integrieren alle in den Rechnungsprozess einbezogenen Abteilungen wie Buchhaltung, Einkauf, Wareneingang sowie auch Sachbearbeiter und Führungskräfte, die Rechnungen prüfen und freigeben. Dabei sind die einzelnen Komponenten optimal aufeinander abgestimmt und durch den Produktiveinsatz bei mehr als 100 Kunden in Deutschland in der Praxis erprobt. Von Vorteil ist insbesondere die nahtlose Integration der Rechnungsverarbeitung in die ERP-Umgebung des Anwenders. Die Erfahrung von ReadSoft in zahlreichen Projekte auch bei international tätigen Konzernen ermöglichen es heute, die Lösung innerhalb sehr kurzfristiger Projektlaufzeiten einzuführen und – unter anderem abhängig vom jeweiligen Rechnungsvolumen – mit kurzfristig interessantem Return-on-Investment zu gestalten. ReadSoft übernimmt in diesen Projekten nicht nur die technische Implementierung, sondern leistet auch die Beratung hinsichtlich organisatorischer Prozessoptimierung, die in sehr vielen Unternehmen notwendig ist.
„Die besten Ergebnisse im Rechnungsverarbeitungsprozess erzielen wir bei Unternehmen, bei denen sowohl der Einkauf als auch die Buchhaltung in das Projekt einbezogen ist“, erläutert ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl einen wesentlichen Ansatz. „Ein Beispiel: Nur wenn die Bestelldaten so eingegeben sind, dass diese später mit Rechnungsdaten abgeglichen werden können, lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erreichen und Rechnungen ohne manuellen Eingriff buchen.“
