Die ReadSoft GmbH, marktführender Anbieter von Software-Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse, hat die fünf wesentlichen Schritte aufgelistet, die bei der Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP Beachtung finden müssen. "Das A und O für den automatisierten Prozess ist eine hohe Datenqualität der Eingangsrechnungen. Diese Basis muss geschaffen werden, damit ein Rechnungsverarbeitungsprojekt erfolgreich abgeschlossen werden kann", nennt ReadSoft-Geschäftsführer Oliver Hoffmann ein wichtiges Kriterium.
Einbeziehen von Einkauf und Lieferanten
Ein wesentlicher Faktor im Bereich der Rechnungsautomatisierung ist die Erhöhung der Datenqualität. Hierfür muss bereits im Einkauf Einfluss auf die Informationen genommen werden, die später in einer Rechnung aufgeführt sind. Wenn Einkauf und Rechnungswesen eng zusammen arbeiten, erhöht das die Chancen auf eine hohe Automatisierungsquote erheblich. Dies ist möglich, indem man die Lieferanten identifiziert, bei denen ein automatisierter Abgleich mit Bestelldaten nicht möglich ist oder bei denen oft Rückfragen auftreten. Potenzielle Fehlerquellen bei der Bestellung lassen sich dann leichter feststellen und im nächsten Schritt beseitigen. Wichtig für den automatisierten Prozess sind beispielsweise ein Bestellbezug auf den Eingangsrechnungen sowie konsistente Preise. Nur wenn diese Informationen vorliegen und die Datenqualität stimmt, kann ein möglichst hoher Anteil an Rechnungen automatisiert erkannt und durchgebucht werden. Es ist daher ratsam, alle Lieferanten frühzeitig über die Umstellung auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung zu informieren.
Projektzeitplan abstimmen
Die meisten Vorgänge im Rechnungswesen sind zeitkritisch. Der Projektplan und auch der Zeitpunkt des geplanten Go-Lives muss daher exakt auf Termine wie beispielsweise den Quartals- oder Jahresabschluss und zeitliche Rahmenbedingungen abgestimmt werden. Der Zeitplan selbst ist abhängig vom Umfang des Projekts: Ist eine standardisierte Invoices-Einführung nach einem Best-Practice-Modell vorgesehen, der nur wenige Wochen in Anspruch nimmt? Oder sind individuelle Anpassungen notwendig, beispielsweise beim Genehmigungsworkflow? Letzteres bedeutet höhere zeitliche Aufwände und auch eine längere Testphase. Insbesondere sollten im Projekt auch zeitliche Puffer für die Schulungstermine von normalen Anwendern, Key-Usern und Administratoren eingeplant werden.
Internationaler Rollout
Soll die Lösung zur automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung in mehreren Niederlassungen beziehungsweise in einem oder mehreren Ländern eingeführt werden, ist frühzeitig zu planen, ob dies zeitgleich oder in mehreren Phasen erfolgen kann. Entsprechend müssen die interne Kommunikation und die einzelnen Ressourcen aufeinander abgestimmt sein. Bei einem Rollout in mehreren Ländern ist es relevant, dass der Lösungsanbieter in den Zielländern vertreten ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass zum einen die landesspezifische Rechnungslegung im Projekt berücksichtigt wird und zum anderen die Mitarbeiter vor Ort Unterstützung in der jeweiligen Landessprache erhalten.
Rechnungseingang zentralisieren
Damit alle Rechnungen schnell und lückenlos elektronisch erfasst werden können, sollten alle Rechnungen an einer zentralen Stelle eintreffen. Hierzu ist es gegebenenfalls notwendig, allen Lieferanten eine neue Rechnungsanschrift und den geplanten Stichtag der Umstellung mitzuteilen. Zeitgleich können die Geschäfts-Partner darüber informiert werden, welche Informationen die Rechnungen zukünftig enthalten müssen, damit sie im Rechnungsprozess schnell und reibungslos bearbeitet werden können. Auch intern müssen alle Mitarbeiter, die mit externen Lieferanten zusammen arbeiten, Informationen darüber haben, an welche Anschrift Rechnungen zu senden sind, damit sie diese bei Bestellungen richtig angeben.
Workflow-Prozess einführen
Der Prüf- und Genehmigungsprozess ist ein wichtiger Punkt bei jedem Rechnungsprozess. Vor der Einführung sollte überlegt werden, welche Anwender oder Geschäftsbereiche hier einbezogen werden müssen. Haben alle Mitarbeiter eine SAP-Lizenz? Oder werden über eine webbasierte Applikationen auch andere Nutzer in den Workflow integriert? Darüber hinaus muss frühzeitig festgelegt werden, wie viele Stufen der Workflow haben muss. Bei vielen Unternehmen genügt eine einfache Freigabe durch einen Mitarbeiter, bei anderen hingegen sind - in Abhängigkeit von den Rechnungsbeträgen - mehrere Freigaben bis zur Geschäftsleitungsebene notwendig.
Ein wichtiger Baustein im Projekt ist eine hohe Akzeptanz der Rechnungsverarbeitungslösung durch die Mitarbeiter. Deshalb sollten die Anwender im Umgang mit der neuen Software und vor allem mit dem Genehmigungs-Workflow geschult werden. Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, zusätzlich ein intensiveres Training mit Key-Usern und Administratoren durchzuführen, die beispielsweise auch die Optimierung des Systems betreuen sollen.
Einbeziehen von Einkauf und Lieferanten
Ein wesentlicher Faktor im Bereich der Rechnungsautomatisierung ist die Erhöhung der Datenqualität. Hierfür muss bereits im Einkauf Einfluss auf die Informationen genommen werden, die später in einer Rechnung aufgeführt sind. Wenn Einkauf und Rechnungswesen eng zusammen arbeiten, erhöht das die Chancen auf eine hohe Automatisierungsquote erheblich. Dies ist möglich, indem man die Lieferanten identifiziert, bei denen ein automatisierter Abgleich mit Bestelldaten nicht möglich ist oder bei denen oft Rückfragen auftreten. Potenzielle Fehlerquellen bei der Bestellung lassen sich dann leichter feststellen und im nächsten Schritt beseitigen. Wichtig für den automatisierten Prozess sind beispielsweise ein Bestellbezug auf den Eingangsrechnungen sowie konsistente Preise. Nur wenn diese Informationen vorliegen und die Datenqualität stimmt, kann ein möglichst hoher Anteil an Rechnungen automatisiert erkannt und durchgebucht werden. Es ist daher ratsam, alle Lieferanten frühzeitig über die Umstellung auf eine automatisierte Rechnungsverarbeitung zu informieren.
Projektzeitplan abstimmen
Die meisten Vorgänge im Rechnungswesen sind zeitkritisch. Der Projektplan und auch der Zeitpunkt des geplanten Go-Lives muss daher exakt auf Termine wie beispielsweise den Quartals- oder Jahresabschluss und zeitliche Rahmenbedingungen abgestimmt werden. Der Zeitplan selbst ist abhängig vom Umfang des Projekts: Ist eine standardisierte Invoices-Einführung nach einem Best-Practice-Modell vorgesehen, der nur wenige Wochen in Anspruch nimmt? Oder sind individuelle Anpassungen notwendig, beispielsweise beim Genehmigungsworkflow? Letzteres bedeutet höhere zeitliche Aufwände und auch eine längere Testphase. Insbesondere sollten im Projekt auch zeitliche Puffer für die Schulungstermine von normalen Anwendern, Key-Usern und Administratoren eingeplant werden.
Internationaler Rollout
Soll die Lösung zur automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung in mehreren Niederlassungen beziehungsweise in einem oder mehreren Ländern eingeführt werden, ist frühzeitig zu planen, ob dies zeitgleich oder in mehreren Phasen erfolgen kann. Entsprechend müssen die interne Kommunikation und die einzelnen Ressourcen aufeinander abgestimmt sein. Bei einem Rollout in mehreren Ländern ist es relevant, dass der Lösungsanbieter in den Zielländern vertreten ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass zum einen die landesspezifische Rechnungslegung im Projekt berücksichtigt wird und zum anderen die Mitarbeiter vor Ort Unterstützung in der jeweiligen Landessprache erhalten.
Rechnungseingang zentralisieren
Damit alle Rechnungen schnell und lückenlos elektronisch erfasst werden können, sollten alle Rechnungen an einer zentralen Stelle eintreffen. Hierzu ist es gegebenenfalls notwendig, allen Lieferanten eine neue Rechnungsanschrift und den geplanten Stichtag der Umstellung mitzuteilen. Zeitgleich können die Geschäfts-Partner darüber informiert werden, welche Informationen die Rechnungen zukünftig enthalten müssen, damit sie im Rechnungsprozess schnell und reibungslos bearbeitet werden können. Auch intern müssen alle Mitarbeiter, die mit externen Lieferanten zusammen arbeiten, Informationen darüber haben, an welche Anschrift Rechnungen zu senden sind, damit sie diese bei Bestellungen richtig angeben.
Workflow-Prozess einführen
Der Prüf- und Genehmigungsprozess ist ein wichtiger Punkt bei jedem Rechnungsprozess. Vor der Einführung sollte überlegt werden, welche Anwender oder Geschäftsbereiche hier einbezogen werden müssen. Haben alle Mitarbeiter eine SAP-Lizenz? Oder werden über eine webbasierte Applikationen auch andere Nutzer in den Workflow integriert? Darüber hinaus muss frühzeitig festgelegt werden, wie viele Stufen der Workflow haben muss. Bei vielen Unternehmen genügt eine einfache Freigabe durch einen Mitarbeiter, bei anderen hingegen sind - in Abhängigkeit von den Rechnungsbeträgen - mehrere Freigaben bis zur Geschäftsleitungsebene notwendig.
Ein wichtiger Baustein im Projekt ist eine hohe Akzeptanz der Rechnungsverarbeitungslösung durch die Mitarbeiter. Deshalb sollten die Anwender im Umgang mit der neuen Software und vor allem mit dem Genehmigungs-Workflow geschult werden. Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, zusätzlich ein intensiveres Training mit Key-Usern und Administratoren durchzuführen, die beispielsweise auch die Optimierung des Systems betreuen sollen.
