Die Stadtwerke Passau GmbH erfasst jetzt ihre Zählerstandsbelege in den Bereichen Strom, Wasser und Gas mit der Data-Capture-Lösung FORMS von ReadSoft. Die Software kommt seit Juli diesen Jahres bereits jeden Monat zum Einsatz, wenn die Ableseberichte von gewerblichen Großkunden (sogenannten Sondervertragskunden) eintreffen. Im Dezember werden dann auch die rund 62.000 Jahresend-Zählerstände von insgesamt rund 38.500 Kunden mit der Lösung erfasst. FORMS übergibt Daten wie Zählerstand und Ablesedatum direkt an das Abrechnungssystem Schleupen CS. Zusätzlich wird ein Primärschlüssel übertragen, mit dem das entsprechende Ablesezählwerk eindeutig identifiziert werden kann. Das Projekt wurde von dem zertifizierten ReadSoft-Partner Ralf Knettel-Adler IT-Consulting, ebenfalls mit Sitz in Passau, durchgeführt. FORMS wurde innerhalb von nur einem Tag implementiert und die Anwender bei dem Energieversorger entsprechend eingewiesen. Vor der Einführung der Lösung hatte man die Zählerstände manuell in das Abrechnungssystem eingegeben. Deutliche Zeiteinsparungen bei der Datenerfassung sowie eine Qualitätsverbesserung bei der Zählerstandsabrechnung sind die wesentlichen Ziele der Stadtwerke Passau.
"Die einfache Handhabung, Flexibilität sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis der Software, aber auch ein guter Draht zum ReadSoft-Partner RKA-IT-Consulting vor Ort waren wesentliche Kriterien für die Entscheidung, FORMS einzusetzen", fasst Thomas Grübl zusammen, bei den Stadtwerken Passau verantwortlicher Kundenberater für Sondervertragskunden. Bis heute sind die Erfahrungen durchweg positiv: Monatlich können die ca. 315 verschiedenen, mehrseitigen Ablesebelege der Großkunden effizient erfasst werden. Um auch zum Jahresende eine reibungslose Erfassung der ca. 62.000 Zählerstände sicher zu stellen, werden die zum Ablesen und Ausfüllen der Formulare eingesetzten Mitarbeiter - hier wird teilweise auf Aushilfskräfte zurückgegriffen - noch genau instruiert. Grübl: "Es kommt sehr auf das Schriftbild des Mitarbeiters an und ob er die Werte exakt in die richtigen Felder einträgt. Wenn der Ableser sich nicht an die Vorgaben hält, ist der Zeitaufwand beim anschließenden Überprüfen und Korrigieren am Monitor zu hoch." Um dem vorzubeugen, haben die Stadtwerke derzeit einen ausgefüllten Musterbogen von jedem Ableser angefordert, welcher dann zur Probe eingescannt und darauf überprüft werden soll, ob die Handschrift problemlos lesbar ist. Falls es bei einzelnen Mitarbeitern Schwierigkeiten geben sollte, werden diese noch genauer informiert, wie die Bögen auszufüllen sind. Auch der Ablesebogen selbst soll noch optimiert werden, um den Mitarbeitern das Ausfüllen zu erleichtern. "Wir sind sehr optimistisch, dass die Ablese-Aktion zum Jahresende gut verlaufen wird. Wenn wir im ersten Jahr eine Zeitersparnis von mindestens einem Drittel erreichen, sind wir zufrieden", erklärt Grübl.
Die Software FORMS wurde von den Stadtwerken Passau nicht zuletzt aufgrund geeigneter Referenzinstallationen im Energiemarkt ausgewählt. Sie ist bei den Stadtwerken an einem separaten Arbeitsplatz installiert, an dem auch ein Fujitsu-Scanner FI 4120C angeschlossen ist. Die gescannten Belege lassen sich am Monitor jederzeit wieder aufrufen. Eine revisionssichere Ablage in einem elektronischen Archivsystem ist zusätzlich für die Zukunft in Planung. Die Erfassungslösung FORMS wurde so eingerichtet, dass derzeit drei verschiedene Formulartypen erkannt werden können. Die Daten in den definierten Feldern liest die Software automatisch aus. Überprüft werden dabei nur die Angaben zu den Zählerständen selbst, nicht aber das Ablesedatum. Diese voreingestellten Layouts, die genau auf die verwendeten Formulare abgestimmt werden, können von den Anwendern bei Bedarf problemlos in Eigenregie abgeändert bzw. neu eingerichtet werden.
"Die einfache Handhabung, Flexibilität sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis der Software, aber auch ein guter Draht zum ReadSoft-Partner RKA-IT-Consulting vor Ort waren wesentliche Kriterien für die Entscheidung, FORMS einzusetzen", fasst Thomas Grübl zusammen, bei den Stadtwerken Passau verantwortlicher Kundenberater für Sondervertragskunden. Bis heute sind die Erfahrungen durchweg positiv: Monatlich können die ca. 315 verschiedenen, mehrseitigen Ablesebelege der Großkunden effizient erfasst werden. Um auch zum Jahresende eine reibungslose Erfassung der ca. 62.000 Zählerstände sicher zu stellen, werden die zum Ablesen und Ausfüllen der Formulare eingesetzten Mitarbeiter - hier wird teilweise auf Aushilfskräfte zurückgegriffen - noch genau instruiert. Grübl: "Es kommt sehr auf das Schriftbild des Mitarbeiters an und ob er die Werte exakt in die richtigen Felder einträgt. Wenn der Ableser sich nicht an die Vorgaben hält, ist der Zeitaufwand beim anschließenden Überprüfen und Korrigieren am Monitor zu hoch." Um dem vorzubeugen, haben die Stadtwerke derzeit einen ausgefüllten Musterbogen von jedem Ableser angefordert, welcher dann zur Probe eingescannt und darauf überprüft werden soll, ob die Handschrift problemlos lesbar ist. Falls es bei einzelnen Mitarbeitern Schwierigkeiten geben sollte, werden diese noch genauer informiert, wie die Bögen auszufüllen sind. Auch der Ablesebogen selbst soll noch optimiert werden, um den Mitarbeitern das Ausfüllen zu erleichtern. "Wir sind sehr optimistisch, dass die Ablese-Aktion zum Jahresende gut verlaufen wird. Wenn wir im ersten Jahr eine Zeitersparnis von mindestens einem Drittel erreichen, sind wir zufrieden", erklärt Grübl.
Die Software FORMS wurde von den Stadtwerken Passau nicht zuletzt aufgrund geeigneter Referenzinstallationen im Energiemarkt ausgewählt. Sie ist bei den Stadtwerken an einem separaten Arbeitsplatz installiert, an dem auch ein Fujitsu-Scanner FI 4120C angeschlossen ist. Die gescannten Belege lassen sich am Monitor jederzeit wieder aufrufen. Eine revisionssichere Ablage in einem elektronischen Archivsystem ist zusätzlich für die Zukunft in Planung. Die Erfassungslösung FORMS wurde so eingerichtet, dass derzeit drei verschiedene Formulartypen erkannt werden können. Die Daten in den definierten Feldern liest die Software automatisch aus. Überprüft werden dabei nur die Angaben zu den Zählerständen selbst, nicht aber das Ablesedatum. Diese voreingestellten Layouts, die genau auf die verwendeten Formulare abgestimmt werden, können von den Anwendern bei Bedarf problemlos in Eigenregie abgeändert bzw. neu eingerichtet werden.
