Der Automobilzulieferer ElringKlinger hat seine ReadSoft-Lösung zur Rechnungsverarbeitung um die Möglichkeit erweitert, Auftragsbestätigungen zu verarbeiten. Diese werden bei ElringKlinger gescannt und alle relevanten Daten wie Bestellnummer, Mengen, Preis und Lieferdatum ausgelesen. Zum Einsatz kommen dabei die Standardmodule „Scan“, „Interpret“ und „Verify“ von ReadSoft DOCUMENTS. Die Daten werden von der ReadSoft-Software als XML-File bereitgestellt und von dort über ein eigenes SAP-Programm abgeholt und in SAP importiert. Dort können die Auftragsbestätigungen mit Abweichungen über eine Selektion von Einkauf und Disposition bearbeitet werden. Stimmen die einzelnen Positionen mit der originären Bestellung überein, wird der Beleg direkt zur Bestellung hinzuarchiviert. ElringKlinger verarbeitet auf diesem Wege wöchentlich rund 50 Auftragsbestätigungen. Bei 75 Prozent passen die Auftragsbestätigungen mit der Bestellung zusammen, die Unstimmigkeiten bei den restlichen Belegen müssen individuell geklärt werden. Würden die Daten nicht auf Übereinstimmungen geprüft, habe das möglicherweise rechtliche Konsequenzen, weil die Auftragsbestätigung dann wie ein neues Angebot zu werten sei, welches angenommen wurde. „Außerdem ist es unser Ziel, alle Dokumente die zu einem Vorgang gehören, zusammenhängend im Archivsystem zu speichern. Dadurch sind die Informationen für die Sachbearbeiter im Einkauf und der Buchhaltung gleichermaßen im Zugriff und die Vorgänge damit für alle Prozessbeteiligten transparent“, erläutert Hartmut Gerberich, bei dem Automobilzulieferer verantwortlich für diese Erweiterung der bestehenden Lösung.
Hintergrund der Erweiterung sind die positiven Erfahrungen mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung, die mit der gleichen ReadSoft-Lösung realisiert wurde. Schon bei deren Auswahl im Jahr 2004 hatte der Projektleiter darauf geachtet, sich für ein standardisiertes, customizingfähiges und von der SAP zertifiziertes Produkt zu entscheiden. Wichtig war es für ElringKlinger vor allem, das Customizing der Lösung und spezifische Modifikationen aus den eigenen Reihen vornehmen zu können. Insgesamt werden bei ElringKlinger rund 70.000 Eingangsrechnungen pro Jahr elektronisch verarbeitet, Tendenz weiter steigend. Als „Single Point of Entry“ nutzt der Automobilzulieferer das Invoice Cockpit, das den aktuellen Status für jeden Beleg anzeigt und den Absprung auf die gescannte Rechnung oder direkt in SAP-Transaktionen ermöglicht. Zusätzlich ist bei ElringKlinger der ReadSoft Web Cycle im Einsatz, mit dem der Genehmigungs- und Freigabeworkflow für die Rechnungen im SAP realisiert wurde. So werden Vorstände und Führungskräfte eingebunden, die über den Webbrowser im Prozess adressiert sind. Darüber hinaus wurde die Möglichkeit geschaffen, dass die Mitarbeiter bei der Prüfung ihrer Handyrechungen in einem separaten Feld auch den Privatanteil der Rechnungen eintragen können.
Die Gesamtlösung für Rechnungen und Auftragsbestätigungen ist harmonisch in die SAP-Umgebung integriert und findet volle Akzeptanz bei den Anwendern. „Speziell die Zeitersparnis bei der Rechnungsprüfung und beim Abgleich von Auftragsbestätigung und Bestellung ist ein großer Vorteil“, so Olcay Zeybek, Leiter Rechnungswesen. Die Integration ist ein wichtiger Schritt zur Unterstützung der Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse. Weitere Automatisierungen sind geplant: So sollen demnächst auch Lieferscheine in das Gesamtsystem integriert werden.
Hintergrund der Erweiterung sind die positiven Erfahrungen mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung, die mit der gleichen ReadSoft-Lösung realisiert wurde. Schon bei deren Auswahl im Jahr 2004 hatte der Projektleiter darauf geachtet, sich für ein standardisiertes, customizingfähiges und von der SAP zertifiziertes Produkt zu entscheiden. Wichtig war es für ElringKlinger vor allem, das Customizing der Lösung und spezifische Modifikationen aus den eigenen Reihen vornehmen zu können. Insgesamt werden bei ElringKlinger rund 70.000 Eingangsrechnungen pro Jahr elektronisch verarbeitet, Tendenz weiter steigend. Als „Single Point of Entry“ nutzt der Automobilzulieferer das Invoice Cockpit, das den aktuellen Status für jeden Beleg anzeigt und den Absprung auf die gescannte Rechnung oder direkt in SAP-Transaktionen ermöglicht. Zusätzlich ist bei ElringKlinger der ReadSoft Web Cycle im Einsatz, mit dem der Genehmigungs- und Freigabeworkflow für die Rechnungen im SAP realisiert wurde. So werden Vorstände und Führungskräfte eingebunden, die über den Webbrowser im Prozess adressiert sind. Darüber hinaus wurde die Möglichkeit geschaffen, dass die Mitarbeiter bei der Prüfung ihrer Handyrechungen in einem separaten Feld auch den Privatanteil der Rechnungen eintragen können.
Die Gesamtlösung für Rechnungen und Auftragsbestätigungen ist harmonisch in die SAP-Umgebung integriert und findet volle Akzeptanz bei den Anwendern. „Speziell die Zeitersparnis bei der Rechnungsprüfung und beim Abgleich von Auftragsbestätigung und Bestellung ist ein großer Vorteil“, so Olcay Zeybek, Leiter Rechnungswesen. Die Integration ist ein wichtiger Schritt zur Unterstützung der Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse. Weitere Automatisierungen sind geplant: So sollen demnächst auch Lieferscheine in das Gesamtsystem integriert werden.
