Der Automobilzulieferer ElringKlinger hat am Firmensitz in Dettingen die Rechnungsverarbeitungslösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices von ReadSoft eingeführt und in SAP integriert. Mit dieser Software verarbeitet das auf Dichtungs-, Abschirm- und Modultechnik spezialisierte Unternehmen jährlich rund 70.000 Eingangsrechnungen. Seit der Einführung konnte eine gute Automatisierung des Prozesses erreicht werden. Insbesondere bleiben den Mitarbeitern im Rechnungswesen freie Kapazitäten, um die Tochtergesellschaften bei der SAP-Einführung zu unterstützen. Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung hatte Projektleiter Olcay Zeybek, Leiter Rechnungswesen bei ElringKlinger, intensiv auf der DMS-Expo und im Internet recherchiert. Entscheidend war unter anderem die Tatsache, dass ReadSoft und deren Partner für die SAP-Integration, die Ebydos AG, praxisbewährte, customizingfähige Standardprodukte anbieten. „Wir wollten im Rechnungswesen eigenständig mit der Software arbeiten, ohne dass hierfür Programmierkenntnisse vorausgesetzt werden. Modifizierungen sollte die SAP-Abteilung bzw. der Fachbereich im eigenen Hause vornehmen können“, erläutert Olcay Zeybek die Strategie. Besondere Pluspunkte brachten auch die komfortable Integration der Rechnungsverarbeitung in SAP durch das Ebydos Invoice Cockpit sowie der Prüf- und Freigabe-Workflow mit Ebydos Web Cycle. Gerade der Prozess der Rechnungsprüfung war für ElringKlinger eine wesentliche Anforderung im Projekt, denn hier mussten zahlreiche Mitarbeiter ohne SAP-Lizenz eingebunden werden, darunter Vorstände und Führungskräfte. Realisiert wird dies über eine separate Liste mit Personen, denen eine Rechnung zur Prüfung elektronisch zugesendet werden kann. Eine Zusatzprogrammierung in der Workflowkomponente Web Cycle ermöglicht es, dass die Mitarbeiter von ElringKlinger nicht nur ihre Handyrechnungen prüfen, sondern in einem separaten Feld auch den Privatanteil der Rechnungen ausweisen können.
Die automatisierte Erfassung von Rechnungen wurde bei dem Automobilspezialisten etappenweise eingeführt. Zunächst wurden Rechnungen ohne Bestellbezug gescannt und optimiert, danach die A-Lieferanten, die etwa die Hälfte der Rechnungen mit Bestellbezug ausmachten. Zum Schluss wurden die restlichen Lieferanten in die automatisierte Verarbeitung mit aufgenommen. Die Rechnungen mit einem Bestellbezug werden automatisiert mit den Bestelldaten im SAP-Materialmanagement abgeglichen. Hierfür liest die Software von ReadSoft sogar Line-Items, also einzelne Rechnungspositionen aus.
Herausforderungen in der täglichen Arbeit bringt immer wieder das völlig uneinheitliche Beleggut mit sich: Besonders ausländische Lieferanten fallen durch eine schlechte Papierqualität, zu helles Druckbild und eine schwierige Positionierung von Schlüsselinformationen auf den Rechnungsbelegen auf.
Seit dem Go-Life arbeitet ElringKlinger kontinuierlich an der Optimierung der Prozesse, um die Automatisierungsrate, sprich die Dunkelverarbeitung der Eingangsrechnungen vom Scannen bis zur automatischen Buchung, immer weiter zu verbessern. Auch Erweiterungen der Lösung sind jetzt geplant: So sollen durch eine weitere Zusatzprogrammierung auch Auftragsbestätigungen gescannt und in SAP verarbeitet werden. Ebenfalls vorgesehen ist das Scannen von Lieferscheinen, die über ähnliche Prozessroutinen wie die Eingangsrechnungen das System durchlaufen sollen.
Die automatisierte Erfassung von Rechnungen wurde bei dem Automobilspezialisten etappenweise eingeführt. Zunächst wurden Rechnungen ohne Bestellbezug gescannt und optimiert, danach die A-Lieferanten, die etwa die Hälfte der Rechnungen mit Bestellbezug ausmachten. Zum Schluss wurden die restlichen Lieferanten in die automatisierte Verarbeitung mit aufgenommen. Die Rechnungen mit einem Bestellbezug werden automatisiert mit den Bestelldaten im SAP-Materialmanagement abgeglichen. Hierfür liest die Software von ReadSoft sogar Line-Items, also einzelne Rechnungspositionen aus.
Herausforderungen in der täglichen Arbeit bringt immer wieder das völlig uneinheitliche Beleggut mit sich: Besonders ausländische Lieferanten fallen durch eine schlechte Papierqualität, zu helles Druckbild und eine schwierige Positionierung von Schlüsselinformationen auf den Rechnungsbelegen auf.
Seit dem Go-Life arbeitet ElringKlinger kontinuierlich an der Optimierung der Prozesse, um die Automatisierungsrate, sprich die Dunkelverarbeitung der Eingangsrechnungen vom Scannen bis zur automatischen Buchung, immer weiter zu verbessern. Auch Erweiterungen der Lösung sind jetzt geplant: So sollen durch eine weitere Zusatzprogrammierung auch Auftragsbestätigungen gescannt und in SAP verarbeitet werden. Ebenfalls vorgesehen ist das Scannen von Lieferscheinen, die über ähnliche Prozessroutinen wie die Eingangsrechnungen das System durchlaufen sollen.
