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Pressemitteilung BoxID: 775598 (ProPress Verlagsgesellschaft mbH)
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Die Beschaffung und Einführung der elektronischen Akte und von Dokumentenmanagementsystemen

02. März 2016, Bonn / 07. Oktober 2016, München

(PresseBox) (Bonn, ) Die Beschaffung einer elektronischen Akte in Form eines integrierten Dokumenten­management- / Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) stellt nach wie vor besondere Anford­erungen sowohl an die beteiligten Fachabteilungen wie auch die Vergabestellen.

Die E-Akte soll meist die vorhandenen Strukturen und Prozesse abbilden, ohne in die Strukturen und Prozesse einzugreifen („Ein IT-Projekt ist ja genug, bitte nicht auch noch ein Organisations- oder gar Veränderungsprojekt dazu!“). Deshalb gerät die Erhebung der Anforderungen beliebig komplex, denn es wird kaum standardisiert. Oftmals werden die erhobenen Anforderungen nicht rigoros priorisiert und gekürzt – im Gegenteil wird gerne jede „Sonderlocke“ als „wesentliche“ Anforderung dargestellt.

Dies erhöht die Komplexität, die Anforderungen in bewertbare Kriterien einer Leistungs­be­schreibung zu transformieren. Denn es gibt kein System „out-of-the-box“, alle am Markt erhältlichen E-Akte-Systeme müssen an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisations­ein­heiten angepasst werden. Deshalb ist es umso wesentlicher, dass in der Leistungsbeschreibung klare, definierte Kriterien formuliert werden, die Auslegungen nicht zugänglich sind

Eine sorgfältig erstellte und qualitativ hochwertige Leistungs­beschreib­ung stellt das A und O einer erfolgreichen E-Akte-Beschaffung dar. Das Vergabeverfahren selbst ist ebenfalls sehr anspruchsvoll in seiner Durchführung. Eine sorgfältige Vorbereitung und strategische Planung sind daher für einen wirtschaftlichen Vergabewettbewerb unerlässlich. Die rechtlichen Vorgaben sind in Einklang zu bringen mit den Zielen des öffentlichen Auftraggebers, insbesondere unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung.

Anhand von anschaulichen Beispielen und im interaktiven Austausch mit den Teilnehmern vermittelt das Seminar grundlegendes Wissen darüber, wie ein wirtschaftliches und rechtskonformes Vergabeverfahren durchgeführt und andererseits eine ordnungsgemäße Leistungserbringung sichergestellt werden kann.

Themenüberblick, 09:30-17:00 Uhr:

Kurze Einleitung, Kontext EGovG

Das Beschaffungsverfahren
• Rechtsgrundlagen
• Vergaberechtliche Grundsätze
• Arten von Vergabeverfahren
• Die Vergabeunterlagen
• Ablauf einer Beschaffung
• Dokumentationspflichten
• Transparenzpflichten
• Rechtsschutzfragen

Die Prüfung und Wertung der Angebote
• Zwingend auszuschließende Angebote
• Folgen fehlender Erklärungen und Nachweise
• Eignungsprüfung und Abgrenzung zur Leistung
• Bietergemeinschaften und Nachunternehmer
• Berücksichtigung von „Newcomern“
• Die Möglichkeit zur Berücksichtigung von (schlechten) Erfahrungen
• Bewertungsmethoden

Die Leistungsbeschreibung
• Rechtliche Anforderungen
• Zielführende Gestaltung
• Kriterienauswahl und -erstellung
• Exkurs: „Unter- und Geheimkriterien“
• Die Berücksichtigung von Teststellungen

Umsetzung des E-Akte-Systems
• (Juristisches) Umsetzungscontrolling
• Abnahmeprozess und -Kriterien
• „Stolperfallen“
• Exkurs: Notwendigkeit von Akzeptanzmanagement bei der Einführung einer E-Akte und prototypische Projektstrukturierung bei der Einführung einer E-Akte

Referenten:
• Christian Stetter, Rechtsanwalt, MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

• Jürgen Renfer, Abteilungsleiter Informationstechnologie, Geschäftsbereich III – Recht und Informationstechnologie, Kommunale Unfallversicherung Bayern / Bayerische Landesunfallkasse

Ort:
MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Paul-Wassermann-Str. 3, 81829 München
Hinweise zur Anfahrt finden Sie unter: www.mayburg.de/kontakt

Die Räumlichkeiten der Kanzlei sind verkehrstechnisch sowohl von der Innenstadt als auch vom Umland bequem über die direkten Anbindungen an die A94 und den Mittleren Ring zu erreichen. Ein kostenpflichtiges Parkhaus, der U-Bahnhof Messestadt-West der Linien U2 und U7 sowie die Haltestellen der Buslinien 38, 91, 263 und 264 befinden sich in fußläufiger Entfernung.

In Bonn findet das Seminar in einem zentral gelegenen Tagungshotel statt.

Gebühr:
450,- Euro zzgl. MwSt.

http://www.fuehrungskraefte-forum.de/?page_id=6980

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