Software Lizenzaudit – Was ist die beste Strategie?

Software Lizenzaudits - was ist die beste Strategie?
(PresseBox) ( Hamburg, )
Wenn die Aufforderung zu einem Software Audit bei einem Unternehmen eintrifft, müssen sich CIOs und Software Asset Manager für eine Strategie entschieden. Soll man die Auditbegehren des Herstellers knallhart ablehnen oder doch lieber nachgeben? Die Angst, dass bei zu harter Ablehnung der Eindruck erscheint, dass man etwas zu verbergen hat und der Hersteller es einem beim nächsten Lizenzkauf heimzahlen will und nur noch minimale Rabatte gewährt, ist berechtigt. Auf der anderen Seite können Kosten explodieren, wenn Software Kunden quasi alles umsetzen, was Hersteller verlangen.

Bei genaueren Überlegungen wird schnell klar, dass es keine allgemeingültige Strategie für ein Software Audit gibt. Es kommt immer auf den Einzelfall an. „Wir haben verschiedenste Audit-Szenarien analysiert und eine Entscheidungsmatrix für Software Audits erstellt“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits. Konkrete Beurteilungskriterien aufzustellen war dabei keine leichte Aufgabe. Unter anderen bezieht sich die Matrix auf die Fragen:
  1. Worauf bezieht sich der Hersteller (Vertrag oder gesetzliche Regelung)?
  2. Welches Recht liegt zu Grunde (zum Beispiel deutsches Recht oder US-Recht)?
  3. Wie ist mein Wissensstand über den konkreten Hersteller?
  4. Bin ich erpressbar?
Mit der neuen Entscheidungsmatrix, die auf den Erfahrungen unzähliger Software Audits beruht, finden Kunden schnell einen Anhaltspunkt, welche Strategie sich für eine genauere Betrachtung im Einzelfall lohnt. Darüber hinaus stellt die Lighthouse Alliance auf ihrer internen Plattform auch Muster-Antwortschreiben je Strategie zur Verfügung, die Unternehmen auf Ihren konkreten Fall anpassen können. Bei der Lighthouse Alliance tauschen sich seit Ende 2016 über 30 Unternehmen, darunter einige DAX-Konzerne, bezüglich Ihrer Erfahrungen bei Software Audits auf. Auf diese Weise sind viele Whitepaper, Musterverträge, Handlungsanweisungen und Musterschreiben entstanden, welche die Mitglieder auf der internen Plattform abrufen können.

„Neuerdings stellen wir fest, dass Hersteller kreativer werden, um ihre Kunden zu einem Software Audit zu zwingen“, meint Chairman Markus Oberg. „Beispielweise werden Audit-Aufforderungen nicht an die Firmenzentrale geschickt, sondern man versucht über Niederlassungen in Drittländern einen Einstieg zu finden“, ergänzt Christian Grave, Experte für Oracle Lizenzaudits. Es sind auch Fälle bekannt, bei denen Kunden eine Supportanfrage stellten und im Rahmen der Problemlösung vom Hersteller Daten erfasst wurden, die dann eine kurze Zeit später in einem Software Audit präsentiert wurden. In anderen Fällen erreichte das Unternehmen die Software Audit Aufforderungen per Email und schon zwei Stunden später versuchten Wirtschaftsprüfer die Datenbankadministratoren zu interviewen. „In wenigen Fällen mag ein Software Audit angebracht sein, da zweifelsfrei der Verdacht einer Urheberrechtsverletzung besteht. In der Regel sehen wir aber Audits, die eher der Erzielung von Lizenzumsätzen dienen sollen. Dem muss Einhalt geboten werden", erläutert Oberg.

Betroffene Unternehmen sollten sich nicht von Software-Herstellern unter Pauschalverdacht stellen lassen und auf ihre Rechte bestehen. Der Gesetzgeber hält hier klare Regelungen für eine Urheberrechtsverletzung bereit, die auch den Kunden schützen. Beispielsweise ist eine Untersuchung nur bei einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit zulässig, die auch vom Hersteller belegt werden muss. 

Über die Website der Lighthouse Alliance können Unternehmen Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich in einem unverbindlichen Gespräch genauer informieren:

www.lighthouse-alliance.com
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