Zur Reduzierung von Kosten in der Verwaltung setzen Kommunen und öffentlichen Einrichtungen zunehmend auf die elektronische Abwicklung von Prozessen. Einen der wichtigsten Bereiche stellt dabei die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen dar, die zur Gewährleistung eines funktionierenden Gemeinwesens in erheblichem Umfang notwendig sind. Als eine der ersten Städte hat die Stadt Leipzig das Produkt perVergabe des IT-Dienstleisters perdata in ihrer Verwaltung eingeführt und führt damit zukünftig Vergabeprozesse von der ersten verwaltungsinternen Entscheidung einer Vergabe bis zum Zuschlag elektronisch durch.
Für die Einkaufsprozesse von Kommunen und anderen öffentlichen Einrichtungen gelten nationale wie auch europäische Regeln und Vorschriften, die eine bestimmte Vorgehensweise vorschreiben. Seit einiger Zeit wird verstärkt nach Möglichkeiten gesucht, öffentliche Beschaffungsprozesse effizienter abzuwickeln. Hierfür spielen einerseits moderne Informationstechnologien wie das Internet und andererseits innovative Softwarekonzepte eine entscheidende Rolle. So lassen sich die beim Beschaffungsprozess verarbeiteten Informationen digital abbilden und damit auch über das Internet mit den Lieferanten austauschen. Da der Beschaffungsprozess selbst innerhalb einer größeren öffentlichen Einrichtung oft sehr komplex ist, ist eine prozessorientierte Herangehensweise an die elektronische Unterstützung des Beschaffungsprozesses unumgänglich. Damit lassen sich nicht nur die von Untersuchungen belegten wesentlichen Optimierungen der Vergabeverfahren und damit verbundenen Kosteneinsparungen erzielen, sondern auch die Effizienz und Flexibilität der öffentlichen Einrichtung signifikant erhöhen. Vor diesem Hintergrund hat sich auch die Stadt Leipzig zur Einführung einer elektronischen workflowbasierten Vergabemanagementlösung mit perdata entschieden. Ziel des Einführungsprojektes war neben diesen Optimierungen im Vergabeprozess der Verwaltung auch die Förderung des Mittelstandes. Denn häufig sind gerade kleinere Unternehmen mit Ausschreibungsprozessen überfordert und haben damit kaum Chancen bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Mit der Realisierung der Lösung beauftragte die Stadt Leipzig den ortsansässigen IT-Dienstleister perdata. Dazu Hannes Kästner, IT-Koordinator der Stadt Leipzig: „Wir haben uns viele auf dem Markt verfügbaren Lösungen angesehen, aber keine konnte uns vom Konzept bezüglich Zukunftssicherheit und Flexibilität überzeugen. Insbesondere sollten den künftigen Bietern keine zusätzlichen Kosten durch die Nutzung der neuen Vergabeplattform entstehen. So entschieden wir uns zu einer Neuentwicklung mit perdata.“
Zum Projektstart führte perdata gemeinsam mit den beteiligten Ämtern der Stadt Leipzig eine ausführliche Prozessanalyse durch und definierte basierend auf der zukünftig geplanten elektronischen Abwicklung den gewünschten Sollzustand. Anschließend wurde das Feinkonzept für das notwendige Customizing der Software erstellt. Die von perdata entwickelte Softwarelösung perVERGABE unterstützt den fachlich korrekten und rechtskonformen Ablauf der Vergabeprozesse. Damit können alle Arbeitsschritte von der ersten internen Vorbereitung einer Vergabe über die Erstellung der Vergabeunterlagen bis zur Veröffentlichung und Zuschlagserteilung einheitlich und nachvollziehbar durchgeführt werden. Das Produkt basiert auf der Microsoft .NET-Technologie und ermöglicht sehr einfach eine optimale Anpassung der Standardworkflows an den spezifischen Ablauf der jeweiligen öffentlichen Einrichtung. Die Zeichnungs- und Kontrollfunktionen im Verfahren werden durch ein kundenspezifisch anpassbares Rollen-Rechte-Konzept bis auf Feldebene abgesichert. Anpassungen an interne Abläufe der jeweiligen Kommune können ohne Programmieraufwand durch einfache Konfiguration vorgenommen werden. Für die Vergabeprozesse nach VOL und VOB werden Standard-Workflows mit ausgeliefert. Diese bilden den Arbeitsablauf ab und sind aus Masken und Formularen zusammengesetzt. Dazu Jens Galties, Projektleiter bei perdata: „Wir haben ca. 1.500 Workflow-Schritte in 17 Vergabeverfahren mit rund 2.000 Rechteeinstellungen in der Software vorkonfiguriert. Trotz dieser enormen Komplexität, die auch eine Projektlaufzeit von mehr als einem Jahr zur Folge hatte, bringt die rechtssichere Lösung perVERGABE eine sehr hohe und beherrschbare Flexibilität für zukünftige Änderungen mit sich.“ Die Produktivsetzung von perVERGABE stellt somit einen entscheidenden Schritt bei der Umsetzung der eGovernmentstrategie der Stadt Leipzig dar.
Für die Einkaufsprozesse von Kommunen und anderen öffentlichen Einrichtungen gelten nationale wie auch europäische Regeln und Vorschriften, die eine bestimmte Vorgehensweise vorschreiben. Seit einiger Zeit wird verstärkt nach Möglichkeiten gesucht, öffentliche Beschaffungsprozesse effizienter abzuwickeln. Hierfür spielen einerseits moderne Informationstechnologien wie das Internet und andererseits innovative Softwarekonzepte eine entscheidende Rolle. So lassen sich die beim Beschaffungsprozess verarbeiteten Informationen digital abbilden und damit auch über das Internet mit den Lieferanten austauschen. Da der Beschaffungsprozess selbst innerhalb einer größeren öffentlichen Einrichtung oft sehr komplex ist, ist eine prozessorientierte Herangehensweise an die elektronische Unterstützung des Beschaffungsprozesses unumgänglich. Damit lassen sich nicht nur die von Untersuchungen belegten wesentlichen Optimierungen der Vergabeverfahren und damit verbundenen Kosteneinsparungen erzielen, sondern auch die Effizienz und Flexibilität der öffentlichen Einrichtung signifikant erhöhen. Vor diesem Hintergrund hat sich auch die Stadt Leipzig zur Einführung einer elektronischen workflowbasierten Vergabemanagementlösung mit perdata entschieden. Ziel des Einführungsprojektes war neben diesen Optimierungen im Vergabeprozess der Verwaltung auch die Förderung des Mittelstandes. Denn häufig sind gerade kleinere Unternehmen mit Ausschreibungsprozessen überfordert und haben damit kaum Chancen bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Mit der Realisierung der Lösung beauftragte die Stadt Leipzig den ortsansässigen IT-Dienstleister perdata. Dazu Hannes Kästner, IT-Koordinator der Stadt Leipzig: „Wir haben uns viele auf dem Markt verfügbaren Lösungen angesehen, aber keine konnte uns vom Konzept bezüglich Zukunftssicherheit und Flexibilität überzeugen. Insbesondere sollten den künftigen Bietern keine zusätzlichen Kosten durch die Nutzung der neuen Vergabeplattform entstehen. So entschieden wir uns zu einer Neuentwicklung mit perdata.“
Zum Projektstart führte perdata gemeinsam mit den beteiligten Ämtern der Stadt Leipzig eine ausführliche Prozessanalyse durch und definierte basierend auf der zukünftig geplanten elektronischen Abwicklung den gewünschten Sollzustand. Anschließend wurde das Feinkonzept für das notwendige Customizing der Software erstellt. Die von perdata entwickelte Softwarelösung perVERGABE unterstützt den fachlich korrekten und rechtskonformen Ablauf der Vergabeprozesse. Damit können alle Arbeitsschritte von der ersten internen Vorbereitung einer Vergabe über die Erstellung der Vergabeunterlagen bis zur Veröffentlichung und Zuschlagserteilung einheitlich und nachvollziehbar durchgeführt werden. Das Produkt basiert auf der Microsoft .NET-Technologie und ermöglicht sehr einfach eine optimale Anpassung der Standardworkflows an den spezifischen Ablauf der jeweiligen öffentlichen Einrichtung. Die Zeichnungs- und Kontrollfunktionen im Verfahren werden durch ein kundenspezifisch anpassbares Rollen-Rechte-Konzept bis auf Feldebene abgesichert. Anpassungen an interne Abläufe der jeweiligen Kommune können ohne Programmieraufwand durch einfache Konfiguration vorgenommen werden. Für die Vergabeprozesse nach VOL und VOB werden Standard-Workflows mit ausgeliefert. Diese bilden den Arbeitsablauf ab und sind aus Masken und Formularen zusammengesetzt. Dazu Jens Galties, Projektleiter bei perdata: „Wir haben ca. 1.500 Workflow-Schritte in 17 Vergabeverfahren mit rund 2.000 Rechteeinstellungen in der Software vorkonfiguriert. Trotz dieser enormen Komplexität, die auch eine Projektlaufzeit von mehr als einem Jahr zur Folge hatte, bringt die rechtssichere Lösung perVERGABE eine sehr hohe und beherrschbare Flexibilität für zukünftige Änderungen mit sich.“ Die Produktivsetzung von perVERGABE stellt somit einen entscheidenden Schritt bei der Umsetzung der eGovernmentstrategie der Stadt Leipzig dar.
