Die ISO hat nun auch den dritten Normteil des Langzeitarchivierungsformates PDF/A veröffentlicht. Dieser Normteil namens PDF/A-3 bietet gegenüber PDF/A-2 ein zusätzliches Feature, das aber das Dokumentenhandling entscheidend vereinfacht. Anwender können Originaldaten wie z.B. XML, CAD und andere in die PDF/A-Datei einbetten. Durch diese Option entstehen neue Anwendungsgebiete für PDF/A.
„Technisch gesehen kommt mit PDF/A-3 nur genau ein Feature dazu, nämlich, dass beliebige Quellformate in PDF/A eingebettet werden können“, erläutert Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association. „Inhaltlich erweitert sich der Charakter von PDF/A als langzeitsicheres Archivformat um den Container-Gedanken, den PDF eigentlich schon lange bietet und der durch den neuen Normteil dann auch in PDF/A möglich ist.“
Die klassischen Archive setzen heute schon oft auf eine duale Strategie, bei der z.B. die Original-Excel-Datei und eine PDF/A-Datei gespeichert werden. Hier sind aber zwei Objekte zu archivieren. Daher kam die Anforderung von Archivverantwortlichen, dass es eleganter wäre, nur ein digitales Objekt zu haben – einen Container das sowohl die Originaldaten enthält als auch eine langzeitsichere PDF/A-Version. So formulierte z.B. auch das Landesarchiv Baden-Württemberg, dass es nur den „Bitstrom“ des Original-Excels sichert, dabei aber nicht garantieren kann, ob das Excel in beispielsweise 50 Jahren noch bearbeitet werden kann, während mit dem PDF/A immer eine eindeutige Reproduktion vom Landesarchiv gewährleistet wird.
Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist das deutsche Personenstandsregister. Der Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass der Master eine signierte XML-Datei ist, die aber auf Maschinenlesbarkeit ausgelegt ist. Daher ist es schon lange Best Practice in diesem Bereich, zusätzlich eine PDF/A-Datei als eindeutige visuelle Reproduktion der Geburtsurkunde oder anderer Urkunden zu archivieren. Mit PDF/A-3 können sowohl der signierte XML-Master als auch die Reproduktion in einer physikalischen Datei zusammengefasst werden.
Zu den weiteren möglichen Anwendungsfällen gehört z.B. die Einbettung von XML- und EDI-Daten in Rechnungen, wo es verschiedene Initiativen zur Integration in PDF/A-3 gibt. Im Gesundheitswesen ist es wiederum der CDA-Standard, der in Arztbriefen genutzt werden kann.
Nicht zuletzt bietet sich PDF/A-3 auch für die E-Mail-Archivierung an. Im Rahmen des E-Mail-Managements konvertieren viele Anwender heute schon die E-Mails mit Anhängen nach PDF/A, um die Langzeitarchivierung zu sichern. Mit PDF/A-3 können auch die Originalformate der Attachments wie Microsoft Office oder OpenOffice mit in die zu archivierende E-Mail eingebettet werden.
Über PDF/A
PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat. Innerhalb der PDF Association ist das PDF/A Competence Center zentrale Anlaufstelle für das PDF/A-Format. Im Jahr 2006 gegründet, ging im Herbst 2011 aus dem PDF/A Competence Center die PDF Association hervor. Das PDF/A Competence Center ist der erste und derzeit größte Kompetenzbereich der PDF Association.
„Technisch gesehen kommt mit PDF/A-3 nur genau ein Feature dazu, nämlich, dass beliebige Quellformate in PDF/A eingebettet werden können“, erläutert Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association. „Inhaltlich erweitert sich der Charakter von PDF/A als langzeitsicheres Archivformat um den Container-Gedanken, den PDF eigentlich schon lange bietet und der durch den neuen Normteil dann auch in PDF/A möglich ist.“
Die klassischen Archive setzen heute schon oft auf eine duale Strategie, bei der z.B. die Original-Excel-Datei und eine PDF/A-Datei gespeichert werden. Hier sind aber zwei Objekte zu archivieren. Daher kam die Anforderung von Archivverantwortlichen, dass es eleganter wäre, nur ein digitales Objekt zu haben – einen Container das sowohl die Originaldaten enthält als auch eine langzeitsichere PDF/A-Version. So formulierte z.B. auch das Landesarchiv Baden-Württemberg, dass es nur den „Bitstrom“ des Original-Excels sichert, dabei aber nicht garantieren kann, ob das Excel in beispielsweise 50 Jahren noch bearbeitet werden kann, während mit dem PDF/A immer eine eindeutige Reproduktion vom Landesarchiv gewährleistet wird.
Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist das deutsche Personenstandsregister. Der Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass der Master eine signierte XML-Datei ist, die aber auf Maschinenlesbarkeit ausgelegt ist. Daher ist es schon lange Best Practice in diesem Bereich, zusätzlich eine PDF/A-Datei als eindeutige visuelle Reproduktion der Geburtsurkunde oder anderer Urkunden zu archivieren. Mit PDF/A-3 können sowohl der signierte XML-Master als auch die Reproduktion in einer physikalischen Datei zusammengefasst werden.
Zu den weiteren möglichen Anwendungsfällen gehört z.B. die Einbettung von XML- und EDI-Daten in Rechnungen, wo es verschiedene Initiativen zur Integration in PDF/A-3 gibt. Im Gesundheitswesen ist es wiederum der CDA-Standard, der in Arztbriefen genutzt werden kann.
Nicht zuletzt bietet sich PDF/A-3 auch für die E-Mail-Archivierung an. Im Rahmen des E-Mail-Managements konvertieren viele Anwender heute schon die E-Mails mit Anhängen nach PDF/A, um die Langzeitarchivierung zu sichern. Mit PDF/A-3 können auch die Originalformate der Attachments wie Microsoft Office oder OpenOffice mit in die zu archivierende E-Mail eingebettet werden.
Über PDF/A
PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugten Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat. Innerhalb der PDF Association ist das PDF/A Competence Center zentrale Anlaufstelle für das PDF/A-Format. Im Jahr 2006 gegründet, ging im Herbst 2011 aus dem PDF/A Competence Center die PDF Association hervor. Das PDF/A Competence Center ist der erste und derzeit größte Kompetenzbereich der PDF Association.
