Case Management:

Welchen Standardablauf hätten Sie denn gerne?

Hockenheim, (PresseBox) - Heute beklagen viele Unternehmen, dass ihre IT-Systeme immer noch zu unflexibel seien, um ihr Unternehmen kundenorientierter auszurichten bzw. den Marktveränderungen anzupassen. Von der Optimierung der Unternehmensabläufe ganz zu schweigen.

Sicherlich sind Aussagen in diese Richtung berechtigt. Allerdings treffen sie nur einen Teil der Wahrheit. Zwar finden wir die Unternehmensabläufen in Qualitätshandbücher etc. akribisch dokumentiert oder durch ISO-Stempel zertifiziert –aber auf welcher Datenbasis beruhen diese Prozessbeschreibungen?

Um gleich einem Missverständnis vorzubeugen: Niemand würde ernsthaft behaupten, Unternehmen würden ihre Abläufe nicht kennen. Aber der Teufel steckt im Detail: Welche Schritte in einem Unternehmensprozess werden immer wieder gegangen, welche eher selten? Welche Schritte sind also tatsächlich wichtig, welche die Ausnahme? Laufen alle Geschäftsvorfälle eines Prozesses gleich ab oder gibt es Ausnahmen? Wie gravierend sind diese –in quantitativer wie qualitativer Sicht?

Denn hierum geht es bei der oben genannten Klage: Sind die Unternehmensabläufe in einem Anwendungssystem als Standards festgelegt, ist die ganze Anwendung zu starr. Das Dilemma dabei ist, dass die Notwendigkeit zur Anpassung vital oder dass die Notwendigkeit zur Anpassung mit hohen Investitionskosten verbunden sein kann.

Viele werden jetzt einwenden: Meine Prozesse sind so stabil, so standardisiert, dass ich mir um meine Abläufe keine Gedanken machen muss, ich entsprechend über sie auch keine Informationen brauche.

Nur –die Frage sei erlaubt: Haben Sie die Anwendungssysteme Ihren Abläufe anpassen dürfen oder mussten Sie die Abläufe Ihren Anwendungssystemen anpassen? Ist Ihr Unternehmen von der Programmlogik statt von der Marktlogik gesteuert?

Es gilt also, Standard-Abläufe zu finden und ihnen genügend Gestaltungsfreiheit für Abweichungen und Variationen im Einzelfall zu überlassen.

...revolutionäre Prozessaufnahme

Also –verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Abläufe. Die Aufnahme Ihrer Abläufe kann ein intern eingerichteter Prozessbeauftragter übernehmen oder Sie engagieren einen externen Prozessberater. Um Ihre Kosten in Grenzen zu halten, schlägt er Ihnen vor, diese mit Visio zum Beispiel zu dokumentieren.

Wie sieht es dann mit Ihren Zielen aus: Haben Sie Ihre Datenbasis im Hause genutzt, um Ihre tatsächlichen Abläufe dokumentiert wiederzufinden? Sind Sie sicher, dass sie wirklich so ablaufen? Beide Fragen sind klar mit nein zu beantworten. Nach der Gestaltungsfreiheit Ihrer Abläufe auf konkrete Variationen hin zu fragen, erübrigt sich, denn dort werden sie so nicht hinkommen. Hohen Kosten für Berater oder Beauftragte steht ein nicht empirisch ermitteltes Ergebnis in Form eines Dokumentes gegenüber. Allerdings sind in der Regel die Informationen Ihrer Abläufe vorhanden.

Pallas Athena kann diese Informationen nehmen, so bewerten, dass unterscheidbare Prozesse entstehen und deren Abläufe, also die Prozessschritte, in einem ersten Prozessmodell dargestellt sind. Fehlende Informationen oder Schritte können manuell gepflegt werden.

Was Sie jetzt vor Augen haben, ist eine Landschaft Ihrer Unternehmensabläufe, als Prozessmodell dargestellt. Zu einem deutlich geringeren Kostenaufwand stehen Ihre Abläufe so da, wie sie auch wirklich sind und „gelebt“ werden.

Prozessanalyse und -design

Auf dieser Grundlage starten Sie Ihre Prozessanalyse. Lassen Sie sich per Animation darstellen welche Schritte tatsächlich Standards Ihrer Unternehmensprozesse sind. Lassen Sie sich zeigen, wo es in Ihren Abläufen tatsächlich klemmt.

Optimieren Sie ihre Prozesse –danach designen Sie diese für den Workflow. Damit erreichen Sie die nächste Stufe der BPM Suite by Pallas Athena.

Ohne Programmieraufwand wird Ihre im Prozessmodell dargestellte Landschaft Ihrer Unternehmensabläufe in den Workflow überführt. Die MitarbeiterInnen Ihres Unternehmens werden in ihrer täglichen Arbeit intensiv unterstützt. Die Abläufe sind jetzt standardisiert.

Und die Ausnahmen? Müssen jetzt für die Ausnahmen neue Prozessmodelle entstehen? Oder die bestehenden revidiert werden?

Zunächst einmal: Dadurch dass wir für die Ermittlung von Standardschritten in den Abläufen Ihre Datenbasis genutzt haben, haben wir echte Standards ermittelt, so wie sie auch bei Ihnen ablaufen. Wir haben also „abgesicherte“ Standard Abläufe. Darüberhinaus können Sie in der BPM|Suite by Pallas Athena die Abläufe Ihrer Prozesse in Echtzeit umgestalten. Ausnahmen können somit auch weiter Ausnahmen bleiben. Aber Ausnahmen sind eben auch möglich und damit „zulässig“. Ihre MitarbeiterInnen brauchen also Ihren Kunden nicht zu sagen, dass das System diesen Geschäftsfall nicht anerkenne – er kann, obwohl nicht Regel sondern Ausnahme- dennoch kundenorientiert abgearbeitet werden, schnell und sehr flexibel.

Denn das ist die Regel: Nicht die Geschäftsmodelle oder die Unternehmensprozesse ändern sich ständig, sondern die einzelnen, konkreten Geschäftsvorfälle. Erstere sind die Standards, letztere deren Ausprägungen.

Damit schließt sich der Kreis: Erst wenn die Standards sich ändern, müssen die Workflows angepasst werden. Aber dann haben Sie ja genügend Informationen darüber, wie diese aussehen werden.

Pallas Athena GmbH

Pallas Athena hat in den letzen Jahren den Wandel zu einem internationalen Unternehmen vollzogen. Seine Kernkompetenz ist die Entwicklung einer unternehmensweiten Standardsoftware für die Gewinnung von Informationen über und die Steuerung von Informationsprozessen. Diese ist mit sämtlichen Funktionen zur Modellierung, Analyse, Simulation, Gestaltung, Ablauf und Controlling von Unternehmensprozessen in der BPM Suite by Pallas Athena abgedeckt.Unsere Standardsoftware wird derzeit in über 1600 Unternehmen weltweit eingesetzt. Sie kann für alle Branchen und für alle Prozesse in Unternehmen eingesetzt werden. Sie unterstützt unsere Kunden über den gesamten Lebenszyklus eines Unternehmensprozesses.Pallas Athena beschäftigt heute weltweit ca 130 Mitarbeiter. Ein wesentliches Kennzeichen der Unternehmenspilosophie ist dabei, daß das Unternehmen seit jeher, also seit 15 Jahren, eigenfinanziert ist. Sämtliche Anteilseigner am Unternehmen engagieren sich auch für ihr Unternehmen. Pallas Athena hat diverse nationale und internationale Preise für sich entscheiden können.Zu den Kunden zählen Unternehmen jeglicher Größenordnung und Branche. Repräsentativ seien hier genannt: Vodaphone, Deutsche BKK, Gemeende Delft, ING Bank, ABN Amro, Signal Iduna, UWV, Gjus und viele andere.

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