Die degewo AG führt die Enterprise Content Management (ECM) Software OS|ECM als konzernweite Informationsmanagement-Plattform ein. In der ersten Ausbauphase stehen neben der Einführung einer elektronischen Mieterakte die Ablösung des derzeitig eingesetzten E-Mail- Archivs sowie die Anbindung an die bestehende IT-Landschaft im Vordergrund. Dabei werden bis zu 82.000 Mieterakten digitalisiert, transportiert und eingelagert.
Mit rund 600 Mitarbeitern und über 71.000 verwalteten Wohnungen gehört der Spezialist für Wohneigentum-, Haus-, und Fremdverwaltung sowie für den Verkauf von Immobilien zu den größten Wohnungsunternehmen in Deutschland. Mit der Einführung des ECM-Systems OS|ECM setzt das Unternehmen auf eine Informationsdrehscheibe mit Archivierungs-, Dokumenten-, E-Mail-Management- und Workflow-Funktionen. „Unser Ziel mit der ECM-Implementierung ist es, auf ein System zu setzen, das sowohl die Ablösung des E-Mail-Archives, die rechtskonforme digitale Archivierung als auch die Verknüpfung mit dem vorhandenen SAP-System, inklusive der Realisierung einer digitalen Mieterakte mit integrierter Posteingangs- und Postausgangslösung sowie den Einsatz von Workflows ermöglicht. Dabei wird das OS|ECM-System vollständig in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert, so Martina Ebel, Leiterin Organisation/ IT bei der degewo AG. Die Einführung wird in vier Teilprojekten durchgeführt.
In der ersten Ausbaustufe wird die Software in den fünf Kundenzentren und in den zentralen Fachbereichen, wie z.B. im Forderungsmanagement und im Bereich Betriebskosten/Mieten, zum Einsatz kommen. In diesem Schritt werden erste Akten und Dokumente bereits digitalisiert. Das Scannen der Mieterakten, die Lagerung und der Transport erfolgen in Zusammenarbeit mit dem Partner Tropper Data Service AG.
„Der Vertrag mit OPTIMAL SYSTEMS wurde im Ergebnis einer EU-weiten Ausschreibung auf Basis der aufgestellten Zuschlagskriterien geschlossen. Unsere Ansprüche an die Software sind sehr komplex und schließen u.a. die Anpassbarkeit der Software insbesondere hinsichtlich gesetzlicher und intern vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen, die Ausbaufähigkeit für künftige Anforderungen und vor allem eine komfortable Benutzeroberfläche ein, erläutert Martina Ebel, Leiterin Organisation/ IT bei der degewo AG. Bestandteile der im ersten Teilprojekt realisierten Mieterakten sind neben Mietverträgen, Mieterkorrespondenzen, Genehmigungen von Behörden und Gutachten auch Fotodateien zur vollständigen Archivierung aller relevanten Daten innerhalb der Mieterakte.
Über die degewo AG:
Die degewo ist das führende Wohnungsunternehmen in Berlin. Mit über 71.000 verwalteten Wohnungen und rund 600 Mitarbeitern zählen sie zu den größten und leistungsfähigsten Wohnungsunternehmen in Deutschland. Die Bestände befinden sich in fast allen Stadtteilen Berlins.
Mit rund 600 Mitarbeitern und über 71.000 verwalteten Wohnungen gehört der Spezialist für Wohneigentum-, Haus-, und Fremdverwaltung sowie für den Verkauf von Immobilien zu den größten Wohnungsunternehmen in Deutschland. Mit der Einführung des ECM-Systems OS|ECM setzt das Unternehmen auf eine Informationsdrehscheibe mit Archivierungs-, Dokumenten-, E-Mail-Management- und Workflow-Funktionen. „Unser Ziel mit der ECM-Implementierung ist es, auf ein System zu setzen, das sowohl die Ablösung des E-Mail-Archives, die rechtskonforme digitale Archivierung als auch die Verknüpfung mit dem vorhandenen SAP-System, inklusive der Realisierung einer digitalen Mieterakte mit integrierter Posteingangs- und Postausgangslösung sowie den Einsatz von Workflows ermöglicht. Dabei wird das OS|ECM-System vollständig in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert, so Martina Ebel, Leiterin Organisation/ IT bei der degewo AG. Die Einführung wird in vier Teilprojekten durchgeführt.
In der ersten Ausbaustufe wird die Software in den fünf Kundenzentren und in den zentralen Fachbereichen, wie z.B. im Forderungsmanagement und im Bereich Betriebskosten/Mieten, zum Einsatz kommen. In diesem Schritt werden erste Akten und Dokumente bereits digitalisiert. Das Scannen der Mieterakten, die Lagerung und der Transport erfolgen in Zusammenarbeit mit dem Partner Tropper Data Service AG.
„Der Vertrag mit OPTIMAL SYSTEMS wurde im Ergebnis einer EU-weiten Ausschreibung auf Basis der aufgestellten Zuschlagskriterien geschlossen. Unsere Ansprüche an die Software sind sehr komplex und schließen u.a. die Anpassbarkeit der Software insbesondere hinsichtlich gesetzlicher und intern vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen, die Ausbaufähigkeit für künftige Anforderungen und vor allem eine komfortable Benutzeroberfläche ein, erläutert Martina Ebel, Leiterin Organisation/ IT bei der degewo AG. Bestandteile der im ersten Teilprojekt realisierten Mieterakten sind neben Mietverträgen, Mieterkorrespondenzen, Genehmigungen von Behörden und Gutachten auch Fotodateien zur vollständigen Archivierung aller relevanten Daten innerhalb der Mieterakte.
Über die degewo AG:
Die degewo ist das führende Wohnungsunternehmen in Berlin. Mit über 71.000 verwalteten Wohnungen und rund 600 Mitarbeitern zählen sie zu den größten und leistungsfähigsten Wohnungsunternehmen in Deutschland. Die Bestände befinden sich in fast allen Stadtteilen Berlins.
