Open Text (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC) bringt die Version 2.0 seiner Lösung "Open Text Employee Information Management (EIM)" auf den Markt. Die elektronische Personalakte von Open Text ist speziell für das Zusammenspiel mit SAP ERP HCM konzipiert, beschleunigt Arbeitsabläufe und ermöglicht die rechtssichere digitale Aufbewahrung von Personaldokumenten. Neu sind in Version 2.0 insbesondere eine verbesserte Benutzerführung und Unterstützung von SAP ESS (Employee Self Service) und SAP MSS (Manager Self Service) sowie ein sicherer Gastzugang, der Anwendern unter Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen einen temporären Zugriff auf Inhalte aus Personalakten erlaubt.
Heutzutage wird die Arbeit von Personalabteilungen als Service aufgefasst, der zunehmend an seinem Beitrag zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele gemessen wird. Mit 70 Prozent ist der Anteil des reinen Verwaltungsaufwands in diesem Bereich jedoch besonders hoch; gleichzeitig ist der Dokumentenanteil in allen Prozessen der Personalabteilung signifikant. Zu viel Zeit geht mit der Suche nach Informationen in Papierakten und aus unterschiedlichsten Systemen wie SAP, E-Mail oder Office verloren, um einfache Anfragen von Mitarbeitern oder Managern zu beantworten. Strategische Aufgaben wie Mitarbeitersuche und -auswahl sowie Personalentwicklung kommen im Gegenzug oftmals zu kurz.
Strategisches Personalmanagement
Die Lösung für dieses Problem ist die Implementierung einer elektronischen Personalakte und die weitgehende Automatisierung wiederkehrender Abläufe mit Open Text Employee Information Management (EIM). Die Open Text-Lösung ermöglicht die Weiterentwicklung von einer eher administrativ ausgerichteten hin zu einer strategischen Personalabteilung. Der gesamte Lebenszyklus der ausschliesslich elektronisch geführten und gepflegten Personalakten wird rechtssicher, zum Beispiel unter Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien oder Vorschriften zur Aktenaufbewahrung und -löschung, gemanagt. Jeder einzelne Schritt wird mitprotokolliert, so dass die Unternehmen ihrer Nachweispflicht etwa im Rahmen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes jederzeit lückenlos nachkommen können. Open Text Employee Information Management (EIM) ist insbesondere mit der Lösung SAP ERP HCM (Human Capital Management) integriert. Die Anwender können direkt aus der Open Text-Lösung heraus auf SAP ERP HCM-Objekte zugreifen und SAP-Transaktionen ausführen, ohne die Applikation wechseln zu müssen. Umgekehrt lässt sich direkt aus HCM-Transaktionen die zugehörige Mitarbeiterakte in EIM aufrufen. Alle Dokumente einer Personalakte werden über eine übersichtliche und flexible Ordnerstruktur mit Kategorien und Unterkategorien zur Verfügung gestellt. In der Akte kann vom Mitarbeiter sehr komfortabel unter Verwendung von so genannten Thumbnails, also Miniaturbildern von Dokumenten, geblättert werden, um möglichst rasch zum gewünschten Dokument zu gelangen. Office- und Desktop-Dokumente oder E-Mails lassen sich einfach per Drag and Drop an beliebigen Stellen in der Akte einfügen.
Self-Service- und Shared-Service-Szenarien
Während die Mitarbeiter der Personalabteilung EIM von Open Text im vertrauten SAP GUI nutzen können, erhalten Manager und Mitarbeiter Zugriff auf die für sie freigegebenen Bereiche der Akte über SAP Employee- und SAP Manager Self Service. Über den neu in Version 2.0 implementierten Gastzugang kann jedem Mitarbeiter für einen begrenzten Zeitraum Zugriff auf seine Akte einfach über Web gegeben werden. Selbstverständlich ist dabei sicher gestellt, dass nur die Inhalte der eigenen Akte und nur solche Informationen abrufbar sind, für die der jeweilige Mitarbeiter ein gesetzliches Einsichtsrecht besitzt. EIM eignet sich damit besonders zur Realisierung von Self-Service-Szenarien, so dass die Mitarbeiter in der Personalabteilung von zeitraubenden Routineanfragen sowohl von Seiten ihrer Kollegen als auch des Managements entlastet werden.
Durch die zentrale Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen in Aktenform bietet EIM von Open Text darüber hinaus alle Voraussetzungen zum Aufbau eines Shared Service Centers im Personalwesen grosser Unternehmen. So lässt sich das Personalmanagement aller Unternehmensbereiche und -teile zentralisieren und wegen der damit verbundenen Synergieeffekte kostensparender und effizienter gestalten. Weitere Informationen zur elektronischen Personalakte von Open Text sind unter www.opentext.ch/eim abrufbar.
Heutzutage wird die Arbeit von Personalabteilungen als Service aufgefasst, der zunehmend an seinem Beitrag zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele gemessen wird. Mit 70 Prozent ist der Anteil des reinen Verwaltungsaufwands in diesem Bereich jedoch besonders hoch; gleichzeitig ist der Dokumentenanteil in allen Prozessen der Personalabteilung signifikant. Zu viel Zeit geht mit der Suche nach Informationen in Papierakten und aus unterschiedlichsten Systemen wie SAP, E-Mail oder Office verloren, um einfache Anfragen von Mitarbeitern oder Managern zu beantworten. Strategische Aufgaben wie Mitarbeitersuche und -auswahl sowie Personalentwicklung kommen im Gegenzug oftmals zu kurz.
Strategisches Personalmanagement
Die Lösung für dieses Problem ist die Implementierung einer elektronischen Personalakte und die weitgehende Automatisierung wiederkehrender Abläufe mit Open Text Employee Information Management (EIM). Die Open Text-Lösung ermöglicht die Weiterentwicklung von einer eher administrativ ausgerichteten hin zu einer strategischen Personalabteilung. Der gesamte Lebenszyklus der ausschliesslich elektronisch geführten und gepflegten Personalakten wird rechtssicher, zum Beispiel unter Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien oder Vorschriften zur Aktenaufbewahrung und -löschung, gemanagt. Jeder einzelne Schritt wird mitprotokolliert, so dass die Unternehmen ihrer Nachweispflicht etwa im Rahmen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes jederzeit lückenlos nachkommen können. Open Text Employee Information Management (EIM) ist insbesondere mit der Lösung SAP ERP HCM (Human Capital Management) integriert. Die Anwender können direkt aus der Open Text-Lösung heraus auf SAP ERP HCM-Objekte zugreifen und SAP-Transaktionen ausführen, ohne die Applikation wechseln zu müssen. Umgekehrt lässt sich direkt aus HCM-Transaktionen die zugehörige Mitarbeiterakte in EIM aufrufen. Alle Dokumente einer Personalakte werden über eine übersichtliche und flexible Ordnerstruktur mit Kategorien und Unterkategorien zur Verfügung gestellt. In der Akte kann vom Mitarbeiter sehr komfortabel unter Verwendung von so genannten Thumbnails, also Miniaturbildern von Dokumenten, geblättert werden, um möglichst rasch zum gewünschten Dokument zu gelangen. Office- und Desktop-Dokumente oder E-Mails lassen sich einfach per Drag and Drop an beliebigen Stellen in der Akte einfügen.
Self-Service- und Shared-Service-Szenarien
Während die Mitarbeiter der Personalabteilung EIM von Open Text im vertrauten SAP GUI nutzen können, erhalten Manager und Mitarbeiter Zugriff auf die für sie freigegebenen Bereiche der Akte über SAP Employee- und SAP Manager Self Service. Über den neu in Version 2.0 implementierten Gastzugang kann jedem Mitarbeiter für einen begrenzten Zeitraum Zugriff auf seine Akte einfach über Web gegeben werden. Selbstverständlich ist dabei sicher gestellt, dass nur die Inhalte der eigenen Akte und nur solche Informationen abrufbar sind, für die der jeweilige Mitarbeiter ein gesetzliches Einsichtsrecht besitzt. EIM eignet sich damit besonders zur Realisierung von Self-Service-Szenarien, so dass die Mitarbeiter in der Personalabteilung von zeitraubenden Routineanfragen sowohl von Seiten ihrer Kollegen als auch des Managements entlastet werden.
Durch die zentrale Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen in Aktenform bietet EIM von Open Text darüber hinaus alle Voraussetzungen zum Aufbau eines Shared Service Centers im Personalwesen grosser Unternehmen. So lässt sich das Personalmanagement aller Unternehmensbereiche und -teile zentralisieren und wegen der damit verbundenen Synergieeffekte kostensparender und effizienter gestalten. Weitere Informationen zur elektronischen Personalakte von Open Text sind unter www.opentext.ch/eim abrufbar.
