Open Text (Nasdaq: OTEX, TSX: OTC), führender Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Software, präsentiert exklusiv zur DMS Expo 2006 seine neue Business-Lösung „Customer Information Management“ (CIM). Sie wurde speziell für Unternehmensbereiche mit kundennahen Prozessen wie Vertrieb, Support, Kundenservice und Logistik konzipiert. CIM stellt alle kundenbezogenen Inhalte und Prozesse konsolidiert auf Basis einer Kundenakte unabhängig von Ursprungsapplikation und Aufbewahrungsort in einer Microsoft-Office-Umgebung wie Outlook zur Verfügung. Die neue Lösung umfasst für Kundenprozesse ergänzende ECM-Komponenten wie Dokumentenmanagement, Archivierung, E-Mail-Integration oder Recherche. CIM bietet eine nahtlose Integration sowohl mit verschiedensten Backend-Systemen als auch mit einer gewohnten Arbeitsumgebung. CIM unterstützt Microsoft Office 2003 und aktuelle SAP R/3 Releases. CIM erhöht die Qualität und Geschwindigkeit bei der Bearbeitung jeder Art von Kundenanfragen, spart Schulungskosten, steigert die Kundenzufriedenheit und -bindung und stärkt damit die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens insgesamt. Erster Anwender der Customer Information Management-Lösung von Open Text in Deutschland ist ThyssenKrupp Nirosta. Der Stand von Open Text auf der diesjährigen DMS Expo 2006 befindet sich in Halle 8, E061/F060.
Unter Nutzung von Microsoft Smart Tags erkennt CIM in einer eingehenden E-Mail bestimmte Informationen wie Bestell- oder Rechnungsnummer, stellt automatisch auf Basis einer vollständigen Kundenakte alle für diesen Geschäftsvorgang relevanten Dokumente und Prozesse zusammen und präsentiert sie dem Anwender in einem eigenen Outlook-Fenster. Über einen Link kommt der Anwender zum Beispiel direkt zur Bestellung oder Rechnung, kann sich das zugehörige Vertragsdokument, das die Zahlungsbedingungen für diesen Kunden regelt, anschauen oder den Lieferstatus aus SAP- bzw. einer anderen Line-of-Business-Anwendung anzeigen lassen. Auch die Workflow-Anwendung, die beispielsweise den Prozess einer Kundenreklamation steuert, ist nur einen Mausklick entfernt. Darüber hinaus kann der Anwender die relevanten E-Mails per Drag and Drop direkt im Geschäftskontext unter Berücksichtigung aller relevanten regulatorischen Anforderungen (Compliance) ablegen. Durch CIM entwickelt sich die gewohnte Arbeitsoberfläche einer Microsoft Office-Anwendung wie Outlook zum universalen Portal für kundenbezogene Inhalte und Abläufe.
„Die Mehrheit unserer Kunden hat bedeutende Investitionen in Lösungen sowohl von Microsoft als auch von SAP getätigt“, sagt Hans-Gerd Schaal, General Manager Business Unit EMEA Open Text. „Von uns erwarten sie, dass wir mit unseren dokumentenzentrierten ECM-Lösungen den Wert dieser Investitionen weiter steigern. CIM ist ein hervorragendes Beispiel für eine Lösung, die genau dies leistet, indem sie eine Brücke zwischen Microsoft-Frontend und SAP-Backend schlägt, eine bessere Kontrolle über Unternehmensinhalte verschafft, Risiken minimiert und die Prozessproduktivität steigert.“
Erster Anwender: ThyssenKrupp Nirosta
Erster Anwender von CIM in Deutschland ist ThyssenKrupp Nirosta, einer der weltweit führenden Hersteller von nicht rostendem Stahl. Bei Thyssen Krupp werden Kundenanfragen zu Lieferungen oder Reklamationen sowie die Auftragsbearbeitung sehr häufig per E-Mail angestoßen. CIM erkennt in den eingehenden E-Mails Schlüsselbegriffe wie Bestell- oder Rechnungsnummer und stellt dem jeweiligen Mitarbeiter alle zugehörigen Dokumente, zum Beispiel Versandpapiere, Verträge oder Kaufunterlagen zu Rohmaterialien, zur Verfügung. Diese Dokumente stammen aus den verschiedensten Systemen wie SAP oder einer PPS-Lösung und werden in Microsoft Outlook angezeigt. Die gesamte E-Mail-Korrespondenz wird einfach und sicher im richtigen Kontext der jeweiligen Unternehmensanwendung abgelegt.
„Die Open Text Produkte helfen uns dabei, alle geschäftskritischen Dokumente im Kontext unserer kundenbezogenen Prozesse zu verwalten. Livelink ECM- Customer Information Management erweitert die Integration SAP-gesteuerter Prozesse mit dem Microsoft Office Umfeld durch das Hinzufügen dokumentenspezifischer Informationen. Die Kombination aus SAP-Lösungen, Microsoft und den Technologien von Open Text ermöglicht unseren Mitarbeitern einfach, automatisiert und ereignisgesteuert (intern und extern) auf alle prozessbezogenen (strukturierten) und dokumentenbezogenen (unstrukturierten) Kundeninformationen aus der standardmäßigen und vertrauten Microsoft Office Oberfläche heraus zuzugreifen“, so Klemens Bransmöller, CIO von ThyssenKrupp Nirosta. „Wir gehen davon aus, dass diese optimale Interaktion zwischen SAP-Lösungen, Microsoft und Open Text unsere kundenspezifischen Transaktions- und Prozesskosten noch weiter senken wird.“
Weitere Business-Lösungen in Vorbereitung
Die Vorstellung von CIM auf der diesjährigen DMS Expo in Köln bildet den Auftakt für die Markteinführung einer ganzen Reihe von Business-Lösungen aus dem Hause Open Text, die unstrukturierte Inhalte und Prozesse aus SAP- und anderen Backend-Systemen zusammen mit ECM-Funktionalitäten nahtlos in die Microsoft-Office-Welt am Frontend integrieren. Analog zu CIM werden diese neuen Business-Lösungen auf spezielle Anforderungen in verschiedenen Unternehmensbereichen zugeschnitten sein.
Strategische Partnerschaften zahlen sich aus
CIM ist das jüngste Ergebnis der strategischen Partnerschaften von Open Text mit Microsoft und SAP. Open Text ist nicht nur Microsoft Gold Certified Partner; vielmehr stellt Livelink ECM des SAP-Softwarepartners Open Text die in der SAP-Kundenbasis weltweit am häufigsten eingesetzte Lösung für Archivierung, Dokumenten- und Records-Management dar.
CIM: Die wichtigsten Funktionalitäten
CIM bietet unter anderem die folgenden Funktionalitäten:
- Zugang zu Kundeninformationen in Microsoft Outlook, Microsoft Office, SAP R3 4.6c oder höher, SAP Enterprise Portal, SAP GUI und SAP-Dokumenten
- Zugang zu Vertriebsinformationen aus mySAP ERP und mySAP CRM
- Zugang zu archivierten Inhalten in SAP-Systemen
- Anzeige von Vertriebsdokumenten aus SAP-Anwendungen
- Anzeige von kundenspezifischen Berichten wie zum Beispiel Umsatzentwicklung eines Kunden in den letzten 24 Monaten
- Verknüpfung von Dokumenten mit Business-Objekten wie Kunde, Rechnung oder Kundenanfrage
- Speicherung von Office-Dokumenten und E-Mails inklusive Anhängen in sicheren, für die langfristige Aufbewahrung geeigneten Formaten wie PDF oder TIFF
- Single-Sign-On-Verbindung zur SAP-Ansicht von in Dokumenten enthaltenen Business-Objekten
- Drucken, Versenden und Aufspielen von Vertriebsdokumenten
- Nutzung von Smart Tags in E-Mails zur direkten Verlinkung zum Business-Objekt
- Nutzung der Funktion „Suche nach Business-Objekt“, falls das erwartete Business-Objekt in der E-Mail nicht erwähnt wird
- Zuweisen von Aufbewahrungsfristen zu Dokumentenarten zur Revisionssicheren Aufbewahrung von Vertriebsdokumenten
Unter Nutzung von Microsoft Smart Tags erkennt CIM in einer eingehenden E-Mail bestimmte Informationen wie Bestell- oder Rechnungsnummer, stellt automatisch auf Basis einer vollständigen Kundenakte alle für diesen Geschäftsvorgang relevanten Dokumente und Prozesse zusammen und präsentiert sie dem Anwender in einem eigenen Outlook-Fenster. Über einen Link kommt der Anwender zum Beispiel direkt zur Bestellung oder Rechnung, kann sich das zugehörige Vertragsdokument, das die Zahlungsbedingungen für diesen Kunden regelt, anschauen oder den Lieferstatus aus SAP- bzw. einer anderen Line-of-Business-Anwendung anzeigen lassen. Auch die Workflow-Anwendung, die beispielsweise den Prozess einer Kundenreklamation steuert, ist nur einen Mausklick entfernt. Darüber hinaus kann der Anwender die relevanten E-Mails per Drag and Drop direkt im Geschäftskontext unter Berücksichtigung aller relevanten regulatorischen Anforderungen (Compliance) ablegen. Durch CIM entwickelt sich die gewohnte Arbeitsoberfläche einer Microsoft Office-Anwendung wie Outlook zum universalen Portal für kundenbezogene Inhalte und Abläufe.
„Die Mehrheit unserer Kunden hat bedeutende Investitionen in Lösungen sowohl von Microsoft als auch von SAP getätigt“, sagt Hans-Gerd Schaal, General Manager Business Unit EMEA Open Text. „Von uns erwarten sie, dass wir mit unseren dokumentenzentrierten ECM-Lösungen den Wert dieser Investitionen weiter steigern. CIM ist ein hervorragendes Beispiel für eine Lösung, die genau dies leistet, indem sie eine Brücke zwischen Microsoft-Frontend und SAP-Backend schlägt, eine bessere Kontrolle über Unternehmensinhalte verschafft, Risiken minimiert und die Prozessproduktivität steigert.“
Erster Anwender: ThyssenKrupp Nirosta
Erster Anwender von CIM in Deutschland ist ThyssenKrupp Nirosta, einer der weltweit führenden Hersteller von nicht rostendem Stahl. Bei Thyssen Krupp werden Kundenanfragen zu Lieferungen oder Reklamationen sowie die Auftragsbearbeitung sehr häufig per E-Mail angestoßen. CIM erkennt in den eingehenden E-Mails Schlüsselbegriffe wie Bestell- oder Rechnungsnummer und stellt dem jeweiligen Mitarbeiter alle zugehörigen Dokumente, zum Beispiel Versandpapiere, Verträge oder Kaufunterlagen zu Rohmaterialien, zur Verfügung. Diese Dokumente stammen aus den verschiedensten Systemen wie SAP oder einer PPS-Lösung und werden in Microsoft Outlook angezeigt. Die gesamte E-Mail-Korrespondenz wird einfach und sicher im richtigen Kontext der jeweiligen Unternehmensanwendung abgelegt.
„Die Open Text Produkte helfen uns dabei, alle geschäftskritischen Dokumente im Kontext unserer kundenbezogenen Prozesse zu verwalten. Livelink ECM- Customer Information Management erweitert die Integration SAP-gesteuerter Prozesse mit dem Microsoft Office Umfeld durch das Hinzufügen dokumentenspezifischer Informationen. Die Kombination aus SAP-Lösungen, Microsoft und den Technologien von Open Text ermöglicht unseren Mitarbeitern einfach, automatisiert und ereignisgesteuert (intern und extern) auf alle prozessbezogenen (strukturierten) und dokumentenbezogenen (unstrukturierten) Kundeninformationen aus der standardmäßigen und vertrauten Microsoft Office Oberfläche heraus zuzugreifen“, so Klemens Bransmöller, CIO von ThyssenKrupp Nirosta. „Wir gehen davon aus, dass diese optimale Interaktion zwischen SAP-Lösungen, Microsoft und Open Text unsere kundenspezifischen Transaktions- und Prozesskosten noch weiter senken wird.“
Weitere Business-Lösungen in Vorbereitung
Die Vorstellung von CIM auf der diesjährigen DMS Expo in Köln bildet den Auftakt für die Markteinführung einer ganzen Reihe von Business-Lösungen aus dem Hause Open Text, die unstrukturierte Inhalte und Prozesse aus SAP- und anderen Backend-Systemen zusammen mit ECM-Funktionalitäten nahtlos in die Microsoft-Office-Welt am Frontend integrieren. Analog zu CIM werden diese neuen Business-Lösungen auf spezielle Anforderungen in verschiedenen Unternehmensbereichen zugeschnitten sein.
Strategische Partnerschaften zahlen sich aus
CIM ist das jüngste Ergebnis der strategischen Partnerschaften von Open Text mit Microsoft und SAP. Open Text ist nicht nur Microsoft Gold Certified Partner; vielmehr stellt Livelink ECM des SAP-Softwarepartners Open Text die in der SAP-Kundenbasis weltweit am häufigsten eingesetzte Lösung für Archivierung, Dokumenten- und Records-Management dar.
CIM: Die wichtigsten Funktionalitäten
CIM bietet unter anderem die folgenden Funktionalitäten:
- Zugang zu Kundeninformationen in Microsoft Outlook, Microsoft Office, SAP R3 4.6c oder höher, SAP Enterprise Portal, SAP GUI und SAP-Dokumenten
- Zugang zu Vertriebsinformationen aus mySAP ERP und mySAP CRM
- Zugang zu archivierten Inhalten in SAP-Systemen
- Anzeige von Vertriebsdokumenten aus SAP-Anwendungen
- Anzeige von kundenspezifischen Berichten wie zum Beispiel Umsatzentwicklung eines Kunden in den letzten 24 Monaten
- Verknüpfung von Dokumenten mit Business-Objekten wie Kunde, Rechnung oder Kundenanfrage
- Speicherung von Office-Dokumenten und E-Mails inklusive Anhängen in sicheren, für die langfristige Aufbewahrung geeigneten Formaten wie PDF oder TIFF
- Single-Sign-On-Verbindung zur SAP-Ansicht von in Dokumenten enthaltenen Business-Objekten
- Drucken, Versenden und Aufspielen von Vertriebsdokumenten
- Nutzung von Smart Tags in E-Mails zur direkten Verlinkung zum Business-Objekt
- Nutzung der Funktion „Suche nach Business-Objekt“, falls das erwartete Business-Objekt in der E-Mail nicht erwähnt wird
- Zuweisen von Aufbewahrungsfristen zu Dokumentenarten zur Revisionssicheren Aufbewahrung von Vertriebsdokumenten
