Transparente Inventarisierung von Anlagengütern
Eine Inventur ist für alle kaufmännischen Unternehmen pflichtgemäß alle drei Jahre durchzuführen. Dazu müssen alle Vermögensgegenstände genau verzeichnet und der Wert sowie mögliche Schulden angegeben werden. Je nach Größe des Unternehmens kann die Aufnahme des gesamten Anlagevermögens (AV) sehr arbeitsintensiv sein und enorme Zeit der beteiligten Mitarbeiter beanspruchen. Eine weitere Hürde stellt die in vielen Unternehmen manuelle Erfassung der Güter dar, denn durch simple Papierlisten schleichen sich schnell Fehler ein. Um den eigenen Inventurprozess zeitlich zu optimieren und die Gütererfassung eindeutig zu quittieren, entschied sich die Vaillant Group, ein Anbieter von Heizsystemen, auf ein modernes und digitales System umzurüsten und beauftragte dafür den AutoID-Spezialisten OPAL. „OPAL hat unsere Anforderungen und Wünsche hervorragend umgesetzt und steht uns weiterhin beratend zur Seite. Wir haben durch das neue System weniger Verwaltungsaufwand sowie eine stark verbesserte Transparenz über alle Güter“, so das Fazit vom verantwortlichen Projektmanager bei der Vaillant Group.
Manuelle Inventarisierung obsolet
Die Inventarisierung erfolgte bei der Vaillant Group bisher manuell auf Papierlisten durch dafür bestimmte Mitarbeiter. Mit dieser Liste lief der Mitarbeiter /Kostenstellenverantwortliche durch das Werk und hakte die einzelnen Gegenstände ab bzw. vermerkte fehlende Güter. Die Gegenstände waren mit Papierschildern versehen, die mit einer gedruckten Inventarnummer versehen wurden. Eine elektronische Erfassung war nicht möglich. Die Ergebnisliste wurde anschließend wieder manuell in das System eingegeben und die Differenzen ermittelt.
Für das neue System wünschte sich die Vaillant Group eine komplette Integration des Inventurprozesses in SAP. Zudem sollte der Gütererfassungsprozess nicht mehr händisch, sondern digital mit Handhelds erfolgen. Zur eindeutigen Erfassung sollten alle Labels daher zusätzlich zur Klarschrift einen Datamatrix-Code enthalten. Ziel war es, den Prozess der Inventarisierung transparenter zu machen und eine saubere Übertragung der AV-Stammdaten ins SAP zu ermöglichen.
Software von OPAL
Softwareseitig sah OPAL für das SAP-System der Vaillant Group ein SAP-Add-On vor, welches für die Überspielung der Inventurdaten ins SAP dient. Als zweites Software-Tool sollte das Datentransfer-Tool OPAL Sync zum Einsatz kommen, das eine Schnittstelle zum Add-On und dem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE) bildet und für flüssigen Datenaustausch zwischen Hard- und Software dient. „Durch die Auswahl der SAP-integrierten Lösung hat die Vaillant Group nun eine komplett integrierte Lösung in SAP. Mit dem OPAL Sync stellen wir für die Vaillant Group zudem sicher, dass automatische Up- und Downloads zum SAP-System erfolgen können und somit die gewünschte Verlässlichkeit erfüllt ist“, so der Key Account Manager bei OPAL.
Einheitliches Label-Layout
Für die Umstellung auf die neue Lösung wurde im ersten Schritt die Definition eines einheitlichen Label-Layouts vorgenommen. Denn die Anlagengüter der Vaillant Group differieren in ihrer Größe enorm – vom kleinen Industrieschrauber bis zur großen Maschine.
Erfassungsmaske auf dem MDE
Ebenfalls wurden die Informationen, die auf dem Display des MDEs festgelegt zu sehen sein sollten, definiert.
Alle Scans wurden zudem mit dem Namen der Inventurverantwortlichen und einem Zeitstempel versehen. Sollte ein Gegenstand gescannt worden sein, der nicht in der Liste steht, wird dieser ebenfalls aufgenommen und für eine spätere Untersuchung gespeichert. Zudem wurden Erweiterungen auf dem MDE-Display zwecks effizienter Erfassung vor Ort implementiert. Im nächsten Schritt hat OPAL mit den SAP IT-Verantwortlichen der Vaillant Group die OPAL-Software in das bestehende SAP-System übertragen. Nachdem der Testparcours positiv verlief, wurde das System in das Produktivsystem übertragen und schließlich live geschaltet. Zusätzlich wurde die Anbindung von zwei Druckern an das System festgelegt. Zwei kompakte Standard-Etikettendrucker OD5+ von OPAL wurden im Bürobereich installiert, die die jeweiligen Inventaretiketten auswerfen.
Stationärer Datenabgleich
Der Prozess verlief in folgenden Schritten: Der Anlagenbestand für den jeweiligen Mitarbeiter wird auf das MDE geladen. Hier entschied sich die Vaillant Group für eine stationäre Lösung, indem das MDE über eine Docking-Station angeschlossen wird. Im nächsten Schritt öffnet sich das OPAL Sync, fährt einen Abgleich mit dem SAP-System und lädt die gewünschte Bestandsliste auf das Handheld. Der Benutzer meldet sich selbst im Gerät an, geht anschließend mit dem MDE in sein jeweiliges Buchungsgebiet, um die jeweiligen Güter einzuscannen. Jeder Scan wird mit einem Zeitstempel versehen und pro erfasstes Gut zählt die Liste die Gegenstände herunter bis auf Null. Sobald alle Güter erfasst sind und der Zähler „0“ anzeigt, bringt der Mitarbeiter das Gerät zurück zur Anlagenbuchhaltung, steckt das Gerät wieder in die Docking-Station, wodurch ein erneuter Abgleich mit dem SAP-System gefahren wird. Fehlende Gegenstände oder neu hinzugekommene werden danach entsprechend bearbeitet.
OPAL überzeugt
Das System überzeugte die Mitarbeiter bereits beim ersten Scanvorgang. Die MDE-Technologie und die Handhabung direkt vor Ort wurden von den Werksmitarbeitern sehr positiv aufgenommen. Der Abgleich vom MDE zum SAP war mit viel weniger Verwaltungsaufwand verbunden und die Vaillant Group erhielt eine stark verbesserten Transparenz- und Informationsstand über alle AV-Güter. „Speziell das SAP Add-On überzeugte uns, da es eine fertige Lösung war, mit der wir sofort prozessmäßig arbeiten konnten. Sprich ein Inventurergebnis kommt zurück und kann dahingehend überprüft werden, ob sich bei der Inventarisierung im Rahmen einer Kostenstellenänderung eine Stammdatenänderung vollzogen hat. Vom SAP Add-on kann man zudem direkt in den Asset-Stammsatz des SAP gehen und dort die Änderungen übertragen. Man muss also nicht einen Zwischenschritt machen, sondern kann sehr benutzerfreundlich die Liste abarbeiten“, so der Projektmanager.
Eine Inventur ist für alle kaufmännischen Unternehmen pflichtgemäß alle drei Jahre durchzuführen. Dazu müssen alle Vermögensgegenstände genau verzeichnet und der Wert sowie mögliche Schulden angegeben werden. Je nach Größe des Unternehmens kann die Aufnahme des gesamten Anlagevermögens (AV) sehr arbeitsintensiv sein und enorme Zeit der beteiligten Mitarbeiter beanspruchen. Eine weitere Hürde stellt die in vielen Unternehmen manuelle Erfassung der Güter dar, denn durch simple Papierlisten schleichen sich schnell Fehler ein. Um den eigenen Inventurprozess zeitlich zu optimieren und die Gütererfassung eindeutig zu quittieren, entschied sich die Vaillant Group, ein Anbieter von Heizsystemen, auf ein modernes und digitales System umzurüsten und beauftragte dafür den AutoID-Spezialisten OPAL. „OPAL hat unsere Anforderungen und Wünsche hervorragend umgesetzt und steht uns weiterhin beratend zur Seite. Wir haben durch das neue System weniger Verwaltungsaufwand sowie eine stark verbesserte Transparenz über alle Güter“, so das Fazit vom verantwortlichen Projektmanager bei der Vaillant Group.
Manuelle Inventarisierung obsolet
Die Inventarisierung erfolgte bei der Vaillant Group bisher manuell auf Papierlisten durch dafür bestimmte Mitarbeiter. Mit dieser Liste lief der Mitarbeiter /Kostenstellenverantwortliche durch das Werk und hakte die einzelnen Gegenstände ab bzw. vermerkte fehlende Güter. Die Gegenstände waren mit Papierschildern versehen, die mit einer gedruckten Inventarnummer versehen wurden. Eine elektronische Erfassung war nicht möglich. Die Ergebnisliste wurde anschließend wieder manuell in das System eingegeben und die Differenzen ermittelt.
Für das neue System wünschte sich die Vaillant Group eine komplette Integration des Inventurprozesses in SAP. Zudem sollte der Gütererfassungsprozess nicht mehr händisch, sondern digital mit Handhelds erfolgen. Zur eindeutigen Erfassung sollten alle Labels daher zusätzlich zur Klarschrift einen Datamatrix-Code enthalten. Ziel war es, den Prozess der Inventarisierung transparenter zu machen und eine saubere Übertragung der AV-Stammdaten ins SAP zu ermöglichen.
Software von OPAL
Softwareseitig sah OPAL für das SAP-System der Vaillant Group ein SAP-Add-On vor, welches für die Überspielung der Inventurdaten ins SAP dient. Als zweites Software-Tool sollte das Datentransfer-Tool OPAL Sync zum Einsatz kommen, das eine Schnittstelle zum Add-On und dem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE) bildet und für flüssigen Datenaustausch zwischen Hard- und Software dient. „Durch die Auswahl der SAP-integrierten Lösung hat die Vaillant Group nun eine komplett integrierte Lösung in SAP. Mit dem OPAL Sync stellen wir für die Vaillant Group zudem sicher, dass automatische Up- und Downloads zum SAP-System erfolgen können und somit die gewünschte Verlässlichkeit erfüllt ist“, so der Key Account Manager bei OPAL.
Einheitliches Label-Layout
Für die Umstellung auf die neue Lösung wurde im ersten Schritt die Definition eines einheitlichen Label-Layouts vorgenommen. Denn die Anlagengüter der Vaillant Group differieren in ihrer Größe enorm – vom kleinen Industrieschrauber bis zur großen Maschine.
Erfassungsmaske auf dem MDE
Ebenfalls wurden die Informationen, die auf dem Display des MDEs festgelegt zu sehen sein sollten, definiert.
Alle Scans wurden zudem mit dem Namen der Inventurverantwortlichen und einem Zeitstempel versehen. Sollte ein Gegenstand gescannt worden sein, der nicht in der Liste steht, wird dieser ebenfalls aufgenommen und für eine spätere Untersuchung gespeichert. Zudem wurden Erweiterungen auf dem MDE-Display zwecks effizienter Erfassung vor Ort implementiert. Im nächsten Schritt hat OPAL mit den SAP IT-Verantwortlichen der Vaillant Group die OPAL-Software in das bestehende SAP-System übertragen. Nachdem der Testparcours positiv verlief, wurde das System in das Produktivsystem übertragen und schließlich live geschaltet. Zusätzlich wurde die Anbindung von zwei Druckern an das System festgelegt. Zwei kompakte Standard-Etikettendrucker OD5+ von OPAL wurden im Bürobereich installiert, die die jeweiligen Inventaretiketten auswerfen.
Stationärer Datenabgleich
Der Prozess verlief in folgenden Schritten: Der Anlagenbestand für den jeweiligen Mitarbeiter wird auf das MDE geladen. Hier entschied sich die Vaillant Group für eine stationäre Lösung, indem das MDE über eine Docking-Station angeschlossen wird. Im nächsten Schritt öffnet sich das OPAL Sync, fährt einen Abgleich mit dem SAP-System und lädt die gewünschte Bestandsliste auf das Handheld. Der Benutzer meldet sich selbst im Gerät an, geht anschließend mit dem MDE in sein jeweiliges Buchungsgebiet, um die jeweiligen Güter einzuscannen. Jeder Scan wird mit einem Zeitstempel versehen und pro erfasstes Gut zählt die Liste die Gegenstände herunter bis auf Null. Sobald alle Güter erfasst sind und der Zähler „0“ anzeigt, bringt der Mitarbeiter das Gerät zurück zur Anlagenbuchhaltung, steckt das Gerät wieder in die Docking-Station, wodurch ein erneuter Abgleich mit dem SAP-System gefahren wird. Fehlende Gegenstände oder neu hinzugekommene werden danach entsprechend bearbeitet.
OPAL überzeugt
Das System überzeugte die Mitarbeiter bereits beim ersten Scanvorgang. Die MDE-Technologie und die Handhabung direkt vor Ort wurden von den Werksmitarbeitern sehr positiv aufgenommen. Der Abgleich vom MDE zum SAP war mit viel weniger Verwaltungsaufwand verbunden und die Vaillant Group erhielt eine stark verbesserten Transparenz- und Informationsstand über alle AV-Güter. „Speziell das SAP Add-On überzeugte uns, da es eine fertige Lösung war, mit der wir sofort prozessmäßig arbeiten konnten. Sprich ein Inventurergebnis kommt zurück und kann dahingehend überprüft werden, ob sich bei der Inventarisierung im Rahmen einer Kostenstellenänderung eine Stammdatenänderung vollzogen hat. Vom SAP Add-on kann man zudem direkt in den Asset-Stammsatz des SAP gehen und dort die Änderungen übertragen. Man muss also nicht einen Zwischenschritt machen, sondern kann sehr benutzerfreundlich die Liste abarbeiten“, so der Projektmanager.
