Automatisierung, ja! Aber was?

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt sind Effizienz und Kostenreduktion entscheidende Faktoren für den Unternehmenserfolg. Robotic Process Automation (RPA) bietet die Möglichkeit, zeitaufwändige und repetitive Verwaltungsprozesse zu automatisieren. Dies führt nicht nur zu einer signifikanten Entlastung der Mitarbeitenden, sondern ermöglicht es auch, Prozesse fehlerfrei und in Echtzeit zu steuern. Dabei stellt sich die Frage, welche Prozesse sich gut für eine Automatisierung eignen und schnell einen messbaren Mehrwert für Unternehmen und dessen Mitarbeiter bringen.

In diesem Artikel stellen wir drei Verwaltungsprozesse vor, die sich besonders gut für RPA eignen.

1. Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung

Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist ein klassischer Verwaltungsprozess, der oftmals mit einem hohen Fehlerrisiko und erheblichem Zeitaufwand verbunden ist. Viele Unternehmen erfassen Rechnungen in Papierform oder als digitale Dokumente manuell in ihrem ERP-System, überprüfen sie händisch und geben sie zur Zahlung frei. Das ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch das Risiko von Tippfehlern und Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung - insbesondere bei hohen Rechnungsvolumina.

Wie kann RPA helfen?

• Automatische Erfassung und Extraktion von Rechnungsdaten durch OCR-Technologie
• Abgleich mit Bestellungen und Zahlungsbedingungen in ERP-Systemen
• Automatische Weiterleitung und Erinnerung zur Freigabe und anschließende Zahlungsanweisung
• Echtzeit-Reporting zur besseren Kontrolle über finanzielle Verpflichtungen

Die Automatisierung dieses Prozesses spart nicht nur Zeit, sondern reduziert die Arbeit des Mitarbeiters auf das Wesentliche. Zusätzlich wird bei Verbesserung des Prozesses auch die Transparenz gesteigert und es wird eindeutiger, welche Zahlungen noch ausstehen. Ein Echtzeit-Reporting, welches durch die Optimierung des Prozesses erst möglich wird, sorgt zudem für eine kontinuierliche Überwachung der finanziellen Verpflichtungen, wodurch Engpässe und Liquiditätsprobleme frühzeitig erkannt werden können.

2. Onboarding neuer Mitarbeitender

Das Onboarding neuer Mitarbeitender umfasst zahlreiche administrative Aufgaben, die oft von verschiedenen Abteilungen durchgeführt werden müssen. Typische Aufgaben sind das Anlegen von Benutzerkonten, die Zuweisung von Zugriffsrechten, die Einrichtung von IT-Equipment sowie die Bereitstellung von Unternehmensinformationen und Schulungsmaterialien. Dieser häufig fragmentierte Prozess kann zu Verzögerungen und Unsicherheiten führen, was den Einstieg neuer Mitarbeitender unnötig erschwert.

Wie kann RPA helfen?

• Automatische Erstellung von Benutzerkonten und Zuweisung von Zugriffsrechten
• Versand von Willkommens-E-Mails und Bereitstellung von Onboarding-Dokumenten
• Automatische Erinnerungen an Vorgesetzte für noch ausstehende Aufgaben
• Nachverfolgung des gesamten Onboarding-Prozesses für eine bessere Kontrolle

Diese Automatisierung stellt sicher, dass neue Mitarbeitende zügig und reibungslos integriert werden – was nicht nur zu einer schnelleren Produktivitätssteigerung führt, sondern auch die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden positiv beeinflusst.

3. Bestell- und Beschaffungsprozesse

Unternehmen müssen regelmäßig Material, Dienstleistungen oder IT-Ausstattung beschaffen. Häufig basieren diese Prozesse auf manuellen Genehmigungs- und Bestellabläufen, was zu Verzögerungen und ineffizientem Ressourceneinsatz führt.

Die Beschaffung von Materialien, Dienstleistungen und IT-Ausstattung ist ein zentraler Bestandteil administrativer Abläufe in vielen Unternehmen. Häufig basieren diese Prozesse auf manuellen Genehmigungs- und Bestellabläufen, was zu unnötigen Verzögerungen, Fehlern bei der Dateneingabe und intransparenten Abläufen führen kann.

Wie kann RPA helfen?

• Automatische Erstellung von Bestellanforderungen basierend auf vordefinierten Kriterien wie Mindestlagerbeständen oder regelmäßigem Bedarf
• Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen
• Digitale Genehmigungsprozesse zur Beschleunigung von Entscheidungen
• Integration mit ERP-Systemen für eine durchgängige Prozessautomatisierung

Durch eine Automatisierung des Beschaffungsprozesses können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Lieferketten effizienter steuern und Engpässe vermeiden.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass die Automatisierung von Verwaltungsprozessen mit RPA erhebliche Vorteile bietet – von der Reduzierung manueller Fehler über die Beschleunigung von Abläufen bis hin zur Verbesserung der Datenqualität und Transparenz. Unternehmen, die in solche Lösungen investieren, können schnell signifikante Effizienzsteigerungen erzielen und ihre Ressourcen gezielt für strategische Aufgaben einsetzen. Durch den gezielten Einsatz von RPA in den Bereichen Rechnungsverarbeitung, Onboarding und Beschaffung wird nicht nur der operative Alltag optimiert, sondern auch eine solide Basis für eine nachhaltige digitale Transformation geschaffen.

noventum consulting unterstützt seine Kunden in allen Aspekten der Digitalisierung und hat speziell im RPA-Umfeld mannigfaltige Erfahrungen.

noventum RPA Strategie

noventum Prozessautomatisierung 

noventum IT & Management Consulting