Die noeske netsolutions GmbH stellt in diesem Jahr die Themen webbasierter Eingangsrechnungsworkflow sowie revisionssicheres Speichern und Archivieren von Dokumenten in den Mittelpunkt ihrer DMS EXPO–Beteiligung. Auf dem Stand von Hitachi Data Systems (Halle 7, Stand M 003) präsentiert der ELO-Business-Partner nn-WebInvoice, mit dem Unternehmen ihre eingehenden Rechnungen standortübergreifend bearbeiten können: Nach dem Scannen und Erfassen werden die digitalisierten Dokumente über einen WebClient direkt in dem Dokumenten-Management-System von ELO abgelegt. Eine Workflow-Komponente stößt deren weitere Bearbeitung an, der zuständige Sachbearbeiter wird dabei automatisch informiert.
Ergänzend dazu zeigt noeske netsolutions, wie die abschließende revisionssichere und Compliance-konforme Speicherung und Archivierung der Dokumente durch die Integration der ELO-Enterprise Content Management Plattform in die Hitachi-Content-Archive Plattfom (HCAP) sichergestellt werden kann.
Die DMS EXPO, Europas führende Fachmesse und -konferenz für elektronisches Informations- und Dokumenten Management, findet vom 25. bis 27. September 2007 auf dem Kölner Messegelände statt.
Rechnungsbearbeitung mit nn-WebInvoice
Zunächst werden die Papierbelege gescannt und in einem Übergabeverzeichnis als TIFF-Datei abgelegt. Die Erkennungssoftware verschlagwortet die Belege automatisch und füllt die Datenbank direkt mit den erkannten Werten, wie Rechnungsnummer, Betrag usw.. Zu jeder Eingangsrechnung existiert dann ein XML-File mit den dazugehörigen Indexwerten. Das Dokumenten-Management-System, z.B. ELOprofessional, importiert über einen sogenannten XML Importer die Dokumente und ihre Indexwerte. Nach dem Speichern werden die Dokumente anhand entsprechender Zuordnungen an die passenden, sogenannten Workflow-Knoten weitergeleitet. Über das Web erhalten die Mitarbeiter Einblick in die zu bearbeitenden und zu prüfenden Rechnungen. Die Bereichszuordnung, die Kostenstelle und Kostenart werden kontrolliert, ggf. ergänzt oder berichtigt. Stimmen die Angaben, können die Mitarbeiter die Rechnung zur Zahlung freigeben. Eine Unterschrift wird bei Betätigung des Buttons „Signatur“ automatisch aus Anmeldename und Passwort erzeugt und mit einem Hash gegen Veränderung geschützt.
In jedem Workflow-Knoten kann die Genehmigung verweigert werden. Jede Ablehnung muss mit Unterschrift und Datum bestätigt und mit einer Begründung versehen werden. Bei Ablehnung wird wahlweise entweder an den Vorgängerknoten zurückgestellt oder direkt an die Prüfstelle geleitet. Darüber hinaus ist im Workflow-Knoten eine Vertreterregelung enthalten, die die Prüfung der Rechnung auch bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters gewährleistet.
Revisionssicher Archivieren mit der Hitachi Content Archive Plattform - HCAP
Als ELO-Business Partner präsentiert noeske netsolutions darüber hinaus, wie Unternehmen mit der Hitachi Content Archive Plattform (HCAP), einer aktiven Archivierungslösung, geschäftskritische Informationen revisionssicher und Compliance-konform aufbewahren können. Die HCAP-Lösung sorgt als aktives Speichermedium für ELO für eine einfache und zuverlässige Archivierung digitaler Daten und Dokumente, deren Inhalte unverändert und im Originalzustand beibehalten werden müssen. Gleichzeitig gewährleistet die Hitachi-Archivierungslösung ein schnelles Wiederauffinden und Abrufen aller relevanten Informationen, die unter Umständen vor vielen Jahren erstellt wurden. HCAP ist extrem skalierbar und verfügt unabhängig von der Größe der Archivierungsumgebung nur über ein einziges Managementlevel für die Suche und den Abruf von digitalen Inhalten.
Ergänzend dazu zeigt noeske netsolutions, wie die abschließende revisionssichere und Compliance-konforme Speicherung und Archivierung der Dokumente durch die Integration der ELO-Enterprise Content Management Plattform in die Hitachi-Content-Archive Plattfom (HCAP) sichergestellt werden kann.
Die DMS EXPO, Europas führende Fachmesse und -konferenz für elektronisches Informations- und Dokumenten Management, findet vom 25. bis 27. September 2007 auf dem Kölner Messegelände statt.
Rechnungsbearbeitung mit nn-WebInvoice
Zunächst werden die Papierbelege gescannt und in einem Übergabeverzeichnis als TIFF-Datei abgelegt. Die Erkennungssoftware verschlagwortet die Belege automatisch und füllt die Datenbank direkt mit den erkannten Werten, wie Rechnungsnummer, Betrag usw.. Zu jeder Eingangsrechnung existiert dann ein XML-File mit den dazugehörigen Indexwerten. Das Dokumenten-Management-System, z.B. ELOprofessional, importiert über einen sogenannten XML Importer die Dokumente und ihre Indexwerte. Nach dem Speichern werden die Dokumente anhand entsprechender Zuordnungen an die passenden, sogenannten Workflow-Knoten weitergeleitet. Über das Web erhalten die Mitarbeiter Einblick in die zu bearbeitenden und zu prüfenden Rechnungen. Die Bereichszuordnung, die Kostenstelle und Kostenart werden kontrolliert, ggf. ergänzt oder berichtigt. Stimmen die Angaben, können die Mitarbeiter die Rechnung zur Zahlung freigeben. Eine Unterschrift wird bei Betätigung des Buttons „Signatur“ automatisch aus Anmeldename und Passwort erzeugt und mit einem Hash gegen Veränderung geschützt.
In jedem Workflow-Knoten kann die Genehmigung verweigert werden. Jede Ablehnung muss mit Unterschrift und Datum bestätigt und mit einer Begründung versehen werden. Bei Ablehnung wird wahlweise entweder an den Vorgängerknoten zurückgestellt oder direkt an die Prüfstelle geleitet. Darüber hinaus ist im Workflow-Knoten eine Vertreterregelung enthalten, die die Prüfung der Rechnung auch bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters gewährleistet.
Revisionssicher Archivieren mit der Hitachi Content Archive Plattform - HCAP
Als ELO-Business Partner präsentiert noeske netsolutions darüber hinaus, wie Unternehmen mit der Hitachi Content Archive Plattform (HCAP), einer aktiven Archivierungslösung, geschäftskritische Informationen revisionssicher und Compliance-konform aufbewahren können. Die HCAP-Lösung sorgt als aktives Speichermedium für ELO für eine einfache und zuverlässige Archivierung digitaler Daten und Dokumente, deren Inhalte unverändert und im Originalzustand beibehalten werden müssen. Gleichzeitig gewährleistet die Hitachi-Archivierungslösung ein schnelles Wiederauffinden und Abrufen aller relevanten Informationen, die unter Umständen vor vielen Jahren erstellt wurden. HCAP ist extrem skalierbar und verfügt unabhängig von der Größe der Archivierungsumgebung nur über ein einziges Managementlevel für die Suche und den Abruf von digitalen Inhalten.
