Im unübersichtlichen Business-Software-Markt fällt es vielen Unternehmen schwer, sich zu orientieren und richtig zu entscheiden. Was ein leistungsfähiges ERP-Programm im gesamten Unternehmen bewirken kann, zeigt der folgende Beitrag anhand von drei Beispielen aus Produktion, Dienstleistung und Handel.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen ähnelt die Welt der Business-Software einem geheimnisvollen Märchenschloss. Innen locken begehrenswerte Schätze wie Gewinnmaximierung, Zeitersparnis, Fehlervermeidung oder Effizienzsteigerung. Doch rundherum wuchert ein dichtes Gestrüpp aus abschreckenden Vorstellungen. Das Grauen reicht von vermeintlich extrem zeitaufwändigen Vorbereitungen über lähmende Ratlosigkeit bei der Anbieterauswahl bis hin zur vermutlich unbezahlbaren Wartung der einmal gekauften Software. Zudem versperrt ein Wust von unverständlichen Abkürzungen den Eingang. Warum sich der Sprung über den Wassergraben in Richtung ERP, PPS oder CRM trotzdem lohnt, fasst Michael Brechbühler von der Max Lehner AG kurzerhand so zusammen: „Allein das Fertigungsmodul hat sich nach dem ersten halben Jahr schon amortisiert.“
Einsparungen realisieren
Die Schweizer Max Lehner AG, einer der führenden Hersteller professioneller und umweltfreundlicher Autopflegemittel für Neu- und Gebrauchtwagen mit selbstständigen Repräsentanzen in zehn europäischen Ländern, 32 Mitarbeitern und über 5.500 aktiven Kunden, hat mit der Installation der ERP-Software SQL-Business von Nissen & Velten das Thema „Kosteneinsparung“ für sich entdeckt. Die Fertigung kann nun huckepack produzieren, also Aufträge bündeln, weil das Lager die Verfügbarkeit der Rohstoffe direkt bei Auftragsanfrage online feststellen kann. Huckepack zu produzieren ist viel kostengünstiger, als kleine und große Aufträge, wie früher, einfach nach Auftragseingang abzuarbeiten. Denn 90% der Produktionskosten sind Fix- und Bereitstellungskosten. Außerdem reduziert sich die Lieferzeit um etwa ein Drittel. Bei rund 5.000 Fertigungsaufträgen im Jahr schlägt sich die Ersparnis durch die neue Software schnell im Betriebsergebnis nieder.
In der Debitorenbuchhaltung nutzt die Max Lehner AG ein Überwachungsmodul von SQL-Business: Säumige Kunden werden nach der dritten Mahnung einfach nicht mehr beliefert. Dies reduzierte die Debitorenverluste auf ca. 15% (!) der früheren Werte. Weitere rund 30.000 CHF p.a. spart die Max Lehner AG mit der automatischen Rechnungserstellung allein durch das wegfallende Porto. Jetzt ist die Rechnung direkt auf der Sendung angebracht und dient gleichzeitig als Lieferadresse.
Außerdem kann der Schweizer Autopflegemittel-Hersteller nun jederzeit für seine rund 2.000 Artikel mit den etwa 2.700 Spezialpreisen den Deckungsbeitrag in Echtzeit aus dem System holen und die absolute Preisuntergrenze sofort ermitteln. Auch die Entwicklungsabteilung vergleicht bereits in der Testphase die Kosten für den Einsatz verschiedener Rohstoffe. Dies schärft das Kostenbewusstsein in der gesamten Firma.
Buchhaltung rationalisieren
Der global operierende Konzern ALSCO ist internationaler Branchenführer und weltgrößter Anbieter für Berufskleidungs-Lea¬sing. Das Unternehmen verfügt über 125 Niederlassungen auf vier Kontinenten und beschäftigt insgesamt mehr als 16.000 Mitarbeiter bei einem Umsatz von 1,1 Mrd. USD. Die deutsche Zentrale von ALSCO entschied sich für das Finanzbuchhaltungsmodul von SQL-Business, unter anderem weil ihr bisheriges Programm keine Updates mehr anbot. Früher bestand die zentrale Finanzbuchhaltung aus über 8.000 Konten, da für jede der 17 deutschen Niederlassungen mehr als 600 Konten geführt wurden. Nissen & Velten empfahl ein anderes System. Jetzt gibt es jedes Konto nur einmal und pro Niederlassung wird eine Kennziffer vergeben, ähnlich einer Kostenstellennummer im weitesten Sinne. Dadurch entfällt das mühsame Addieren der einzelnen Saldenlisten. Nach dieser guten Erfahrung stieg ALSCO Deutschland auch mit seiner Anlagenbuchhaltung auf SQL-Business um. Die alte Software konnte das Anlagevermögen nicht in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Für SQL-Business als voll integrierte Software gehört dies hingegen zum üblichen Leistungsumfang. Mit der Anlagenbuchhaltung verwaltet ALSCO rund 6.000 Anlagegüter, die sowohl nach deutschem als auch nach amerikanischem Recht abgeschrieben werden müssen. Im laufenden Geschäft ergeben sich sehr viele wiederkehrende Buchungen, da der Jahreswert auf die einzelnen Monate heruntergebrochen wird. Dieses immense Buchungsaufkommen wollte ALSCO fehlerfrei, schnell und komfortabel erledigen. Dafür nutzte das Unternehmen die Möglichkeit, in SQL-Business automatische Läufe selbst einzurichten und generiert damit nun regelmäßig einige tausend Buchungen auf Knopfdruck.
Bestellungen automatisieren
Der Produktionsverbindungshändler von der Heydt präsentierte dem Softwarehaus Nissen & Velten über 180.000 Artikel, fast 15.000 aktive Kunden, mehr als 11.000 Preiszuordnungen, drei Großhandelsfilialen und einen Einzelhandelsbetrieb. Das war 1997 und seitdem hat von der Heydt jedes Modul im Einsatz, das Nissen & Velten für seine ERP-Software SQL-Business herausbringt. Das neueste ist der automatische Einkauf. Dieses Modul prognostiziert den zukünftigen Bedarf aufgrund der Vergangenheitswerte. Dann ermittelt es den optimalen Lagerbestand und bestellt nach Lieferkonditionen und Verbrauch. „Zunächst glaubt man gar nicht, dass der Computer besser in die Zukunft schauen kann, als die erfahrenen Mitarbeiter“, erläutert Geschäftsführer Andreas Franz, „und dass er selbst beurteilen kann, was er nicht beurteilen kann.“ Nachts erledigt SQL-Business die Massenarbeit. Morgens entscheiden die Disponenten über die Zweifelsfälle, die ihnen das Programm vorlegt. Es berechnet sogar das Risiko aus dem Bedarfsverlauf und aus der Lieferantenzuverlässigkeit. Der anschließende Versandweg ist frei wählbar: per Fax, E-Mail, EDI, XML oder ganz konventionell per Post. „Gebräuchliche Bestellverfahren arbeiten meist mit fixen, manchmal auch individuellen Dispositionsformeln. Das Einkaufs-Modul von SQL-Business zeichnet sich nun dadurch aus, dass es sich selbst das jeweils beste mathematische Verfahren für die Berechnung des künftigen Bedarfs automatisch und zweifelsfrei heraussucht, sei dies lineare Regression, gleitender Durchschnitt oder exponentielle Glättung“, erklärt Franz, der selbst mathematische Bestellverfahren entwickelte, bevor es dieses Modul von SQL-Business gab.
Tipps für die Auswahl von ERP-Software
„Wichtig ist ein hoher Integrationsgrad“, erläutert Jörg Nissen, Geschäftsführer von Nissen & Velten. Die Software muss eine Datenbearbeitung ohne Medienbrüche möglich machen. Mehrfache Datenerfassung sollte unbedingt vermieden werden. „Ganz wichtig ist auch die Zukunftsfähigkeit.“ Dies betrifft zum einen den Software-Anbieter als Unternehmen, zum anderen seine technologische Innovationskraft. Auf den aktuellen Technologiewechsel hat Nissen & Velten bereits eine Antwort gefunden. Die bisher übliche Client-/Server-Architek¬tur, in der auch SQL-Business arbeitet, wird sich in den nächsten Jahren verabschieden und einer .NET-basierten Technologie Platz machen. Dafür hat der innovationsfreudige Software-Hersteller bereits das Nachfolgemodell NVinity in der Schublade. Es wird SQL-Business-Kunden im Rahmen ihres ganz normalen Upgrade-Vertrags ab Frühjahr 2005 angeboten.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen ähnelt die Welt der Business-Software einem geheimnisvollen Märchenschloss. Innen locken begehrenswerte Schätze wie Gewinnmaximierung, Zeitersparnis, Fehlervermeidung oder Effizienzsteigerung. Doch rundherum wuchert ein dichtes Gestrüpp aus abschreckenden Vorstellungen. Das Grauen reicht von vermeintlich extrem zeitaufwändigen Vorbereitungen über lähmende Ratlosigkeit bei der Anbieterauswahl bis hin zur vermutlich unbezahlbaren Wartung der einmal gekauften Software. Zudem versperrt ein Wust von unverständlichen Abkürzungen den Eingang. Warum sich der Sprung über den Wassergraben in Richtung ERP, PPS oder CRM trotzdem lohnt, fasst Michael Brechbühler von der Max Lehner AG kurzerhand so zusammen: „Allein das Fertigungsmodul hat sich nach dem ersten halben Jahr schon amortisiert.“
Einsparungen realisieren
Die Schweizer Max Lehner AG, einer der führenden Hersteller professioneller und umweltfreundlicher Autopflegemittel für Neu- und Gebrauchtwagen mit selbstständigen Repräsentanzen in zehn europäischen Ländern, 32 Mitarbeitern und über 5.500 aktiven Kunden, hat mit der Installation der ERP-Software SQL-Business von Nissen & Velten das Thema „Kosteneinsparung“ für sich entdeckt. Die Fertigung kann nun huckepack produzieren, also Aufträge bündeln, weil das Lager die Verfügbarkeit der Rohstoffe direkt bei Auftragsanfrage online feststellen kann. Huckepack zu produzieren ist viel kostengünstiger, als kleine und große Aufträge, wie früher, einfach nach Auftragseingang abzuarbeiten. Denn 90% der Produktionskosten sind Fix- und Bereitstellungskosten. Außerdem reduziert sich die Lieferzeit um etwa ein Drittel. Bei rund 5.000 Fertigungsaufträgen im Jahr schlägt sich die Ersparnis durch die neue Software schnell im Betriebsergebnis nieder.
In der Debitorenbuchhaltung nutzt die Max Lehner AG ein Überwachungsmodul von SQL-Business: Säumige Kunden werden nach der dritten Mahnung einfach nicht mehr beliefert. Dies reduzierte die Debitorenverluste auf ca. 15% (!) der früheren Werte. Weitere rund 30.000 CHF p.a. spart die Max Lehner AG mit der automatischen Rechnungserstellung allein durch das wegfallende Porto. Jetzt ist die Rechnung direkt auf der Sendung angebracht und dient gleichzeitig als Lieferadresse.
Außerdem kann der Schweizer Autopflegemittel-Hersteller nun jederzeit für seine rund 2.000 Artikel mit den etwa 2.700 Spezialpreisen den Deckungsbeitrag in Echtzeit aus dem System holen und die absolute Preisuntergrenze sofort ermitteln. Auch die Entwicklungsabteilung vergleicht bereits in der Testphase die Kosten für den Einsatz verschiedener Rohstoffe. Dies schärft das Kostenbewusstsein in der gesamten Firma.
Buchhaltung rationalisieren
Der global operierende Konzern ALSCO ist internationaler Branchenführer und weltgrößter Anbieter für Berufskleidungs-Lea¬sing. Das Unternehmen verfügt über 125 Niederlassungen auf vier Kontinenten und beschäftigt insgesamt mehr als 16.000 Mitarbeiter bei einem Umsatz von 1,1 Mrd. USD. Die deutsche Zentrale von ALSCO entschied sich für das Finanzbuchhaltungsmodul von SQL-Business, unter anderem weil ihr bisheriges Programm keine Updates mehr anbot. Früher bestand die zentrale Finanzbuchhaltung aus über 8.000 Konten, da für jede der 17 deutschen Niederlassungen mehr als 600 Konten geführt wurden. Nissen & Velten empfahl ein anderes System. Jetzt gibt es jedes Konto nur einmal und pro Niederlassung wird eine Kennziffer vergeben, ähnlich einer Kostenstellennummer im weitesten Sinne. Dadurch entfällt das mühsame Addieren der einzelnen Saldenlisten. Nach dieser guten Erfahrung stieg ALSCO Deutschland auch mit seiner Anlagenbuchhaltung auf SQL-Business um. Die alte Software konnte das Anlagevermögen nicht in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Für SQL-Business als voll integrierte Software gehört dies hingegen zum üblichen Leistungsumfang. Mit der Anlagenbuchhaltung verwaltet ALSCO rund 6.000 Anlagegüter, die sowohl nach deutschem als auch nach amerikanischem Recht abgeschrieben werden müssen. Im laufenden Geschäft ergeben sich sehr viele wiederkehrende Buchungen, da der Jahreswert auf die einzelnen Monate heruntergebrochen wird. Dieses immense Buchungsaufkommen wollte ALSCO fehlerfrei, schnell und komfortabel erledigen. Dafür nutzte das Unternehmen die Möglichkeit, in SQL-Business automatische Läufe selbst einzurichten und generiert damit nun regelmäßig einige tausend Buchungen auf Knopfdruck.
Bestellungen automatisieren
Der Produktionsverbindungshändler von der Heydt präsentierte dem Softwarehaus Nissen & Velten über 180.000 Artikel, fast 15.000 aktive Kunden, mehr als 11.000 Preiszuordnungen, drei Großhandelsfilialen und einen Einzelhandelsbetrieb. Das war 1997 und seitdem hat von der Heydt jedes Modul im Einsatz, das Nissen & Velten für seine ERP-Software SQL-Business herausbringt. Das neueste ist der automatische Einkauf. Dieses Modul prognostiziert den zukünftigen Bedarf aufgrund der Vergangenheitswerte. Dann ermittelt es den optimalen Lagerbestand und bestellt nach Lieferkonditionen und Verbrauch. „Zunächst glaubt man gar nicht, dass der Computer besser in die Zukunft schauen kann, als die erfahrenen Mitarbeiter“, erläutert Geschäftsführer Andreas Franz, „und dass er selbst beurteilen kann, was er nicht beurteilen kann.“ Nachts erledigt SQL-Business die Massenarbeit. Morgens entscheiden die Disponenten über die Zweifelsfälle, die ihnen das Programm vorlegt. Es berechnet sogar das Risiko aus dem Bedarfsverlauf und aus der Lieferantenzuverlässigkeit. Der anschließende Versandweg ist frei wählbar: per Fax, E-Mail, EDI, XML oder ganz konventionell per Post. „Gebräuchliche Bestellverfahren arbeiten meist mit fixen, manchmal auch individuellen Dispositionsformeln. Das Einkaufs-Modul von SQL-Business zeichnet sich nun dadurch aus, dass es sich selbst das jeweils beste mathematische Verfahren für die Berechnung des künftigen Bedarfs automatisch und zweifelsfrei heraussucht, sei dies lineare Regression, gleitender Durchschnitt oder exponentielle Glättung“, erklärt Franz, der selbst mathematische Bestellverfahren entwickelte, bevor es dieses Modul von SQL-Business gab.
Tipps für die Auswahl von ERP-Software
„Wichtig ist ein hoher Integrationsgrad“, erläutert Jörg Nissen, Geschäftsführer von Nissen & Velten. Die Software muss eine Datenbearbeitung ohne Medienbrüche möglich machen. Mehrfache Datenerfassung sollte unbedingt vermieden werden. „Ganz wichtig ist auch die Zukunftsfähigkeit.“ Dies betrifft zum einen den Software-Anbieter als Unternehmen, zum anderen seine technologische Innovationskraft. Auf den aktuellen Technologiewechsel hat Nissen & Velten bereits eine Antwort gefunden. Die bisher übliche Client-/Server-Architek¬tur, in der auch SQL-Business arbeitet, wird sich in den nächsten Jahren verabschieden und einer .NET-basierten Technologie Platz machen. Dafür hat der innovationsfreudige Software-Hersteller bereits das Nachfolgemodell NVinity in der Schublade. Es wird SQL-Business-Kunden im Rahmen ihres ganz normalen Upgrade-Vertrags ab Frühjahr 2005 angeboten.
