von Wolfgang Towae, Anwendungsberater Lohn und Gehalt der Nemetschek Bausoftware GmbH
Zwar dürfte sich jeder Arbeitnehmer darüber freuen, wenn er aus der Firmenkasse die Erstattung seiner Reisekosten erhält, aber ansonsten kommt beim Thema „Reisekostenabrechnung“ wenig Freude auf. Schließlich bedeutet es einen nicht unerheblichen Aufwand, die Reisekostenabrechnung so zu erledigen, dass man der nächsten Lohnsteuer- bzw. Betriebsprüfung gelassen entgegensehen kann.
Für die deutschen Bauunternehmen sind Reisen in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Schließlich sind viele von ihnen deutschland- oder gar europaweit im Einsatz. Dies hat zur Folge, dass die Reisetätigkeit stark angestiegen ist.
Natürlich muss im EDV-Zeitalter niemand mehr mit dem Kugelschreiber Formulare ausfüllen. Es besteht unter den Lohnabrechnern weitgehend Einigkeit darüber, dass eine zeitgemäße Reisekostenabrechnung schnell und transparent mit einer dafür geeigneten Software erfolgen sollte. Die Praxis sieht jedoch meist anders aus: in sehr vielen Fällen wird auch heute noch die Reisekostenabrechnung manuell oder bestenfalls „halbmanuell“ abgewickelt. Das bedeutet, man gibt in eine Maske die Daten wie An- und Abreise, Reiseanlass und eigene Ausgaben ein und kann - etwa über eine Excel-Datei – ein ausgefülltes Formular ausdrucken. Mehr ist mit einer solchen Lösung nicht möglich.
Leistungsschwache Insellösungen genügen Ansprüchen nicht
Warum ist das so, wenn schon ein kurzer Blick ins Internet eine enorme Anzahl von Anbietern zeigt, die einschlägige PC-Programme im Sortiment haben, bis hin zu Freeware oder Sharewareprogrammen, die man per Download auf seinem Computer installieren kann? An Angeboten mangelt es offensichtlich nicht.
Bei näherem Hinsehen erkennt man, dass es sich bei zahlreichen dieser Produkte um leistungsschwache Programme handelt – Insellösungen ohne Integration in die Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Und spätestens, wenn es darum geht, Reisekosten nicht nur für Deutschland, sondern auch für das Ausland außerhalb des Euro-Raums abzuwickeln, müssen viele dieser sehr einfach gehaltenen Programme passen.
Gerade in Bauunternehmen haben die reisenden Mitarbeiter oft völlig unter-schiedliche Aufgaben, die in Entgeltprogramm und Reisekosten korrekt abgerechnet werden müssen – beispielsweise werden Geschäftsführer, Vertrieb und Bauleiter über verschiedene Kostenarten und Kostenstellen abgerechnet. Auch daran „verzweifeln“ die schlichten Insellösungen. Da hilft es, wenn das Reisekostenprogramm unmittelbar mit der Baulohnlösung verbunden ist – und zwar nicht bloß über eine Schnittstelle.
Integration in Baulohnprogramme erleichtert die Abrechnung
Die perfekte Integration ist möglich in Baubranchenlösungen wie Nemetscheks Entgeltprogramm BAU financials Lohn und Gehalt und seinem zuverlässigen Reisekostenmodul. Das Modul nimmt für Abrechnung und Überweisung einfach alle Daten (wie Personaldaten, Kostenstellen oder Lohnarten) aus dem Entgeltprogramm, sodass hierfür eine eigene Eingabe nicht nötig ist. Unnötige Doppelerfassungen entfallen vollkommen, da der Personalstamm ja alle wesentlichen Informationen enthält. Nur falls jemand auf die Erfassung per Excel-Tabelle absolut nicht verzichten will, kann er auch über eine Schnittstelle zu Excel die Daten einlesen.
Das Nemetschek-Reisekostenmodul ermittelt standardmäßig die Reisekosten nach den gesetzlichen Bestimmungen für Inlands- und Auslandsreisen. Dabei berücksichtigt es die gesetzlichen Höchstwerte, kann aber auch besondere betriebliche Regelungen verarbeiten. Wann die Reisekosten ermittelt und abgerechnet werden sollen, ist natürlich frei wählbar – monatsbezogen, monatsübergreifend oder periodisch.
Das Programm kann die folgenden Berichte erstellen: Reisekostenübersicht pro Monat, Reisekosten über nicht berechnete Belege sowie eine Reisekostenübersicht des Reisenden. Außerdem bietet es detaillierte Übersichten über Tages- und Monatsbelege. In der Statistik wird dann jeder einzelne Reisetag mit den einzelnen Werten angezeigt. Sollte man irgendwann die Reisekosten einer vergangenen Dienstreise einsehen wollen, ist auch das kein Problem. Die Abrechnungen können archiviert werden und sind als so genannte Historien später immer leicht aufzurufen.
Das Programm enthält auch verschiedene detaillierte Tabellen, etwa für die Ablage der Pauschalbeträge für Verpflegung und Übernachtung sowie für die Speicherung der Reiseanlässe.
Fazit
Um als Bauunternehmen beim Lohn und bei der Reisekostenabrechnung sichergehen zu können, sollte man eine integrierte Softwarelösung aus Baulohnprogramm (etwa BAU financials Lohn und Gehalt) und Reisekostenmodul einsetzen. Anders als Standardprogramme „kennt“ die spezielle Branchensoftware alle Bauspezifika und rechnet Sonderfälle (zum Beispiel Wechseleinsätze der Arbeiter) sicher ab. Durch die Integration von Entgeltprogramm und Reisekostenmodul sowie die direkte Übernahme der Daten aus dem Baulohn spart man außerdem viel Zeit bei der Reisekostenabrechnung.
Zwar dürfte sich jeder Arbeitnehmer darüber freuen, wenn er aus der Firmenkasse die Erstattung seiner Reisekosten erhält, aber ansonsten kommt beim Thema „Reisekostenabrechnung“ wenig Freude auf. Schließlich bedeutet es einen nicht unerheblichen Aufwand, die Reisekostenabrechnung so zu erledigen, dass man der nächsten Lohnsteuer- bzw. Betriebsprüfung gelassen entgegensehen kann.
Für die deutschen Bauunternehmen sind Reisen in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Schließlich sind viele von ihnen deutschland- oder gar europaweit im Einsatz. Dies hat zur Folge, dass die Reisetätigkeit stark angestiegen ist.
Natürlich muss im EDV-Zeitalter niemand mehr mit dem Kugelschreiber Formulare ausfüllen. Es besteht unter den Lohnabrechnern weitgehend Einigkeit darüber, dass eine zeitgemäße Reisekostenabrechnung schnell und transparent mit einer dafür geeigneten Software erfolgen sollte. Die Praxis sieht jedoch meist anders aus: in sehr vielen Fällen wird auch heute noch die Reisekostenabrechnung manuell oder bestenfalls „halbmanuell“ abgewickelt. Das bedeutet, man gibt in eine Maske die Daten wie An- und Abreise, Reiseanlass und eigene Ausgaben ein und kann - etwa über eine Excel-Datei – ein ausgefülltes Formular ausdrucken. Mehr ist mit einer solchen Lösung nicht möglich.
Leistungsschwache Insellösungen genügen Ansprüchen nicht
Warum ist das so, wenn schon ein kurzer Blick ins Internet eine enorme Anzahl von Anbietern zeigt, die einschlägige PC-Programme im Sortiment haben, bis hin zu Freeware oder Sharewareprogrammen, die man per Download auf seinem Computer installieren kann? An Angeboten mangelt es offensichtlich nicht.
Bei näherem Hinsehen erkennt man, dass es sich bei zahlreichen dieser Produkte um leistungsschwache Programme handelt – Insellösungen ohne Integration in die Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Und spätestens, wenn es darum geht, Reisekosten nicht nur für Deutschland, sondern auch für das Ausland außerhalb des Euro-Raums abzuwickeln, müssen viele dieser sehr einfach gehaltenen Programme passen.
Gerade in Bauunternehmen haben die reisenden Mitarbeiter oft völlig unter-schiedliche Aufgaben, die in Entgeltprogramm und Reisekosten korrekt abgerechnet werden müssen – beispielsweise werden Geschäftsführer, Vertrieb und Bauleiter über verschiedene Kostenarten und Kostenstellen abgerechnet. Auch daran „verzweifeln“ die schlichten Insellösungen. Da hilft es, wenn das Reisekostenprogramm unmittelbar mit der Baulohnlösung verbunden ist – und zwar nicht bloß über eine Schnittstelle.
Integration in Baulohnprogramme erleichtert die Abrechnung
Die perfekte Integration ist möglich in Baubranchenlösungen wie Nemetscheks Entgeltprogramm BAU financials Lohn und Gehalt und seinem zuverlässigen Reisekostenmodul. Das Modul nimmt für Abrechnung und Überweisung einfach alle Daten (wie Personaldaten, Kostenstellen oder Lohnarten) aus dem Entgeltprogramm, sodass hierfür eine eigene Eingabe nicht nötig ist. Unnötige Doppelerfassungen entfallen vollkommen, da der Personalstamm ja alle wesentlichen Informationen enthält. Nur falls jemand auf die Erfassung per Excel-Tabelle absolut nicht verzichten will, kann er auch über eine Schnittstelle zu Excel die Daten einlesen.
Das Nemetschek-Reisekostenmodul ermittelt standardmäßig die Reisekosten nach den gesetzlichen Bestimmungen für Inlands- und Auslandsreisen. Dabei berücksichtigt es die gesetzlichen Höchstwerte, kann aber auch besondere betriebliche Regelungen verarbeiten. Wann die Reisekosten ermittelt und abgerechnet werden sollen, ist natürlich frei wählbar – monatsbezogen, monatsübergreifend oder periodisch.
Das Programm kann die folgenden Berichte erstellen: Reisekostenübersicht pro Monat, Reisekosten über nicht berechnete Belege sowie eine Reisekostenübersicht des Reisenden. Außerdem bietet es detaillierte Übersichten über Tages- und Monatsbelege. In der Statistik wird dann jeder einzelne Reisetag mit den einzelnen Werten angezeigt. Sollte man irgendwann die Reisekosten einer vergangenen Dienstreise einsehen wollen, ist auch das kein Problem. Die Abrechnungen können archiviert werden und sind als so genannte Historien später immer leicht aufzurufen.
Das Programm enthält auch verschiedene detaillierte Tabellen, etwa für die Ablage der Pauschalbeträge für Verpflegung und Übernachtung sowie für die Speicherung der Reiseanlässe.
Fazit
Um als Bauunternehmen beim Lohn und bei der Reisekostenabrechnung sichergehen zu können, sollte man eine integrierte Softwarelösung aus Baulohnprogramm (etwa BAU financials Lohn und Gehalt) und Reisekostenmodul einsetzen. Anders als Standardprogramme „kennt“ die spezielle Branchensoftware alle Bauspezifika und rechnet Sonderfälle (zum Beispiel Wechseleinsätze der Arbeiter) sicher ab. Durch die Integration von Entgeltprogramm und Reisekostenmodul sowie die direkte Übernahme der Daten aus dem Baulohn spart man außerdem viel Zeit bei der Reisekostenabrechnung.
