In Zeiten immer enger werdenden Wettbewerbes kommt es mehr denn je darauf an, die zum Auftrag gewordenen Projekte effizient zu steuern. Exzellente Bauausführung und exaktes Controlling mit zweckmäßigen Auswertungen müssen die Erwirtschaftung der geplanten Deckungsbeiträge forcieren. Die dafür vorhandene Ressource in Form eines unternehmensweit einsetzbaren operativen Systems - z.B. Nemetscheks Bau für Windows - muss punktgenau eingesetzt werden. Der Bauleistungsbericht als Bau für Windows-Bestandteil ermöglicht die Erstellung flexibler Auswertungen zur Kosten- und Leistungsstruktur der Bauvorhaben.
Einmalaufwand zu Mehrfachnutzen machen
Die qualitativ hochwertige Ausführung von Leistungen ist Tagesgeschäft im Bauunternehmen – da ist man fit. Mit der Erfassung der erforderlichen Werte für die Überwachung des Kostenbudgets sowie mit der Erstellung von aussagefähigen Auswertungen tut man sich dagegen viel schwerer. Belege werden mehrfach und häufig mit unterschiedlichen Instrumentarien erfasst.
Der Insider kennt die Szenarien: Fall 1: Eine EXCEL-Tabelle für die Lieferscheine, eine weitere für die Eingangsrechnungen, ein Zusatztool für die geleisteten Stunden, den Geräteeinsatz und die Leistungsmeldung für die Baustelle. Viele Inseln, die die einfache Erstellung transparenter Auswertungen erschweren. Oder Fall 2: Die Belege werden in Bau für Windows erfasst und die Ergebnisse dennoch in anderer Form dargestellt – ein Problem für Kunden und Interessenten.
Warum also nicht die Vorteile des integrierten operativen Systems für Daten-erfassung, Steuerung und Auswertungen nutzen? Damit wird Einmalaufwand zu Mehrfacheffekt, Fehlerquellen und Datenredundanzen entfallen, es entstehen Freiräume, die beispielsweise für detailliertere Ergebnisanalysen genutzt werden können.
Der Bauleistungsbericht erweist sich dabei als flexibles Controlling- und Aus-wertungswerkzeug. Damit können individuelle, auf den Bedarf des jeweiligen Unternehmens abgestimmte, Auswertungen zur Kosten- und Leistungsentwicklung der einzelnen Bauvorhaben definiert werden.
Kosten und Leistungen sind als Werte für den gewünschten Berichtszeitraum, als bis dahin aufgelaufene Werte und Gesamtwerte darstellbar. Zusätzlich können eigene Berechnungen zu Kennzahlen mit den vom System ermittelten Werten erstellt werden.
Festlegung der Zielgruppe und Auswertungsstruktur
Was ist dafür im Detail zu tun?
Für den geschilderten Fall 1 muss zunächst die Belegerfassung aller Belege in Bau für Windows organisiert werden. Danach ist in beiden Fällen zu überlegen, in welchen Abteilungen im Unternehmen welche Auswertungen benötigt werden und welchen Aufbau die jeweilige Auswertung haben soll.
Die Struktur der gewünschten Berichte wird zeilenweise erfasst. Den Lohnkosten ordnet man Lohnarten zu. Für Baustoff-, Betriebsstoff- Nachunternehmer-, Fremdgeräte-, Sonstige Kosten und die Warenabgänge aus dem Lager erfolgt die Zuordnung zu Kostenartengruppen.
Istkosten und Leistungsmeldung
Die Istkosten für den Lohn werden aus der bewerteten Lohnstundenerfassung ermittelt. Die Gerätekosten für eigene Geräte kommen aus dem Bereich Geräteverrechnung. Für alle Materiallieferungen, Betriebsstoffkosten, Nachunternehmerleistungen, Fremdgerätemieten und sonstige Kosten werden die Kosten aus den bewerteten Lieferscheinen bzw. Eingangsrechnungen geholt. Es werden auch die Warenabgänge aus dem Lager berücksichtigt. Ergänzend können Gemeinkostenanteile wie z.B. Verwaltungs- und Geschäftskosten zugeschlagen werden. Dazu müssen gültiger Prozentsatz und Berechnungsbasis eingegeben werden.
Die zeitnahe Erfassung der Leistungsmengen über Aufmaß- oder Rechnungs-mengen ist Grundlage für die periodische Leistungsmeldung. Die Vertragsleistung kann mit Hilfe der Leistungsmengen auf der Basis der verhandelten Einheitspreise, der kalkulatorischen Einheitspreise und auf Basis der Einzelkosten ermittelt werden. Der Saldo aus Leistungserhöhungen und Leistungsminderungen wird mit in die Gesamtleistung eingerechnet. Gleiches gilt für bestätigte und nichtbestätigte Nachträge als Bestandteil der Vertragsleistung. Damit sind sowohl die geplanten als auch die erzielten Deckungsbeträge ausweisbar.
Flexibler Abruf von Auswertungen
In den Auswertungen werden die Ergebnisse für den Berichtszeitraum, die bis dahin aufgelaufenen Werte und die Gesamtwerte in den einzelnen Kategorien für das Vorhaben ausgewiesen. Die Berichte können direkt am Bildschirm gesichtet sowie in Drucklisten ausgegeben werden. Und nicht zuletzt kann man die Kosten- und Leistungsstruktur an MS-EXCEL übertragen, um die Werte auch grafisch in Diagrammen darzustellen.
Fazit
Werden alle Kosten und die Leistungsmeldung in Bau für Windows erfasst, dann sollte die Erstellung der Kosten/Leistungsmeldung für die Bauvorhaben mit dem Bauleistungsbericht aus Bau für Windows ein MUSS sein, um zeitnah und ohne Doppelarbeit flexibel einzurichtende und aussagekräftige Berichte zu generieren.
Dr. Cornelia Köhler, Inhaberin von Köhler B.C.S., Gera und Gebietsrepräsentantin der Nemetschek Bausoftware GmbH
Einmalaufwand zu Mehrfachnutzen machen
Die qualitativ hochwertige Ausführung von Leistungen ist Tagesgeschäft im Bauunternehmen – da ist man fit. Mit der Erfassung der erforderlichen Werte für die Überwachung des Kostenbudgets sowie mit der Erstellung von aussagefähigen Auswertungen tut man sich dagegen viel schwerer. Belege werden mehrfach und häufig mit unterschiedlichen Instrumentarien erfasst.
Der Insider kennt die Szenarien: Fall 1: Eine EXCEL-Tabelle für die Lieferscheine, eine weitere für die Eingangsrechnungen, ein Zusatztool für die geleisteten Stunden, den Geräteeinsatz und die Leistungsmeldung für die Baustelle. Viele Inseln, die die einfache Erstellung transparenter Auswertungen erschweren. Oder Fall 2: Die Belege werden in Bau für Windows erfasst und die Ergebnisse dennoch in anderer Form dargestellt – ein Problem für Kunden und Interessenten.
Warum also nicht die Vorteile des integrierten operativen Systems für Daten-erfassung, Steuerung und Auswertungen nutzen? Damit wird Einmalaufwand zu Mehrfacheffekt, Fehlerquellen und Datenredundanzen entfallen, es entstehen Freiräume, die beispielsweise für detailliertere Ergebnisanalysen genutzt werden können.
Der Bauleistungsbericht erweist sich dabei als flexibles Controlling- und Aus-wertungswerkzeug. Damit können individuelle, auf den Bedarf des jeweiligen Unternehmens abgestimmte, Auswertungen zur Kosten- und Leistungsentwicklung der einzelnen Bauvorhaben definiert werden.
Kosten und Leistungen sind als Werte für den gewünschten Berichtszeitraum, als bis dahin aufgelaufene Werte und Gesamtwerte darstellbar. Zusätzlich können eigene Berechnungen zu Kennzahlen mit den vom System ermittelten Werten erstellt werden.
Festlegung der Zielgruppe und Auswertungsstruktur
Was ist dafür im Detail zu tun?
Für den geschilderten Fall 1 muss zunächst die Belegerfassung aller Belege in Bau für Windows organisiert werden. Danach ist in beiden Fällen zu überlegen, in welchen Abteilungen im Unternehmen welche Auswertungen benötigt werden und welchen Aufbau die jeweilige Auswertung haben soll.
Die Struktur der gewünschten Berichte wird zeilenweise erfasst. Den Lohnkosten ordnet man Lohnarten zu. Für Baustoff-, Betriebsstoff- Nachunternehmer-, Fremdgeräte-, Sonstige Kosten und die Warenabgänge aus dem Lager erfolgt die Zuordnung zu Kostenartengruppen.
Istkosten und Leistungsmeldung
Die Istkosten für den Lohn werden aus der bewerteten Lohnstundenerfassung ermittelt. Die Gerätekosten für eigene Geräte kommen aus dem Bereich Geräteverrechnung. Für alle Materiallieferungen, Betriebsstoffkosten, Nachunternehmerleistungen, Fremdgerätemieten und sonstige Kosten werden die Kosten aus den bewerteten Lieferscheinen bzw. Eingangsrechnungen geholt. Es werden auch die Warenabgänge aus dem Lager berücksichtigt. Ergänzend können Gemeinkostenanteile wie z.B. Verwaltungs- und Geschäftskosten zugeschlagen werden. Dazu müssen gültiger Prozentsatz und Berechnungsbasis eingegeben werden.
Die zeitnahe Erfassung der Leistungsmengen über Aufmaß- oder Rechnungs-mengen ist Grundlage für die periodische Leistungsmeldung. Die Vertragsleistung kann mit Hilfe der Leistungsmengen auf der Basis der verhandelten Einheitspreise, der kalkulatorischen Einheitspreise und auf Basis der Einzelkosten ermittelt werden. Der Saldo aus Leistungserhöhungen und Leistungsminderungen wird mit in die Gesamtleistung eingerechnet. Gleiches gilt für bestätigte und nichtbestätigte Nachträge als Bestandteil der Vertragsleistung. Damit sind sowohl die geplanten als auch die erzielten Deckungsbeträge ausweisbar.
Flexibler Abruf von Auswertungen
In den Auswertungen werden die Ergebnisse für den Berichtszeitraum, die bis dahin aufgelaufenen Werte und die Gesamtwerte in den einzelnen Kategorien für das Vorhaben ausgewiesen. Die Berichte können direkt am Bildschirm gesichtet sowie in Drucklisten ausgegeben werden. Und nicht zuletzt kann man die Kosten- und Leistungsstruktur an MS-EXCEL übertragen, um die Werte auch grafisch in Diagrammen darzustellen.
Fazit
Werden alle Kosten und die Leistungsmeldung in Bau für Windows erfasst, dann sollte die Erstellung der Kosten/Leistungsmeldung für die Bauvorhaben mit dem Bauleistungsbericht aus Bau für Windows ein MUSS sein, um zeitnah und ohne Doppelarbeit flexibel einzurichtende und aussagekräftige Berichte zu generieren.
Dr. Cornelia Köhler, Inhaberin von Köhler B.C.S., Gera und Gebietsrepräsentantin der Nemetschek Bausoftware GmbH
