Wenn Standard-Vertragsmanagement nicht mehr reicht

Rahmenverträge, Service- und Wartungsverträge, Software-Abos, Miet- und Leasingverträge sowie Bonus- und Kontingentvereinbarungen: Der Einkauf in Konzernen und mittelständischen Unternehmen hat es mit einer Vielzahl unterschiedlicher Vertragsarten zu tun.

Doch genau hier stoßen viele Vertragsmanagement-Lösungen an ihre Grenzen. Denn während die Verhandlung aufwändig ist, scheitert die operative Umsetzung häufig an der fehlenden Verbindung zwischen Vertragsinformationen und dem SAP-Bestellprozess. Die Folge: Vertragsvorteile bleiben ungenutzt, Konditionen werden nicht angewandt, Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Datenständen und die manuelle Nacharbeit bindet Ressourcen, die anderswo fehlen.

Das Problem ist, dass Vertragsdaten isoliert von den SAP-Prozessen existieren. Sie werden verwaltet, aber nicht genutzt. Genau hier setzt CUNO/4 an.

Erweiterte Digitalisierung aller relevanten Vertragsarten

CUNO/4 ist eine vollständig in SAP integrierte Vertragsmanagementlösung, die speziell für die Anforderungen des operativen Einkaufs entwickelt wurde. Während viele Standardlösungen lediglich Dokumente und Fristen verwalten, geht CUNO/4 entscheidend weiter:

• Vertragskonditionen fließen automatisch in den SAP-Bestellprozess ein – egal ob Preise, Rabatte, Staffeln oder Sonderkonditionen.
• Service- und Wartungsverträge werden live überwacht – jeder Abruf wird erfasst, der aktuelle Stand ist jederzeit sichtbar.
• Software-Abos und Mietverträge werden automatisch kontrolliert – mit Fristenüberwachung und Verlängerungsmanagement.
• Bonus- und Kontingentverträge werden automatisch getrackt – in Echtzeit, ohne manuelle Nachberechnung.
• Alle Vertragsarten an einem Ort – zentrale Datenbasis für Einkauf, Controlling und Fachabteilungen.

Nach Angaben des Unternehmens können Kunden die Lösung eigenständig oder gemeinsam mit dem Anbieter an ihre spezifischen Prozesse anpassen. Ziel ist es, Einführungszeiten zu verkürzen und Prozesse ohne Medienbrüche abzubilden.

Umgang mit unterschiedlichen Vertragsarten

CUNO/4 ist nicht auf eine bestimmte Vertragsart beschränkt. Die Lösung kann:

• Rahmenverträge mit Preisbindungen, Rabattstaffeln und Konditionsregeln abbilden.
• Service- und Wartungsverträge mit Kontingenten (z. B. „12 kostenlose Serviceeinsätze pro Jahr“) in Echtzeit tracken.
• Software-Abos und Lizenzverträge mit automatischer Verlängerungskontrolle versehen.
• Miet- und Leasingverträge mit Fristenmanagement und Optionsrecht-Überwachung.
• Bonusvereinbarungen mit volumenabhängigen Staffeln automatisch verwalten.
• Kontingentverträge aller Art live überwachen.

Alle Vertragsinformationen werden an einem Ort in SAP geführt, ohne doppelte Datenhaltung, ohne Insellösungen.

Wirtschaftlicher Nutzen

Der manuelle Aufwand im Umgang mit unterschiedlichen Vertragsarten verursacht erhebliche Prozesskosten. Ein automatisiertes Vertragsmanagement direkt in SAP trägt dazu bei:

• Bearbeitungszeiten reduzieren – durch Wegfall manueller Suche und Nachberechnung.
• Administrative Kosten senken – durch automatische Konditionsprüfung und Fristenkontrolle.
• Vertragsvorteile sichern – durch Echtzeit-Transparenz über alle Vertragsarten.
• Risiken vermeiden – durch automatische Erinnerungen an Kündigungen und Verlängerungen.
• Wettbewerbsfähigkeit steigern – durch bessere Datenbasis für strategische Entscheidungen.

CUNO/4 ist eine SAP-zertifizierte Lösung und vollständig in die SAP-Umgebung integriert. Anders als viele Insellösungen benötigt CUNO/4 keine separate Datenbank, keine aufwändigen Schnittstellen und keine doppelte Datenpflege. Vertragsdaten werden einmal erfasst und wirken dann automatisch in Bestellung, Rechnungsprüfung und Buchung.

Interessierte Unternehmen können sich in einer kostenlosen Live-Demo einen Eindruck verschaffen, abgestimmt auf ihre individuellen Vertragsarten und Workflows.