Netmail bietet Lösungspaket zur Migration von IBM Notes

Eine Notes Migration mit der Einführung eines gesetzeskonformen Archivs spart Zeit und Ressourcen

Notes Migration mit Netmail (PresseBox) ( Idstein, )
Schon seit der angekündigten Partnerschaft von IBM mit dem indischen Dienstleister HCL, der Entwicklung, Wartung und Support für Notes übernimmt, stellen sich Unternehmen die Frage ob es sinnvoll ist, eine Migration von Notes auf ein anderes E-Mail-System vorzunehmen. IBM machte zwischenzeitlich Nägel mit Köpfen und verkaufte alles, was von Lotus übrigblieb, an HCL Technologies. Somit hat das Thema bei Unternehmen, einen Wechsel von Notes einzuleiten, wieder höhere Relevanz erreicht. Insbesondere, weil mit Microsoft Office 365, Microsoft Exchange und Amazon Workmail funktionsstarke und etablierte Alternativen vorhanden sind.

Dem gegenüber stehen häufig Bedenken diesen Schritt, weg von Notes, letztendlich zu gehen. Es wurden schließlich in der Vergangenheit oft hohe Investitionen in IBM Anwendungen und Prozesse getätigt. Die Störung laufender Projekte während des Migrationsprozesses als negative Folgen einer Umstellung, werden auch häufig zum Gegenstand der Diskussion. Des Weiteren fürchten viele IT-Verantwortliche eine langwierige, stressige und vor allem komplexe Migrationsphase.

Netmail zeigt, dass unter Einsatz der richtigen Migrations-Tools und einer guten Planung diese Bedenken ausgeräumt werden können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, durch die Einführung eines gesetzeskonformen Archivs, die Anforderungen der EU-DSGVO, der GoBD und die separate Archivierung privater E-Mails gemäß Telekommunikationsgesetz berücksichtigen zu können. Alles in einem Projekt!

Herausforderung Notes Migration

Es gibt vielfältige Herausforderungen, die es bei einer Migration von IBM Notes zu beachten gilt. Durch ausgiebige Erfahrungen in der Durchführung von E-Mail-Migrationen, insbesondere von Notes, kann Netmail einige grundsätzliche Aspekte definieren, die bei einer Notes Migration wichtig sind. Dazu gehören unter anderem die folgenden Themen, die es zu beachten gilt.
  • Der allgemeine Zustand des Notes Systems
  • Der Umgang mit in Notes verankerten Prozessen (z.B. Ressourcen, Sammel-Accounts, Workflows)
  • Die Handhabung von persönlichen Notes Archiven
  • Die Beachtung freigegebener Ordner und Adressbücher
  • Der Blick auf konfigurierte Berechtigungen in Notes
  • Eine Technik für den Umgang mit großen Datenmengen, insbesondere großer Mailboxen
  • Eine Strategie für die Kommunikation mit den Anwendern
  • Die Beachtung verfügbarer Bandbreiten zwischen Lokationen
  • Einen Plan für von Notes verschlüsselte E-Mails
Die Migrationsmethode von Netmail unterscheidet sich von der von Mittbewerbern, da die Grunddaten bereits vor der eigentlichen Migration in das neue System überführt werden. Zum eigentlichen Migrationszeitpunkt wird nur noch ein Bruchteil der benötigten Daten in das neue E-Mail-System migriert. In der Zwischenzeit bleiben alle Informationen im plattformunabhängigen XML-Format weiterhin zugänglich. Dadurch reduziert sich insbesondere der Zeitaufwand der Migration, die dann zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden kann.

Netmail bietet Kunden und Partnern weiterhin die Möglichkeit, Migrationen nicht per Stichtag, sondern phasenweise durchzuführen. Dies empfiehlt sich insbesondere für große Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten. Mit dem Netmail Koexistenzmanager kann die Zusammenarbeit zwischen altem und neuem E-Mail-System sichergestellt werden. Dieses Mapping der Postfächer und weitere Vorteile hinsichtlich der automatisierten Kommunikation an Anwender und Manager während der Migration, bietet in dieser Art und Weise kein anderes Migrations-Tool.

Im Vergleich zu den meisten client-basierten Lösungen der Wettbewerber, ist der Netmail Migrator for Notes ein serverbasiertes Werkzeug und unterliegt keiner langsamen und fehleranfälligen MAPI-Übertragung. Der Netmail Migrator for Notes migriert zudem alle geforderten Nachrichtentypen, Anhänge, nativen Archive, von Notes verschlüsselte Nachrichten, Adressbücher, Kalender, Aufgaben, Verteilerlisten, Vertretungsrechte und vieles mehr.

Gerade bei einer geplanten Stichtagsmigration, zum Beispiel an einem Wochenende, bietet der Netmail Migrator for Notes durch schnelle Datenübertragungsraten sowie ein zentrales Reporting, die nötige Funktionalität. Optional ist es anhand einer vorgelagerten Analyse des IBM Notes Systems möglich, die persönlichen Notes Archive automatisiert einzusammeln und eine Auswertung der verschlüsselten Nachrichten zu erhalten.

In einem Migrationsprojekt mit Netmail als erfahrenem Dienstleister besteht außerdem die Möglichkeit, durch den Einsatz der modularen NetGovern Software Suite, neben der Migration des E-Mail-Systems und der Daten auch eine gesetzeskonforme Archivierung einzuführen. Hierfür bietet NetGovern Archive einen umfangreichen Funktionsumfang für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und sorgt für optimierte und kostengünstige Datenhaltung.

Netmails umfassendes Lösungspaket ermöglicht die Migration und Verwaltung der Daten von Unternehmen, die von IBM Notes auf eine Microsoft-Plattform wechseln wollen. Einige Vorteile durch eine Notes Migration mit Netmail im Überblick:
  • Vorgelagerte Analyse Ihrer Notes-Nutzung z.B. bezüglich Verschlüsselung, lokalen Archiven, Adressbüchern und Vertretungsberechtigungen
  • Migration von E-Mails, Terminen, Besprechungen, Aufgaben und Kontakten
  • Entschlüsselung von durch Notes verschlüsselte Nachrichten
  • Koexistenzmanager für die selektive Steuerung des Routings pro Anwender zwischen Notes und Microsoft Exchange, bzw. Office365
  • Serverbasierte Migration mit der Möglichkeit der Offline-Migration von z.B. schlecht angebundenen Außenstellen
  • Notes Quellsysteme von Version 8.0 aufwärts
  • Verschiedene mögliche Zielsysteme wie Exchange 2010, 2013, 2016 und Office 365 – Hosted Exchange Systeme, Hybride Umgebungen oder Amazon Workmail
  • Möglichkeit der Stichtags- und sanften Migration z.B. nach Abteilung über einen längeren Zeitraum
  • Automatisches Einsammeln von lokalen Notes Archiven und Adressbüchern
  • Übertragung der Vertretungsberechtigungen
  • Automatisches Benutzer-Mapping zwischen Notes und Active Directory
  • Automatisierte Kommunikation mit den Anwendern durch E-Mail-Benachrichtigungen und Nutzer Umfrage
  • Möglichkeit der Einführung eines gesetzeskonformen Archivs mit NetGovern
Mit Herzblut für Informationsmanagement sind die Mitarbeiter bei Netmail Experten für den gesamten Migrationsprozess von E-Mail & Datensystemen. So können für eine Vielzahl von Ansprüchen passgenaue Lösungen geliefert werden. Zusätzlich bietet Netmail als Hersteller der modularen NetGovern Software Suite komplementäre Lösungen für die Sicherstellung von Compliance und Datenschutz in Unternehmen. NetGovern sorgt für gesetzeskonforme Verwaltung unterschiedlicher Daten auf Basis intelligenter Information Governance Prinzipien.

Über die NetGovern Software Suite

NetGovern ist eine modulare Information Management Software, die Ihnen durch aktives und kontrolliertes Handling Ihrer Daten ermöglicht, die volle Kontrolle über all Ihre Informationen zu erlangen.
  • NetGovern Archive bietet einen umfangreichen Funktionsumfang für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und sorgt für optimierte und kostengünstige Datenhaltung.
  • NetGovern eDiscovery ermöglicht schnelle und ressourcensparende Bearbeitung von E-Discovery Anfragen durch Konnektivität an verschiedenste Datenquellen - ob on-premise oder in der Cloud.
  • NetGovern Audit & Remediate hilft bei der Verwaltung von sensiblen Daten, schafft optimalen Einblick für Auditoren und setzt auf intelligente Filterfunktionen auf Basis von KI.
  • NetGovern Encrypt schafft mit einem transparenten Verschlüsselungsprozess Sicherheit im täglichen E-Mail-Verkehr und ist auch für externe User durch das Encrypt Portal voll nutzbar.
  • NetGovern Analyze ermöglicht Unternehmen große Datenmengen zu verwalten. Durch Analyse und Evaluierung der Speicherorte wird ein strukturierter Einblick in unstrukturierte Daten möglich.
  • NetGovern Enforce automatisiert Aufgaben des Informations-managements, wie Einhalten von Richtlinien, Optimieren der Speicherumgebung und Wiederherstellung und Sicherung von Daten.
Netmail hat jahrzehntelange Erfahrung mit Migrationen von GroupWise, Notes, Zimbra und vielen weiteren Systemen. Hierbei wurden über 3 Millionen Postfächer in neue Systeme überführt. Insbesondere den Notes Migrationen und seinen Besonderheiten wurde sich angenommen. Nicht selten scheitern andere Lösungen. An dieser Stelle übernimmt Netmail und vollendet das Migrationsprojekt - mit Erfolg.
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