Die Anpassung von Systemen und Prozessen an die Erfordernisse der Single Euro Payments Area (SEPA), die 2014 in Kraft tritt, ist ein hochkomplexer Vorgang. Gerade die technischen Herausforderungen werden dabei häufig unterschätzt. Das IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen msg systems hat bereits viele SEPA-Projekte erfolgreich abgeschlossen und dabei die fünf wichtigsten technischen Handlungsfelder für die Einführung von SEPA identifiziert.
Herausforderung 1: Vielzahl der betroffenen Organisationseinheiten
Die SEPA-Umstellung ist nicht nur eine Sache der IT und der Buchhaltung. Bei Versicherern beispielsweise sind auch Vertragsverwaltung, Vertrieb und Hotline davon betroffen. Daher gilt es in sämtlichen Unternehmensbereichen, die mit dem Zahlungsverkehr befasst sind, Abläufe und insbesondere Systeme zu analysieren und anzupassen. Darüber hinaus müssen zahlreiche Mitarbeiter geschult werden, und zwar sowohl zu den Inhalten der SEPA-Umstellung als auch im Umgang mit den geänderten Abläufen und Anwendungen.
Herausforderung 2: Komplexität in den Prozessen
SEPA verlangt Änderungen in einer Vielzahl von Prozessen und Anwendungen. Die Tücke liegt dabei im Detail, wie das Beispiel Pre-notification zeigt: Bei der Vorabanzeige an den Zahlungspflichtigen muss unter anderem festgelegt werden, was geschehen soll, wenn eine Versandfrist verstrichen ist und sich kurzfristig Änderungen beim Vertrag oder bei den Konditionen ergeben. Das bedeutet beispielsweise Anpassungen in den Systemen zur Vertragsverwaltung sowie In-/Exkasso und Drucksystemen.
Herausforderung 3: Datenvolumen und Leitungskapazitäten
Durch die Umstellung der Systeme auf das einheitliche Datenformat XML verdreifacht sich die Datenmenge. Daher müssen sowohl Hardware als auch Leitungskapazitäten überprüft und bei Bedarf entsprechend aufgerüstet werden.
Herausforderung 4: Performance
Lastschrift-Datenträger zu erstellen, ist ein aufwändiger Vorgang. Bei SEPA-Lastschriften kommen nun noch Mandatsprüfungen hinzu, außerdem müssen weitere Daten, etwa Referenznummern, ergänzt werden. Das erfordert eine höhere Performance in den Systemen. Der naheliegende Ansatz, das Mandat direkt an die Bankverbindung anzubinden, funktioniert nicht, da diese sich ändern kann. Deshalb muss das Mandat als separate Einheit in den Systemen hinterlegt werden.
Herausforderung 5: Länder- und Bankenspezifika
Zwar dient SEPA der Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs. Dennoch sind für einige Länder, beispielsweise in Bezug auf Nachrichtenformate, oder manche Finanzdienstleister, unter anderem bei der IBAN/BIC-Ermittlung, Besonderheiten zu beachten. Dies erfordert teilweise manuelle Prüfungen oder Ergänzungen bei den Daten.
Kompetente Unterstützung bei der SEPA-Anpassung
"SEPA ist mehr als nur Mandatsverwaltung und Umstellung auf IBAN und BIC", so Volker Reichenbach, Mitglied im Vorstand der msg systems ag. "Gerade die technischen Herausforderungen müssen individuell und sorgfältig analysiert werden. Denn der Erfolg eines SEPA-Projekts hängt ganz entscheidend davon ab, dass von Anfang an die richtigen Rahmenbedingungen für die Umsetzung geschaffen werden - und zwar für sämtliche Beteiligten und alle Projektphasen."
Eine Maßnahme dabei ist die Nutzung des SEPA-Quickchecks von msg systems: Er ermittelt zuverlässig alle nötigen Maßnahmen. Darüber hinaus berät msg systems bei der Anpassung der Systeme und Prozesse und stellt eine leistungsfähige Software für die Mandatsverwaltung zur Verfügung.
Herausforderung 1: Vielzahl der betroffenen Organisationseinheiten
Die SEPA-Umstellung ist nicht nur eine Sache der IT und der Buchhaltung. Bei Versicherern beispielsweise sind auch Vertragsverwaltung, Vertrieb und Hotline davon betroffen. Daher gilt es in sämtlichen Unternehmensbereichen, die mit dem Zahlungsverkehr befasst sind, Abläufe und insbesondere Systeme zu analysieren und anzupassen. Darüber hinaus müssen zahlreiche Mitarbeiter geschult werden, und zwar sowohl zu den Inhalten der SEPA-Umstellung als auch im Umgang mit den geänderten Abläufen und Anwendungen.
Herausforderung 2: Komplexität in den Prozessen
SEPA verlangt Änderungen in einer Vielzahl von Prozessen und Anwendungen. Die Tücke liegt dabei im Detail, wie das Beispiel Pre-notification zeigt: Bei der Vorabanzeige an den Zahlungspflichtigen muss unter anderem festgelegt werden, was geschehen soll, wenn eine Versandfrist verstrichen ist und sich kurzfristig Änderungen beim Vertrag oder bei den Konditionen ergeben. Das bedeutet beispielsweise Anpassungen in den Systemen zur Vertragsverwaltung sowie In-/Exkasso und Drucksystemen.
Herausforderung 3: Datenvolumen und Leitungskapazitäten
Durch die Umstellung der Systeme auf das einheitliche Datenformat XML verdreifacht sich die Datenmenge. Daher müssen sowohl Hardware als auch Leitungskapazitäten überprüft und bei Bedarf entsprechend aufgerüstet werden.
Herausforderung 4: Performance
Lastschrift-Datenträger zu erstellen, ist ein aufwändiger Vorgang. Bei SEPA-Lastschriften kommen nun noch Mandatsprüfungen hinzu, außerdem müssen weitere Daten, etwa Referenznummern, ergänzt werden. Das erfordert eine höhere Performance in den Systemen. Der naheliegende Ansatz, das Mandat direkt an die Bankverbindung anzubinden, funktioniert nicht, da diese sich ändern kann. Deshalb muss das Mandat als separate Einheit in den Systemen hinterlegt werden.
Herausforderung 5: Länder- und Bankenspezifika
Zwar dient SEPA der Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs. Dennoch sind für einige Länder, beispielsweise in Bezug auf Nachrichtenformate, oder manche Finanzdienstleister, unter anderem bei der IBAN/BIC-Ermittlung, Besonderheiten zu beachten. Dies erfordert teilweise manuelle Prüfungen oder Ergänzungen bei den Daten.
Kompetente Unterstützung bei der SEPA-Anpassung
"SEPA ist mehr als nur Mandatsverwaltung und Umstellung auf IBAN und BIC", so Volker Reichenbach, Mitglied im Vorstand der msg systems ag. "Gerade die technischen Herausforderungen müssen individuell und sorgfältig analysiert werden. Denn der Erfolg eines SEPA-Projekts hängt ganz entscheidend davon ab, dass von Anfang an die richtigen Rahmenbedingungen für die Umsetzung geschaffen werden - und zwar für sämtliche Beteiligten und alle Projektphasen."
Eine Maßnahme dabei ist die Nutzung des SEPA-Quickchecks von msg systems: Er ermittelt zuverlässig alle nötigen Maßnahmen. Darüber hinaus berät msg systems bei der Anpassung der Systeme und Prozesse und stellt eine leistungsfähige Software für die Mandatsverwaltung zur Verfügung.
