- Aufzeichnungspflicht gilt auch bei Videoberatung zum Beispiel über Microsoft Teams
- MiFID-Recorder GmbH bietet als offizieller Microsoft Partner auslagerungskonforme Aufzeichnung und Archivierung
- Lösung für Einzel- und Unternehmenslizenzen
- IDW PS 880 Prüfbericht attestiert dem MiFID-Recorder MiFID II und FinVermV Konformität
Gerade in der jüngeren Vergangenheit haben sich virtuelle Beratungen flächendeckend etabliert und werden künftig eine immer wichtigere Rolle bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen bei Banken, Haftungsdächern, Maklerpools, Vermögensverwaltungen, Finanzvertrieben und Einzelvermittlern (34f/34h) spielen.
Dabei gilt für virtuelle Beratungen bei KWG Instituten und Beratern, die der FinVermV unterliegen, die strenge Aufzeichnungspflicht gleichermaßen und auch hier gilt es die vom Gesetzgeber festgeschriebenen Kriterien für die Speicherung wie Revisionssicherheit, Unveränderbarkeit, Speicherdauer oder DSGVO-Konformität strikt einzuhalten.
Microsoft Teams hat sich als eine der führenden Lösungen auch für Videotelefonie, Videoberatung und die Virtualisierung von Kommunikation, Geschäftsprozessen und Zusammenarbeit etabliert. Auch im Finanzdienstleistungsumfeld ist die Akzeptanz der Lösung beeindruckend und virtuelle Beratungen mit Hilfe von Teams sind inzwischen ein unverzichtbarer Bestandteil im Arbeitsalltag vieler Organisationen und Einzelvermittler.
Da es mit Microsoft Teams nicht möglich ist, Beratungen gemäß den in der EU geltenden Vorschriften zu speichern, bietet die auf die rechtssichere Archivierung von Beratungsgesprächen spezialisierte MiFID-Recorder GmbH hier nun eine entsprechende Erweiterung. Mit dem MiFID-Recorder ist es möglich, sehr einfach eine Verknüpfung zwischen MS Teams und der Archivierungslösung herzustellen und Beratungsgespräche bei Bedarf MiFID II und FinVermV konform aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen können dann jederzeit, wie auch die aufgezeichneten Telefonberatungen, über die Admin-Oberfläche des MiFID-Recorders abgerufen werden. Hierzu steht eine Suchmaske zur Verfügung, mit der nach Gesprächstyp, Berater, Kunde, Datum und Uhrzeit oder einer Vorgangsnummer, sofern hinterlegt, gesucht werden kann. Die gesetzlich geforderte Wiederfindbarkeit von Aufzeichnungen und die unmittelbare Bereitstellung im Bedarfsfall sind damit sichergestellt.
Dabei spielt es keine Rolle, ob der Nutzer mit einer Einzel- oder einer Unternehmenslizenz arbeitet. Wurde die Verknüpfung einmal hergestellt, so funktioniert die Archivierung künftig automatisch. Die Speicherung erfolgt auf einer dedizierten, von KPMG zertifizierten und von der MiFID-Recorder GmbH in einem hoch sicheren Rechenzentrum in Deutschland betriebenen Speicherinfrastruktur. Auf Wunsch haben Kunden die Möglichkeit, zusätzlich eine georedundante Speicherung zu beauftragen.
Als offizieller Microsoft Partner bietet die MiFID-Recorder GmbH eine akkreditierte Aufzeichnungslösung, der vom Wirtschaftsprüfer durch eine Zertifizierung gemäß IDW PS 880 für Softwareprodukte, uneingeschränkte MiFID II und FinVermV Konformität attestiert wird. Damit ist auch die Voraussetzung für eine rechtssichere Auslagerung von Aufzeichnung und Archivierung geschaffen.
Thomas Jasper, Geschäftsführer der MiFID-Recorder GmbH, sagt dazu:
Um unserem Anspruch als der Standard für die MiFID II und FinVermV konforme Aufzeichnung von Telefon- und Videoberatung wahrgenommen zu werden, ist es wichtig, dass der MiFID-Recorder Anbindungen zu etablierten Drittsystemen anbietet. Die Verknüpfung mit Microsoft Teams ist hier aufgrund der Verbreitung der Lösung und weil Teams alleine die gesetzlichen Vorgaben für Finanzdienstleister nicht erfüllen kann ein Meilenstein.
