Der Bayerische Rundfunk in München nutzt im Bereich Anlagentechnik Hörfunk das Dokumenten- und Wissensmanagementsystem META-DOK der META-LEVEL Software AG aus Saarbrücken zur effektiven Bereitstellung technischer Dokumentationen.
Der Bayerische Rundfunk mit Sitz in München, der in diesem Jahr 60 Jahre alt wird, ist die zweitgrößte öffentlich rechtliche Rundfunk- und Fernsehanstalt im Verbund der ARD. Mit etwa 3000 Angestellten und vielen freien Mitarbeitern werden zwei eigene Fernsehprogramme, etliche Kooperationsprogramme sowie fünf UKW- und weitere digitale Hörfunkprogramme geboten.Darüber hinaus besteht ein weitreichendes Online-Angebot sowie diverse Videotext- und Internet- Dienstleistungen. Der BR unterhält ein Hauptfunkhaus in München, Studios in Freimann und Unterföhring, das "Studio Franken" sowie das "Regionalstudio Ostbayern" in Regensburg.Weitere Regionalstudios für den Hörfunk gibt es in Augsburg, Kempten und Traunstein, darüber hinaus Auslandsstudios, z. B. in Rom (auch für Vatikanstadt), Wien, Tel Aviv, Istanbul und Buneos Aires. Weiterhin gibt es noch ein Studio in Berlin am Schiffbauerdamm (Fernsehen) und im ARDHauptstadtstudio(Hörfunk).
Die Abteilung Anlagentechnik Hörfunk am Standort Funkhaus ist für die Integration, die Administration und den Service sämtlicher hörfunkspezifischer Systeme verantwortlich. Die Bereitstellung der technischen Geräte für den Sendungs- und Produktionsbetrieb, die Wartung und Pflege der Anlagen sind dabei wesentliche Aufgaben. Im Rahmen dieser Arbeit müssen große Mengen technischer Dokumentationen und auch sonstige Dokumente verwaltet und archiviert werden und für einen schnellen Zugriff bereitliegen. Diese Dokumente liegen in den meisten Fällen in Form elektronischer Dokumente (PDF, DOC, XML u. a.) vor. In den letzten Jahren hat sich mehr und mehr herausgestellt, dass die Ablage dieser Daten auf einem Festplattenlaufwerk im Unternehmensnetz nicht mehr den Anforderungen genügte. Die Suche nach Informationen war aufgrund der Menge sehr mühsam und zeitraubend. Es musste eine Ablage gefunden werden, die eine komfortable und schnelle Suche erlaubt.
Nach der Analyse intern verfügbarer Systeme und verschiedener Softwareprodukte fiel die Wahl Ende 2008 auf das webbasierte Dokumenten- und Wissensmanagementsystem META-DOK der META-LEVEL Software AG. Das System bot das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis und genau die Funktionalität, die für den gedachten Einsatzzweck wichtig war. Dokumente beliebiger Datenformate können in dem System strukturiert verwaltet werden und es existiert eine effektive, schnelle Suche, sowohl über zusätzlich angelegte Metadaten (Schlagworte, Autor, Kurzbeschreibung etc.), als auch im Volltext. Der Zugriff steht ohne zusätzliche lokale Installation allen beteiligten Personen über Browserzugang zur Verfügung.In einem ersten Schritt wurden alle vorliegenden technischen Dokumentationen vom Festplattenlaufwerk in das System META-DOK überführt. In einem zweiten Schritt folgten technische Dokumente, die in einem internen Forum zur Verfügung standen. Bei der Pflege des Datenbestands, d. h. der Aktualisierung der Dokumente bei Systemupdates etc., informiert die Software META-DOK durch den integrierten Abonnement-Mechanismus automatisch alle betroffenen Mitarbeiter.
Die Installation der Software konnte nach kurzer Vorlaufzeit und einer Planungsphase von wenigen Monaten in kürzester Zeit realisiert werden. "Die neue Software erlaubt uns aufgrund der intuitiven Bedienung, die keine längere Schulung der Mitarbeiter notwendig machte, und der guten Strukturierung ein deutlich schnelleres Arbeiten als vorher. Damit können wir oftmals schneller agieren und somit eine bessere Servicequalität bieten", erläutert Thorsten Oberbeckmann, Leiter der Fachgruppe Sendungssysteme in der Anlagentechnik, den Nutzen des Systems.
Der Bayerische Rundfunk mit Sitz in München, der in diesem Jahr 60 Jahre alt wird, ist die zweitgrößte öffentlich rechtliche Rundfunk- und Fernsehanstalt im Verbund der ARD. Mit etwa 3000 Angestellten und vielen freien Mitarbeitern werden zwei eigene Fernsehprogramme, etliche Kooperationsprogramme sowie fünf UKW- und weitere digitale Hörfunkprogramme geboten.Darüber hinaus besteht ein weitreichendes Online-Angebot sowie diverse Videotext- und Internet- Dienstleistungen. Der BR unterhält ein Hauptfunkhaus in München, Studios in Freimann und Unterföhring, das "Studio Franken" sowie das "Regionalstudio Ostbayern" in Regensburg.Weitere Regionalstudios für den Hörfunk gibt es in Augsburg, Kempten und Traunstein, darüber hinaus Auslandsstudios, z. B. in Rom (auch für Vatikanstadt), Wien, Tel Aviv, Istanbul und Buneos Aires. Weiterhin gibt es noch ein Studio in Berlin am Schiffbauerdamm (Fernsehen) und im ARDHauptstadtstudio(Hörfunk).
Die Abteilung Anlagentechnik Hörfunk am Standort Funkhaus ist für die Integration, die Administration und den Service sämtlicher hörfunkspezifischer Systeme verantwortlich. Die Bereitstellung der technischen Geräte für den Sendungs- und Produktionsbetrieb, die Wartung und Pflege der Anlagen sind dabei wesentliche Aufgaben. Im Rahmen dieser Arbeit müssen große Mengen technischer Dokumentationen und auch sonstige Dokumente verwaltet und archiviert werden und für einen schnellen Zugriff bereitliegen. Diese Dokumente liegen in den meisten Fällen in Form elektronischer Dokumente (PDF, DOC, XML u. a.) vor. In den letzten Jahren hat sich mehr und mehr herausgestellt, dass die Ablage dieser Daten auf einem Festplattenlaufwerk im Unternehmensnetz nicht mehr den Anforderungen genügte. Die Suche nach Informationen war aufgrund der Menge sehr mühsam und zeitraubend. Es musste eine Ablage gefunden werden, die eine komfortable und schnelle Suche erlaubt.
Nach der Analyse intern verfügbarer Systeme und verschiedener Softwareprodukte fiel die Wahl Ende 2008 auf das webbasierte Dokumenten- und Wissensmanagementsystem META-DOK der META-LEVEL Software AG. Das System bot das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis und genau die Funktionalität, die für den gedachten Einsatzzweck wichtig war. Dokumente beliebiger Datenformate können in dem System strukturiert verwaltet werden und es existiert eine effektive, schnelle Suche, sowohl über zusätzlich angelegte Metadaten (Schlagworte, Autor, Kurzbeschreibung etc.), als auch im Volltext. Der Zugriff steht ohne zusätzliche lokale Installation allen beteiligten Personen über Browserzugang zur Verfügung.In einem ersten Schritt wurden alle vorliegenden technischen Dokumentationen vom Festplattenlaufwerk in das System META-DOK überführt. In einem zweiten Schritt folgten technische Dokumente, die in einem internen Forum zur Verfügung standen. Bei der Pflege des Datenbestands, d. h. der Aktualisierung der Dokumente bei Systemupdates etc., informiert die Software META-DOK durch den integrierten Abonnement-Mechanismus automatisch alle betroffenen Mitarbeiter.
Die Installation der Software konnte nach kurzer Vorlaufzeit und einer Planungsphase von wenigen Monaten in kürzester Zeit realisiert werden. "Die neue Software erlaubt uns aufgrund der intuitiven Bedienung, die keine längere Schulung der Mitarbeiter notwendig machte, und der guten Strukturierung ein deutlich schnelleres Arbeiten als vorher. Damit können wir oftmals schneller agieren und somit eine bessere Servicequalität bieten", erläutert Thorsten Oberbeckmann, Leiter der Fachgruppe Sendungssysteme in der Anlagentechnik, den Nutzen des Systems.
