Outputmanagement mit dem SpoolDesigner von Meinikat auch 2017 wieder ausgezeichnet

Rehburg - Loccum, (PresseBox) - Die Output-Management Lösung von Meinikat, die Ihre Spooldateien aufbereitet, per Mail versendet, auf dem Drucker ausgibt oder einfach nur als Dokument an die Archivie­rung übergibt, hat sich in der aktuel­len Version speziell mit dem Thema „Ausfüllbarer Formularfelder“, MaxiCode und weiterer Mail-Anhänge beschäftigt. Formularfelder im PDF wurden um die Elemente Checkbox, Radiobutton, Combobox und „mehrzeiliges Textfeld“ erweitert, die vom User ausgefüllt und dann automatisch weiterverarbeitet werden können. Zu den bestehenden Datamatrix und QR Codes wurde der Maxicode für UPS-Etiketten mit aufgenommen. Des Weiteren können beim Versand automatisch weitere Anhänge, wie etwa AGBs, Flyer oder Widerrufsbelehrungen, via User-Exit als eigenständige Dateien hinzugefügt werden. Auch wurde der SpoolDesigner mit dem INNOVATIONSPREIS-IT 2017 ausgezeichnet.

Was sind die Basis-Funktionen des SpoolDesigners?

Der SpoolDesigner von Meinikat liest Datenströme wie SCS, IPDS und AFP und erzeugt daraus verschiedene Formate wie PCL, PDF (auch mit AES Verschlüsselung), XLS, TXT u.v.m.

Dokumente können im IFS oder auf anderen Dateiservern abgelegt werden. Über eine Index-Datei zum Dokument oder über ein UserExit wird, wenn gewünscht, Ihre Archivierung angestoßen. Das Layout für den Output erstellen Sie über eine grafische Oberfläche, die im Anschluss die Definition auf dem System i ablegt. Die Verarbeitung der Spooldatei läuft komplett auf dem System i, somit wird kein zusätzlicher PC-Server für die Verarbeitung benötigt.

Über die grafische Oberfläche können Sie die Spoolinhalte neu positionieren, ihnen verschiedene Schriftarten und -größen zuweisen. Rechtsbündig, gedreht und Spiegelschrift, Schrift- und Hintergrundfarbe sowie Zeilenabstand und Laufweite von Texten sind nur einige der möglichen Einstellungen, die Sie beeinflussen können. Beinhaltet der Spool nicht alle notwendigen Informationen, können Sie weitere Texte wie z.B. die Bankverbindung über Konstanten oder Textbausteine hinzufügen. Mit Hilfe eines UserExits können Sie aus Ihrem Datenstamm Informationen wie z.B. eine Email-Adresse an den SpoolDesigner übergeben, um sie im Design oder als Zielempfänger eines PDFs zu verwenden.

Unterschriften, Grafiken, wie Firmenlogos und Artikelbilder, können Sie in den unterschiedlichsten Dateiformaten platzieren. Wenn Ihr Briefpapier als PDF vorliegt, können Sie dies als „Overlay“ verwenden. Somit müssen lediglich die Spooldaten in dieses „Overlay“ hinzugefügt werden und Sie haben in kurzer Zeit Ihr Design erstellt. Barcodes mit Prüfziffernberechnung oder 2D-Codes wie Datamatrix, Maxicode für UPS-Etiketten oder der QR-Code mit Fehlerkorrekturlevel sind ebenso enthalten.

Hat Ihr Spool einen dynamischen Aufbau? Mit der Do-Schleife verarbeiten Sie einen Spoolbereich zeilenweise und können abhängig von Bedingungen die aktuelle Zeile unterschiedlich aufbereiten oder überspringen.

Benötigen Sie ein oder mehrere Kopien, die aber inhaltlich abweichen? Entscheiden Sie je Seite oder am Schluss, ob ein Teilbereich oder der gesamte Spool nochmal als Kopie verarbeitet werden soll und verändern Sie anhand von Bedingungen Ihr Design.

Soll Ihr Dokument in Duplex gedruckt werden, aber Sie haben auch Seiten mit leerer Rückseite? Im SpoolDesigner können Sie die Druckeinstellungen je Seite setzen und somit mitteilen, ob es sich um eine Duplex- oder eine Simplex-Seite handelt. Leerseiten werden somit nicht benötigt und können entfallen. Dies ist besonders interessant, wenn Sie die PDF-Dateien auf Leasinggeräten drucken oder zu einem externen Druckdienstleister geben, da in diesen Fällen die Kosten häufig je gedruckter Seite berechnet werden und leere Rückseiten auch kostenpflichtig sind. Sparen Sie Kosten ein, indem Sie betroffene Seiten entsprechend als Simplex markieren.

Wollen Sie eine Sammelrechnung splitten, so dass je Rechnung ein PDF-Dokument erzeugt wird? Mit dem SpoolDesigner können Sie dies mittels Bedingungen umsetzen. Splitten Sie z.B., wenn sich die Rechnungsnummer ändert und aus einem Spool mit 10.000 Kundenrechnungen werden 10.000 separate PDF-Dateien.

Wollen Sie zu einem Ausdruck weitere Informationen anfügen? Mischen Sie Ihrem Ausdruck AGBs jeweils als Rückseite bei. Sortieren Sie separat erzeugte Lieferscheine und Rechnungen eines Kunden zueinander und ergänzen Sie diese zusätzlich z.B. um ein Werbeblatt für Ihr Sonderangebot der nächsten Saison. Diese Funktionen sind frei gestaltbar über Spoolinformationen oder individuell via Userexit.

Beinhaltet die Sammelrechnung Rechnungen, die nicht gedruckt, sondern per Mail an den Kunden gesendet werden soll? In Kombination mit dem Splitten der Sammelrechnung haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, welche Aufbereitung für die Einzelrechnung durchgeführt werden soll. Sind die Mail- Informationen nicht im Spool enthalten, können Sie diese per UserExit ermitteln und an den SpoolDesigner weiterreichen. Hier ein Beispiel: Sie haben eine Datei, die die Kundendaten (Name, Anschrift, Mail-Adresse, Kennzeichen „Online-Rechnung J/N“) enthält. Lesen Sie diese Daten mit Hilfe der Kundennummer aus dem Spool im entsprechenden UserExit aus und reichen Sie sie an den SpoolDesigner weiter. Dieser sorgt dann dafür, dass das aufbereitete Dokument gedruckt oder per Mail an den Kunden versendet wird.

Der SpoolDesigner kann Dokumente im ZUGFeRD-Format erzeugen. Was ist das?

ZUGFeRD steht für Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland

ZUGFeRD ist…

- ein im Juni 2014 vorgestellter neuer Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern.
- gemeinsames Projekt von Verbänden und Ministerien, dem VDA, Unternehmen des Einzelhandels, dem Banksektor und der Software-Industrie.
- vergleichbar mit dem elektronischen Datenaustausch via EDI. Er ermöglicht den digitalen Austausch strukturierter Rechnungsdaten in einer PDF-Datei.
- Durch die Übertragung per PDF/A-3 Format, einem Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, sind mit ZUGFeRD übermittelte Rechnungen jederzeit durchsuchbar und genügen allen gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit.
- keine speziellen technischen Übermittlungsstandards.
- keine individuellen Vereinbarungen zwischen Lieferanten und Empfänger der Rechnung.

Der SpoolDesigner gibt Ihnen passend zum ZUGFeRD-Profil (Basic, Comfort oder Extended) die Variablen vor, die Sie mit Spoolinhalten, Konstanten oder Textbausteinen füllen. Mit den Informationen erzeugt der SpoolDesigner eine XML-Datei. Als Ausgabe erhalten Sie ein PDF/A-3 Dokument mit integrierter XML-Datei versandfertig und ZUGFeRD-konform.

Was benötigt der SpoolDesigner für den Mailversand?

Der SpoolDesigner sendet die Mails per SMTP über Ihren vorhandenen Mailserver. Sie benötigen nur die Adresse und, sofern notwendig, Benutzername und Passwort. Sie können einen Default-Mailabsender definieren oder je Aufbereitung unterschiedliche mitgeben. Auch kann anhand des Mail-Absenders der entsprechende SMTP-Server automatisch ausgewählt werden um z.B. verschiedene SMTP-Server von mehreren Unternehmen, die auf der selben System i arbeiten zu bedienen. Auch können weitere Anhänge wie AGBs, Flyer, Widerrufsbelehrungen etc. als eigenständige Dateien via UserExit hinzugefügt werden.

Welche Möglichkeiten gibt es bei der Drucksteuerung?

Über den SpoolDesigner können Sie je Seite bestimmen aus welchem Fach das Papier genommen werden soll bzw. in welchem Fach das Papier herauskommen soll. Natürlich können Sie auch die Anzahl der Kopien mitgeben. Verfügt Ihr Drucker über Funktionalitäten wie „Heften“ oder „Lochen“, können Sie dies mit Hilfe von Druckerspezifischen PJL-Befehlen vorgeben. Bestimmen Sie, was mit dem aufbereiteten Dokument passieren soll. In einer Druckerliste können Sie anhand von User und überwachter Outq definieren, auf welchem Drucker das aufbereitete Dokument gedruckt werden soll. Ist Ihre Druckersteuerung komplizierter, benutzen Sie einen UserExit, in welchem Sie die Zieloutq individuell bestimmen.

Beim SpoolDesigner gehören alle Funktionen zur Serienausstattung. Dadurch können Sie schnell und ohne Mehrkosten auf neue Anforderungen reagieren. Jede Funktion sollte und wird Verwendung bei Ihnen finden, für ein modernes Output-Management, in einem zukunftsorientierten Betrieb.

Der SpoolDesigner ist so aufgebaut, dass Sie in kurzer Zeit selbstständig arbeiten können. Natürlich übernehmen wir für Sie auch gerne die Umsetzung Ihrer Designs. Sie haben die Möglichkeit, den SpoolDesigner in einer mehrwöchigen Testphase kostenlos zu testen. Gern zeigen wir Ihnen in einer Online-Präsentation die vielfältigen Umsetzungsmöglichkeiten/Funktionen praxisnah am Beispiel Ihrer Spooldateien.

Interessiert? Kostenlose Onli­nedemo und Testversion unter ++49 (0) 5037 3000 127

Meinikat Informationssysteme GmbH

Das niedersächsische Softwarehaus Meinikat Informationssysteme GmbH löste den SpoolDesigner als eigenständige Lösung aus seiner Warenwirtschaft 'Concentix' heraus. Durch die grafische Oberfläche und der anschließend kompletten Verarbeitung auf dem IBM System I gehört der SpoolDesigner zu den führenden Lösungen im Bereich Output-Management. Online-Demos werden individuell durchgeführt, wodurch von vornherein der Interessent den Nutzen des SpoolDesigners in seinem Workflow erkennt.

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