Die ELBLANDKLINIKEN Stiftung & Co. KG verfolgt ein dezidiertes Qualitätsmanagement, um die hohe medizinische und pflegerische Qualität zu gewährleisten. Als zentrales digitales Qualitätsmanagementhandbuch wurde nun das ECM-System Pegasos der Firma Marabu EDV-Beratung und Service GmbH in den ELBLANDKLINIKEN eingeführt.
Der Klinikverbund nutzt das Qualitätsmanagementhandbuch, um darin alle Arbeitsrichtlinien sowie die verschiedensten Prozess- und Verfahrensanweisungen transparent darzustellen. Ziel des Projektes war es, eine zentrale Bearbeitung, Steuerung und Überwachung sowie eine bessere Auffindbarkeit der QM-Dokumente zu gewährleisten.
Mit der Implementierung steht nun die gesamte QM-Dokumentation in einer kundenspezifischen Struktur den 2.500 Mitarbeitern der Klinikgruppe zentral und übersichtlich zur Verfügung. Alle Dokumente können mit Hilfe der Volltextsuche schnell gefunden werden. Darüber hinaus ist für jedes Dokument ein Geltungsbereich und eine individuelle Verschlagwortung definiert worden. So können auch über die Suchkriterien Standort, Fachabteilung, Station und Berufsgruppe die für diesen Bereich insgesamt geltenden Dokumente schnell aufgerufen werden.
An die notwendige regelmäßige Überprüfung erinnert Pegasos automatisch und ermöglicht eine einfache und zentrale Bearbeitung für berechtigte Mitarbeiter. Dabei erfolgt eine automatische Versionierung der Dokumente. An die Erstellung bzw. Revision schließt sich ein mehrstufiger Freigabeprozess an, der mit der formalen Freigabe durch den Qualitätsmanagementbeauftragten abgeschlossen wird. Das Dokument steht dann den Mitarbeitern zur Einsicht zur Verfügung. Gleichzeitig kann der Prozess der Kenntnisnahme gestartet werden. Alle Anwender, die dem Geltungsbereich des freigegebenen Dokumentes angehören, erhalten dann per E-Mail die Aufgabe, die Kenntnisnahme des Dokuments nach dem Lesen zu bestätigen.
Das QM-System verfügt über ein differenziertes Berechtigungskonzept, um Zugriffe zu steuern und sensible Inhalte zu schützen. So dürfen nur der Qualitätsmanagementbeauftragte und ausgewählte Mitarbeiter Dokumente erstellen und ändern. Die Mitarbeiterschaft erhält den lesenden Zugriff auf PDF-Dokumente.
Der Projektleiter und Qualitätsbeauftragte, Jörgen Weber, ist mit dem Projektergebnis sehr zufrieden: „Mit dem neuen QM-Handbuch steht allen Mitarbeitern an allen Standorten der ELBLANDKLINIKEN die gesamte QM-Dokumentation zur Einsicht zur Verfügung. Die zentrale Steuerung des QM-Handbuchs sowie die einfache Handhabung des Systems führte bereits in den ersten Monaten nach der Einführung zu einer hohen Akzeptanz bei unseren Klinikmitarbeitern.“
„Die Entscheidung, Pegasos von Marabu, und damit ein auf die ELBLANDKLINIKEN maßgeschneidertes System einzusetzen, war die folgenrichtige Entscheidung. Wir haben damit die Grundlage für ein QM-Handbuch geschaffen, welches auch real genutzt wird und sich nicht zu einem Datenfriedhof entwickelt. Die Professionalität des Teams von Marabu möchte ich hier ebenfalls hervorheben.“, so Frank Ohi, Vorstand der ELBLANDKLINIKEN.
Der Klinikverbund nutzt das Qualitätsmanagementhandbuch, um darin alle Arbeitsrichtlinien sowie die verschiedensten Prozess- und Verfahrensanweisungen transparent darzustellen. Ziel des Projektes war es, eine zentrale Bearbeitung, Steuerung und Überwachung sowie eine bessere Auffindbarkeit der QM-Dokumente zu gewährleisten.
Mit der Implementierung steht nun die gesamte QM-Dokumentation in einer kundenspezifischen Struktur den 2.500 Mitarbeitern der Klinikgruppe zentral und übersichtlich zur Verfügung. Alle Dokumente können mit Hilfe der Volltextsuche schnell gefunden werden. Darüber hinaus ist für jedes Dokument ein Geltungsbereich und eine individuelle Verschlagwortung definiert worden. So können auch über die Suchkriterien Standort, Fachabteilung, Station und Berufsgruppe die für diesen Bereich insgesamt geltenden Dokumente schnell aufgerufen werden.
An die notwendige regelmäßige Überprüfung erinnert Pegasos automatisch und ermöglicht eine einfache und zentrale Bearbeitung für berechtigte Mitarbeiter. Dabei erfolgt eine automatische Versionierung der Dokumente. An die Erstellung bzw. Revision schließt sich ein mehrstufiger Freigabeprozess an, der mit der formalen Freigabe durch den Qualitätsmanagementbeauftragten abgeschlossen wird. Das Dokument steht dann den Mitarbeitern zur Einsicht zur Verfügung. Gleichzeitig kann der Prozess der Kenntnisnahme gestartet werden. Alle Anwender, die dem Geltungsbereich des freigegebenen Dokumentes angehören, erhalten dann per E-Mail die Aufgabe, die Kenntnisnahme des Dokuments nach dem Lesen zu bestätigen.
Das QM-System verfügt über ein differenziertes Berechtigungskonzept, um Zugriffe zu steuern und sensible Inhalte zu schützen. So dürfen nur der Qualitätsmanagementbeauftragte und ausgewählte Mitarbeiter Dokumente erstellen und ändern. Die Mitarbeiterschaft erhält den lesenden Zugriff auf PDF-Dokumente.
Der Projektleiter und Qualitätsbeauftragte, Jörgen Weber, ist mit dem Projektergebnis sehr zufrieden: „Mit dem neuen QM-Handbuch steht allen Mitarbeitern an allen Standorten der ELBLANDKLINIKEN die gesamte QM-Dokumentation zur Einsicht zur Verfügung. Die zentrale Steuerung des QM-Handbuchs sowie die einfache Handhabung des Systems führte bereits in den ersten Monaten nach der Einführung zu einer hohen Akzeptanz bei unseren Klinikmitarbeitern.“
„Die Entscheidung, Pegasos von Marabu, und damit ein auf die ELBLANDKLINIKEN maßgeschneidertes System einzusetzen, war die folgenrichtige Entscheidung. Wir haben damit die Grundlage für ein QM-Handbuch geschaffen, welches auch real genutzt wird und sich nicht zu einem Datenfriedhof entwickelt. Die Professionalität des Teams von Marabu möchte ich hier ebenfalls hervorheben.“, so Frank Ohi, Vorstand der ELBLANDKLINIKEN.
