TABCOLOR von MAPPEI – die Lösung für große Aktenmengen

Wie Sie große Aktenmengen platzsparend und sicher organisieren

TABCOLOR von MAPPEI (PresseBox) ( Siegen, )
Egal ob digital oder in Papierform – sehr große Aktenmengen zu verwalten und archivieren ist für viele Unternehmen eine riesige Herausforderung. Für papiergebundene Akten bietet MAPPEI eine sehr effiziente und anwenderfreundliche Lösung: Mit dem TABCOLOR-System können Sie eine sehr große Anzahl an Dokumenten besonders übersichtlich, platzsparend und sicher organisieren. Das Ordnungssystem ist schnell umsetzbar und unterstützt effizientes Arbeiten. Die klare Farb-Ordnung erleichtert ein schnelles Ablegen und Wiederauffinden Ihrer Dokumente. Sie profitieren nicht nur von einem Zeitvorteil, sondern vereinfachen auch Vertretungssituationen ganz enorm.

Das System basiert auf einfachen und bewährten Prinzipien. Nach kürzester Zeit profitieren Sie von deutlich schnelleren Zugriffszeiten auf Ihre Akten und der einfachen Handhabung. Somit bleibt Ihnen „mehr Zeit“ zur Bearbeitung der wirklich wichtigen Aufgaben .

Durch den Verzicht auf starre Ordnerrücken und Mechaniken, wie sie in Hängemappen und Ordnern notwendig sind, fallen bei Anwendung von TABCOLOR überflüssige Arbeitsschritte (wie z. B. Lochen, Heften) ganz einfach weg. Das spart enorm viel Zeit. Der Arbeitsaufwand im Bereich Dokumentation und Verwaltung lässt sich durch die Loseblatt-Ablage um bis zu 50% reduzieren. Ordnungsmappen sind zudem viel flexibler und platzsparender als andere Ordnungsmittel. Sie sind immer nur so dick wie der abgelegte Inhalt. Somit gewinnen Sie wertvollen Raum durch eine viel bessere Ausnutzung der vorhandenen Ablageflächen.

Logik in Farbe

Das TABCOLOR-System ist eine laterale Ablage, d.h. der Zugriff auf die Akten erfolgt von der Seite. Organisation und Ablage eingehender Vorgänge in TABCOLOR-Ordnungsmappen ist denkbar einfach. Jeder Vorgang ist durch seine eindeutige Farbcodierung geke nnzeichnet, die als Etikett seitlich an die Mappe angebracht wird. Welche Ordnungskriterien Sie hierbei mit vorgegebenen Farben codieren möchten, richtet sich ganz nach den individuellen Anforderungen im Unternehmen.

TABCOLOR nutzt Farben als erste optische Orientierung. Im Gegensatz zu Buchstaben oder Zahlen werden Farben deutlich leichter und schneller wahrgenommen. Zur eindeutigen Kennzeichnung von Akten kann TABCOLOR eine Kombination aus Farben, Buchstaben und Zahlen abbilden. Dieses Zusammenspiel ergibt für jeden Bearbeiter eine Logik, die sich visuell sehr schnell erfassen lässt.

Welche Vorteile ergeben sich daraus für die tägliche Aktenarbeit? Die logische und systematische Akten-Ordnung mit TABCOLOR erleichtert den schnellen Zugriff auf alle Dokumente. Lange Suchzeiten entfallen. Sie finden wichtige Informationen sofort, weil das Ordnungsprinzip sehr übersichtlich und leich t verständlich ist. Fehlablagen von Akten sind nahezu ausgeschlossen. Durch deutlich erkennbare Farbreihen bzw. Farbblöcke springen falsch abgelegte Ordnungsmappen direkt ins Auge.

TABCOLOR-Anwendungen

Die Verwaltung sensibler Kundendaten lässt sich mit TABCOLOR besonders sicher und wirtschaftlich organisieren. Speziell Krankenhäuser oder Banken setzen dabei auf Ordnungssysteme, die in ihrer täglichen Praxis wenig Zeit beanspruchen und wertvollen Raum sparen.

Patientenakten im Krankenhaus könnten mit TABCOLOR so aussehen: Hauptordnungskriterium ist neben dem Geburtsdatum (Tag, Monat) des Patienten auch das Initial seines Nachnamens. Dabei wird jeder einzelnen Information jeweils eine feste Farbe zugeordnet. Alle codierten Informationen stehen zusätzlich noch einmal in Langschrift auf dem Etikett. Zur Kennzeichnung der Akten ist auch sinnvoll, wenn zusätzlich di e Aufnahmenummer des Patienten aufgedruckt und das Behandlungsjahr farblich gekennzeichnet ist.

Auch Banken führen sensible Kunden- bzw. Kreditakten. Zum Schutz persönlicher Daten lassen sich folgende Informationen ganz einfach auf dem TABCOLOR-Etikett codieren: Vom Namen des Kreditnehmers könnten die ersten drei Buchstaben des Nachnamens jeweils „in Farbe“ übersetzt werden. Zu dieser farblichen Kennung kommen noch weitere Angaben hinzu: Neben der Kunden- bzw. Kreditnummer lassen sich auch die Kunden-Adresse und zusätzlich ein Barcode für eine lückenlose Aktenverfolgung integrieren.

Das TABCOLOR-System bietet eine breite Palette an Produkten und Zubehör an, mit der Sie sich die Akten-Bearbeitung deutlich erleichtern. Es gibt TABCOLOR-Mappen zur Aufnahme diverser Blattmengen, Register zur Unterteilung von Akten, moderne Schlauchheftungen fü ;r einfaches Zwischenheften von Dokumenten oder OUT-Mappen, als clevere Platzhalter für entnommene Akten.

Für jede individuelle Anforderung lässt sich die ideale TABCOLOR-Lösung finden.
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