Mit neuen Funktionen, einer verbesserten Ergonomie und Ergänzungen der mit der vergangenen Version eingeleiteten Ausweitungen wartet die Mitte September verfügbare Version 1.58 der MACH Software auf. Die Neuheiten beziehen sich auf alle Bereiche der integrierten Verwaltungsmanagement-Software, also das Finanz- und Personalwesen sowie das Dokumentenmanagement, die Vorgangsbearbeitung und elektronische Aktenführung. Änderungen gab es auch in den Feldern Connectivity und Reporting. Die Datenübernahme über das Tool MACH Connect Mapping wurde automatisiert. Außerdem hat MACH® das Design des Reportgenerators überarbeitet und das Handling beim Arbeiten mit Berichtsvorlagen verbessert.
Neue Funktionen im Finanzmanagement
Im Finanzwesen liegt ein Schwerpunkt auf neuen und verbesserten Funktionen für das Neue Öffentliche Rechnungswesen. Insbesondere die Anforderungen von Kommunen und Landeseinrichtungen zur Finanz-, Vermögens- und Ergebnisrechnung werden komfortabler erfüllt. Außerdem hat MACH die Mandanten-übergreifenden Funktionen weiter ausgebaut. Ein wesentliches Highlight im Finanzwesen: Der Haushalt bietet eine noch größere Transparenz, da die Umsatzsteuer künftig auf den Haushaltselementen ausgewiesen werden kann. Gebuchte und gezahlte Umsatzsteuern werden im Haushalt als Mittelab- bzw. -zufluss sichtbar gemacht. Dieses bringt öffentlichen Einrichtungen, die über einen hoheitlichen (nicht steuerbaren) und einen nicht-hoheitlichen (steuerbaren) Bereich im Haushalt verfügen – etwa Lehr- und Forschungseinrichtungen oder bestimmte Landes- und Bundesbehörden – deutliche Vorteile, da beide Bereiche automatisiert in einem Mandanten abgebildet werden können.
Neuer Benachrichtigungsdienst in der Vorgangsbearbeitung
Bei MACH InformationManager wurde weiter an der Ergonomie gefeilt und Funktionen komplettiert, um diese dem Benutzer transparent und einfach an die Hand zu geben. Ein Beispiel hierfür ist das neue Benachrichtigungssystem, das die unterschiedlichen Benutzergruppen zielführend unterstützt. Über eine einfach zu bedienende Einstellung kann künftig jeder Benutzer festlegen, ob und auf welchem Wege – per E-Mail oder systeminterner Benachrichtigung – er bei Fristüberschreitungen informiert werden möchte. Dadurch bleibt jeder Benutzer flexibel in seinen Arbeitsgewohnheiten und erhält im Eskalationsfall schnell den Überblick. Prozessbeteiligte, die nur sehr selten in einem Workflow eingebunden sind – z. B. die Behördenleitung – können sich per E-Mail informieren lassen, wenn ein neuer Vorgang in MACH InformationManager zu bearbeiten ist. Damit wird der Arbeitsweise jener Benutzer Rechnung getragen, die sich nicht täglich in der Software anmelden.
Lösung im Personalwesen ausgebaut
MACH hat das Modul zur Personalkostenhochrechnung weiter ausgebaut. Mit der neuen Version können Personalkosten allein auf Basis von abgeschlossenen Verträgen bzw. Beschäftigungsverhältnissen berechnet werden, um die Kosten der bereits eingegangenen "Verpflichtungen" zu ermitteln. Diese Kosten können dann schnittstellenfrei als Festlegungen ins Finanzwesen übertragen werden. Auf der Gegenseite können nun auch Kosten allein auf Basis von Stellen berechnet werden, um das stellenbasierte Budget eines Geschäftsjahres zu ermitteln und als Budget bzw. Planwerte ins Finanzwesen zu übergeben. Außerdem wurde die Ergonomie an zahlreichen Stellen optimiert, um den Personalsachbearbeitern eine komfortable Arbeitsunterstützung zu bieten. Ein Beispiel: Das Personalmanagement lässt sich so konfigurieren, dass das System bei der Erfassung von Verträgen in Abhängigkeit von den Vertragsdaten – z. B. Angestellter im Fachbereich Physik – bestimmte Kontierungstypen, Kostenstellen, Kostenträger usw. automatisch vorschlägt. Auf diese Weise werden Eingaben erleichtert und die Fehleranfälligkeit reduziert.
Mapping: Datenübernahme automatisiert
Das Tool MACH Connect Mapping – ein Werkzeug, um Grund- oder Bewegungsdaten in unterschiedlichen Formaten aus anderen Softwaresystemen (Quellsystemen) in die Importtabellen der MACH Software zu überführen – wurde nun vollständig in die Web-Anwendungen der MACH Software integriert. Ein neuer JobRunner-Dienst ermöglicht einen zeitgesteuerten Aufruf. Im Zusammenspiel mit einer neuen Funktionalität zum Datei-Handling für Eingabedateien bietet der JobRunner-Dienst eine komfortable Möglichkeit, den Prozess der Datenübernahme zu automatisieren. Außerdem bietet das Tool in der Version 1.58 neue Funktionen. So wurde eine Übersetzungsfunktion geschaffen, die sich direkt auf Nachschlagewerte in der MACH-Datenbank bezieht.
Neue Funktionen im Finanzmanagement
Im Finanzwesen liegt ein Schwerpunkt auf neuen und verbesserten Funktionen für das Neue Öffentliche Rechnungswesen. Insbesondere die Anforderungen von Kommunen und Landeseinrichtungen zur Finanz-, Vermögens- und Ergebnisrechnung werden komfortabler erfüllt. Außerdem hat MACH die Mandanten-übergreifenden Funktionen weiter ausgebaut. Ein wesentliches Highlight im Finanzwesen: Der Haushalt bietet eine noch größere Transparenz, da die Umsatzsteuer künftig auf den Haushaltselementen ausgewiesen werden kann. Gebuchte und gezahlte Umsatzsteuern werden im Haushalt als Mittelab- bzw. -zufluss sichtbar gemacht. Dieses bringt öffentlichen Einrichtungen, die über einen hoheitlichen (nicht steuerbaren) und einen nicht-hoheitlichen (steuerbaren) Bereich im Haushalt verfügen – etwa Lehr- und Forschungseinrichtungen oder bestimmte Landes- und Bundesbehörden – deutliche Vorteile, da beide Bereiche automatisiert in einem Mandanten abgebildet werden können.
Neuer Benachrichtigungsdienst in der Vorgangsbearbeitung
Bei MACH InformationManager wurde weiter an der Ergonomie gefeilt und Funktionen komplettiert, um diese dem Benutzer transparent und einfach an die Hand zu geben. Ein Beispiel hierfür ist das neue Benachrichtigungssystem, das die unterschiedlichen Benutzergruppen zielführend unterstützt. Über eine einfach zu bedienende Einstellung kann künftig jeder Benutzer festlegen, ob und auf welchem Wege – per E-Mail oder systeminterner Benachrichtigung – er bei Fristüberschreitungen informiert werden möchte. Dadurch bleibt jeder Benutzer flexibel in seinen Arbeitsgewohnheiten und erhält im Eskalationsfall schnell den Überblick. Prozessbeteiligte, die nur sehr selten in einem Workflow eingebunden sind – z. B. die Behördenleitung – können sich per E-Mail informieren lassen, wenn ein neuer Vorgang in MACH InformationManager zu bearbeiten ist. Damit wird der Arbeitsweise jener Benutzer Rechnung getragen, die sich nicht täglich in der Software anmelden.
Lösung im Personalwesen ausgebaut
MACH hat das Modul zur Personalkostenhochrechnung weiter ausgebaut. Mit der neuen Version können Personalkosten allein auf Basis von abgeschlossenen Verträgen bzw. Beschäftigungsverhältnissen berechnet werden, um die Kosten der bereits eingegangenen "Verpflichtungen" zu ermitteln. Diese Kosten können dann schnittstellenfrei als Festlegungen ins Finanzwesen übertragen werden. Auf der Gegenseite können nun auch Kosten allein auf Basis von Stellen berechnet werden, um das stellenbasierte Budget eines Geschäftsjahres zu ermitteln und als Budget bzw. Planwerte ins Finanzwesen zu übergeben. Außerdem wurde die Ergonomie an zahlreichen Stellen optimiert, um den Personalsachbearbeitern eine komfortable Arbeitsunterstützung zu bieten. Ein Beispiel: Das Personalmanagement lässt sich so konfigurieren, dass das System bei der Erfassung von Verträgen in Abhängigkeit von den Vertragsdaten – z. B. Angestellter im Fachbereich Physik – bestimmte Kontierungstypen, Kostenstellen, Kostenträger usw. automatisch vorschlägt. Auf diese Weise werden Eingaben erleichtert und die Fehleranfälligkeit reduziert.
Mapping: Datenübernahme automatisiert
Das Tool MACH Connect Mapping – ein Werkzeug, um Grund- oder Bewegungsdaten in unterschiedlichen Formaten aus anderen Softwaresystemen (Quellsystemen) in die Importtabellen der MACH Software zu überführen – wurde nun vollständig in die Web-Anwendungen der MACH Software integriert. Ein neuer JobRunner-Dienst ermöglicht einen zeitgesteuerten Aufruf. Im Zusammenspiel mit einer neuen Funktionalität zum Datei-Handling für Eingabedateien bietet der JobRunner-Dienst eine komfortable Möglichkeit, den Prozess der Datenübernahme zu automatisieren. Außerdem bietet das Tool in der Version 1.58 neue Funktionen. So wurde eine Übersetzungsfunktion geschaffen, die sich direkt auf Nachschlagewerte in der MACH-Datenbank bezieht.
