Die im Folgenden beschriebenen Probleme kennt man im deutschen Mittelstand: Die Zusammenarbeit und der Austausch innerhalb von Projekten über unterschiedliche Standorte und Geschäftsbereiche hinweg sind oft schwierig und ineffizient. Informationen werden häufig in verschiedenen Systemen oder per E-Mail miteinander geteilt. So können sie nicht einheitlich und strukturiert verarbeitet werden und sind meist mehrfach vorhanden. Um Informationen bereitzustellen, wird dann eine Vielzahl unterschiedlicher Listen geführt und gepflegt. Hier hilft nur eine sinnvolle und effiziente Digitalisierung der Geschäftsprozesse.
Ein Mittelständler, dem es so erging, war die FRANK Gruppe, ein Wohnungsunternehmen mit verschiedenen Niederlassungen in Deutschland. Das Unternehmen wünschte sich eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse, um die Abteilungen an den verschiedenen Standorten enger miteinander zu verbinden. Außerdem sollte der interne Informations- und Kommunikationsfluss verbessert werden, um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Zur Lösung wählte die FRANK Gruppe den Microsoft-Partner Layer2 aus Hamburg, der ein Portal als zentrale Informations- und Wissensmanagement-Plattform empfahl. Die internen Arbeitsprozesse würden mittels Automatisierung optimiert und damit die Zusammenarbeit mit externen Partnern unterstützt.
Als einfach zu bedienende und kostengünstige Lösung, die auch die Einbindung fremder Systeme ermöglicht, wurde Microsoft Office 365 in Verbindung mit SharePoint Online empfohlen und umgesetzt.
„Der Microsoft SharePoint ist unsere neue maßgeschneiderte Arbeitsplattform, die unsere internen und externen Prozesse effizienter und einfacher gestaltet –und das standortunabhängig“, freut sich Götz Reppel, EDV-Leiter der FRANK-Gruppe.
Durch die frühe Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess konnte das Portal passgenau auf deren Bedürfnisse zugeschnitten, Verständnisprobleme vermieden und der Entwicklungsprozess optimiert werden. So war die Bereitschaft der Belegschaft hoch, die neue Plattform als zentralen Austauschpunkt für Wissen und Informationen zu nutzen. „Wir waren begeistert davon, wie hoch die Motivation der Mitarbeiter war, sich mit dem Thema SharePoint auseinander zu setzen. Dementsprechend konnten wir in den Workshops, gemeinsam mit dem FRANK-Team, alle individuellen Anforderungen aufnehmen, um ein umfassendes Konzept für das neue Portal zu erstellen“, erläutert Matthias Hupe, einer der Geschäftsführer von Layer2.
Die FRANK-Gruppe ist heute dank Office 365 und SharePoint Online in der Lage, Informationen und Wissen zentral an einem Ort abzulegen. Außerdem können die Mitarbeiter flexibel von überall und zu jeder Zeit auf die Daten im Portal zugreifen. Ein Austausch über die Abteilungen und Standorte hinweg ist ebenfalls kein Problem mehr. Skype for Business verbessert und beschleunigt die Kommunikation untereinander. Neue Mitarbeiter werden auf der Startseite des Portals vorgestellt.
Fazit: Mit Hilfe von Layer2 ist es der FRANK-Gruppe gelungen, ein Portal für ein umfassendes Wissensmanagement aufzubauen und durch die Digitalisierung manuelle Prozesse erheblich zu optimieren. Eine eigene IT-Infrastruktur ist nicht mehr nötig, da sich alle Dienste von Office 365 automatisch im Hintergrund aktualisieren. Hohe Investitionen für Server entfallen und die IT ist außerdem immer up to date.
Über die FRANK Gruppe
FRANK (www.frankgruppe.de) ist ein mittelständisches Wohnungsunternehmen mit Hauptsitz in Hamburg sowie Niederlassungen in Kiel und Hofheim/Taunus. Gegründet 1925 arbeiten in der FRANK-Gruppe über 250 qualifizierte Mitarbeiter in den Kernbereichen Bauträgergeschäft und Entwicklung, Asset Management und Property Management sowie in der Immobilieninstandhaltung. Daneben ist das Unternehmen erfolgreich im Bereich Eco Management tätig. Die FRANK-Gruppe verwaltet heute über 20.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten aus eigenem und fremdem Bestand. Das für die Umsetzung bahnbrechender Wohnprojekte mehrfach ausgezeichnete Unternehmen ist bereits in der vierten Generation familiengeführt.
Ein Mittelständler, dem es so erging, war die FRANK Gruppe, ein Wohnungsunternehmen mit verschiedenen Niederlassungen in Deutschland. Das Unternehmen wünschte sich eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse, um die Abteilungen an den verschiedenen Standorten enger miteinander zu verbinden. Außerdem sollte der interne Informations- und Kommunikationsfluss verbessert werden, um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Zur Lösung wählte die FRANK Gruppe den Microsoft-Partner Layer2 aus Hamburg, der ein Portal als zentrale Informations- und Wissensmanagement-Plattform empfahl. Die internen Arbeitsprozesse würden mittels Automatisierung optimiert und damit die Zusammenarbeit mit externen Partnern unterstützt.
Als einfach zu bedienende und kostengünstige Lösung, die auch die Einbindung fremder Systeme ermöglicht, wurde Microsoft Office 365 in Verbindung mit SharePoint Online empfohlen und umgesetzt.
„Der Microsoft SharePoint ist unsere neue maßgeschneiderte Arbeitsplattform, die unsere internen und externen Prozesse effizienter und einfacher gestaltet –und das standortunabhängig“, freut sich Götz Reppel, EDV-Leiter der FRANK-Gruppe.
Durch die frühe Einbindung der Mitarbeiter in den Prozess konnte das Portal passgenau auf deren Bedürfnisse zugeschnitten, Verständnisprobleme vermieden und der Entwicklungsprozess optimiert werden. So war die Bereitschaft der Belegschaft hoch, die neue Plattform als zentralen Austauschpunkt für Wissen und Informationen zu nutzen. „Wir waren begeistert davon, wie hoch die Motivation der Mitarbeiter war, sich mit dem Thema SharePoint auseinander zu setzen. Dementsprechend konnten wir in den Workshops, gemeinsam mit dem FRANK-Team, alle individuellen Anforderungen aufnehmen, um ein umfassendes Konzept für das neue Portal zu erstellen“, erläutert Matthias Hupe, einer der Geschäftsführer von Layer2.
Die FRANK-Gruppe ist heute dank Office 365 und SharePoint Online in der Lage, Informationen und Wissen zentral an einem Ort abzulegen. Außerdem können die Mitarbeiter flexibel von überall und zu jeder Zeit auf die Daten im Portal zugreifen. Ein Austausch über die Abteilungen und Standorte hinweg ist ebenfalls kein Problem mehr. Skype for Business verbessert und beschleunigt die Kommunikation untereinander. Neue Mitarbeiter werden auf der Startseite des Portals vorgestellt.
Fazit: Mit Hilfe von Layer2 ist es der FRANK-Gruppe gelungen, ein Portal für ein umfassendes Wissensmanagement aufzubauen und durch die Digitalisierung manuelle Prozesse erheblich zu optimieren. Eine eigene IT-Infrastruktur ist nicht mehr nötig, da sich alle Dienste von Office 365 automatisch im Hintergrund aktualisieren. Hohe Investitionen für Server entfallen und die IT ist außerdem immer up to date.
Über die FRANK Gruppe
FRANK (www.frankgruppe.de) ist ein mittelständisches Wohnungsunternehmen mit Hauptsitz in Hamburg sowie Niederlassungen in Kiel und Hofheim/Taunus. Gegründet 1925 arbeiten in der FRANK-Gruppe über 250 qualifizierte Mitarbeiter in den Kernbereichen Bauträgergeschäft und Entwicklung, Asset Management und Property Management sowie in der Immobilieninstandhaltung. Daneben ist das Unternehmen erfolgreich im Bereich Eco Management tätig. Die FRANK-Gruppe verwaltet heute über 20.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten aus eigenem und fremdem Bestand. Das für die Umsetzung bahnbrechender Wohnprojekte mehrfach ausgezeichnete Unternehmen ist bereits in der vierten Generation familiengeführt.
