Gleichzeitiger Zugriff für alle Berechtigten

Stadt Rahden arbeitet jetzt mit digitaler Personalakte

Lemgo, (PresseBox) - Seit Februar 2017 setzt die ostwestfälische Stadt Rahden auch im Bereich Personalwesen auf die elektronische Aktenführung. Mit Hilfe der digitalen Personalakte, einem neuen Modul im Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe, werden nun Personalakten papierlos abgelegt und bearbeitet.

Alle zugriffsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen mittels des DMS-Clients nscale Cockpit gleichzeitig und direkt von ihrem Arbeitsplatz aus auf die digitalen Personalakten zu. So erhalten sie schnell die notwendigen Informationen, können direkt Auskunft geben und damit Vorgänge effizienter bearbeiten. Dies sieht Christian Benker, Personalsachbearbeiter der Stadt Rahden, als weiteren entscheidenden Vorteil gegenüber der Papierakte, insbesondere da die Kollegen und Kolleginnen im Gebäude verteilt sitzen, und ergänzt: „Mithilfe des DMS-Clients kann viel Zeit- und Suchaufwand eingespart werden. Unsere Papierdokumente werden schon jetzt deutlich weniger, und wir haben viel mehr Platz zur Verfügung.“

Bei der Einführung des neuen Aktenmoduls sorgten die Fachleute des Lemgoer IT-Dienstleisters für die Übernahme der Mitarbeiterdaten aus dem krz-Fachverfahren für Personalwirtschaft P&I LOGA und die automatisierte Anlage von über 100 Personalakten im DMS mit vorausgefülltem Aktendeckel. Neu eingehende Papierdokumente werden nun direkt vor Ort in die Akte eingescannt, kategorisiert und revisionssicher abgelegt.

Auch das krz wird die digitale Personalakte bald produktiv einsetzen, um die Vorteile der elektronischen Aktenführung zu nutzen.

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krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Der ostwestfälische Service-Provider

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.

Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).

Über 250 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100%.

Unter dem Motto „krz – Kunden rundum zufrieden“ ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister - VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.

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