PresseBox
Pressemitteilung BoxID: 764711 (krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe)
  • krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe
  • Bismarckstr. 23
  • 32657 Lemgo
  • http://www.krz.de
  • Ansprechpartner
  • Wolfgang Scherer
  • +49 (5261) 252112

Ein weiterer Schritt zum E-Government

Die elektronische Sammelakte in den Standesämtern

(PresseBox) (Lemgo, ) Zum 01.01.2016 bietet das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) seinen Kunden die elektronische Sammelakte für Standesämter an. Für die Standesbeamten und Standesbeamtinnen ist dies ein ähnlicher Quantensprung wie die Einführung des Servers für das elektronische Personenstandsregister (ePR) im Jahre 2010.

Rechtsgrundlage
Derzeit werden die Dokumente, die von Standesämtern für ihre Entscheidungsfindung benötigt werden, in sogenannten separaten Sammelakten geführt. Zu diesen Dokumenten gehören Anzeigen, Namenserklärungen, Vaterschaftsanerkennungen, ausländische Urkunden etc.. Für die Kommunen stellt sich das Problem, dass für diese Unterlagen, genau wie für die Bücher bzw. Register, sehr lange Aufbewahrungsfristen (bis zu 110 Jahre) gelten. Aus diesem Grund will der Gesetzgeber den Entscheidungsprozess elektronisch abbilden und erlaubt gemäß § 22 Personenstandsverordnung die Führung einer elektronischen Sammelakte.

Umsetzung
Der Standesamtsverlag als Hersteller der Software AutiSta hat mit dem ePR eine technische Lösung für den Registerbereich geschaffen und stellt jetzt dem krz und anderen Datenzentralen ebenfalls eine ins Fachverfahren integrierte Lösung für die Führung der elektronischen Sammelakte zur Verfügung. Die Dokumente werden im PDF/A Format gespeichert und es besteht die Möglichkeit der elektronischen Signierung. Die Erfüllung der hohen technischen Anforderungen sowie der hohen Sicherheitsansprüche, die an die Führung der elektronischen Sammelakte geknüpft sind, weist das krz mit der ISO-Zertifizierung nach.

Fachliche Anforderungen
Gemeinsam mit Standesbeamten hat der Standesamtsverlag eine Lösung entwickelt, die direkt aus dem Verfahren aufrufbar ist. Externe Dokumente können hochgeladen werden und die Sammelakten können aus der Vorgangsbearbeitung aufgerufen werden. Zusätzliche Lizenzen für ein elektronisches Archiv-Verfahren (DMS) sind nicht erforderlich. Bei einem konsequenten Einsatz wird auch deutlich weniger Platz für die Aufbewahrung von Papierakten benötigt.

Einschätzung
Standesamtsleiterin Bettina Reinking aus Minden bewertet die Umstellung für die betroffenen Bearbeiter wie folgt: „Aus Sicht der Standesbeamten ist die Führung der elektronischen Sammelakte sicherlich erst gewöhnungsbedürftig und verursacht, solange es keine weiteren landesrechtlichen Ausführungsbestimmungen gibt, einen Mehraufwand im Standesamt. Die Aktenführung läuft parallel (elektronisch und in Papierform). Man kann aber schon heute, nach fast sechs Jahren Praxis, das Einsparpotential bei der Führung der elektronischen Register gegenüber den Büchern sehen und so wird es sich auch bei der elektronischen Sammelakte entwickeln.“

Website Promotion

krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Der ostwestfälische Service-Provider

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von 34 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.

Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).

Über 230 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100%.

Unter dem Motto "krz - Kunden rundum zufrieden" ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister - VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.