Mit der pdf basierten Korrespondenzlösung können Unternehmen die Lücke zwischen papier- und elektronischen Prozessen wirksam schließen.
Die Ziele der pdf basierten Korrespondenzlösung sind die Erzeugung von Schriftverkehr mit "einem Klick". Hierunter ist eine kontextbezogene Auswahl des Schriftstückes gemeint, die Prozessdaten (z.B. Empfänger- und Absenderangaben) übernimmt und Sachbearbeiteroptionen durch Berechtigungskonzepte steuert.
Das pdf basierte Korrespondenzlösung bietet die Grundlage für Mitarbeiter und Vorgesetzte, personalisierte Korrespondenz auf der Basis einer Vorlagenverwaltung und von freigegebenen Textbausteinen zu erstellen. Die Textbausteinen unterscheiden sich in (1) Textbausteine bei Erst-Generierung, (2) optionale Textbausteine und (3) Pflichtbausteine. Das Vorlagenmanagement ist einfach und unkompliziert zu bedienen. Mitarbeiter aus dem Fachbereich können ihre Briefvorlagen schnell und effizient erstellen und später weiter pflegen. Im Gegensatz zu Officebasierten Lösungen können verbindlichen Elemente durch den Korrespondenz-Sachbearbeiter nicht gelöscht oder modifiziert werden. Hierdurch gewinnt die professionelle Korrespondenzerstellung eine eindeutige Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit.
Betrachtet man Massen- und Individualschreiben im Allgemeinen, so entfallen durchschnittlich 80% auf Standardisierungen und feste Formulierungen und 20% auf individuellen Text.
Die Vorteile von pdf basierten Lösungen zeigen sich in den Prozessverbesserungen, in der Beschleunigung, in der Minimierung von Medienbrüchen, der Archivintegration und Durchsuchbarkeit. Weiter in der Standardisierung des Erscheinungsbilds; einheitliches und wartbares CD/CI, Pflichtangaben und Logo-Handhabung. Mit kurzen Worten: eine Vorlage, viele Dokumente und konsequente Trennung von Layout und Inhalt durch Vorlagen und Textbausteine. Administration und Verwaltung ergänzen sich in komfortabler Anwendung bei gleichzeitigem Einsatz von Standardschnittstellen wie Webservice und XML, Nutzung des Standardformats pdf und von Standardclients wie Web-Browser mit Adobe Flash PlugIn und Adobe Reader.
Die Lösung selbst besteht aus drei Komponenten und basiert auf der Adobe LiveCycle ES Plattform. Der erste Baustein ist die Formular- und Briefvorlagenverwaltung. Der zweite Baustein ist ein Webinterface, das auf den Briefvorlagen aufgebaut ist und Standalone oder in andere Applikationen (z.B. CRM-/ERP-System z.B. SAP) integriert werden kann. Der dritte Baustein ist der Adobe LiveCycle Designer, ein Designtool, das für die Erstellung der Formularvorlagen erforderlich ist.
In das Korrespondenzgefüge lassen sich idealerweise interaktive Formulare (interactive forms) als offline und online Szenarien implementieren. In vielen Firmen wird der Außendienst z.B. durch ein ticketbasiertes CRM System unterstützt. Diese interaktiven pdf's werden für die Stammpflege, Wartungsaufträge und weitere detaillierte Ticketinformationen verwendet. Dieser Vorgang kann als Online- und Offlineszenario implementiert werden. Dazu erstellt z.B. das CRM ein Außendienstticket und erzeugt parallel dynamisch vorausgefüllte interaktive pdf's. Die Zustellung dieser pdf's erfolgt über email. Mittels Table PC kann das zugesandte PDF in Text und Photo ergänzt werden. Per Uploadprozess wird das pdf in das CRM rückübermittelt und alle Daten incl. der mitgesandten Fotos extrahiert und verbucht.
Zusammengefaßt gewährleistet die Korrespondenzlösung mit der Adobe pdf Technologie ein definiertes Corporate Design, einen kontrollierten Einsatz von Formulierungen, assistentengestützte Korrespondenzerzeugung, Archivintegration, Durchsuchbarkeit, einfache Handhabbarkeit und Wartbarkeit einer Vielzahl von Formular- und Brief-Vorlagen.
Die Ziele der pdf basierten Korrespondenzlösung sind die Erzeugung von Schriftverkehr mit "einem Klick". Hierunter ist eine kontextbezogene Auswahl des Schriftstückes gemeint, die Prozessdaten (z.B. Empfänger- und Absenderangaben) übernimmt und Sachbearbeiteroptionen durch Berechtigungskonzepte steuert.
Das pdf basierte Korrespondenzlösung bietet die Grundlage für Mitarbeiter und Vorgesetzte, personalisierte Korrespondenz auf der Basis einer Vorlagenverwaltung und von freigegebenen Textbausteinen zu erstellen. Die Textbausteinen unterscheiden sich in (1) Textbausteine bei Erst-Generierung, (2) optionale Textbausteine und (3) Pflichtbausteine. Das Vorlagenmanagement ist einfach und unkompliziert zu bedienen. Mitarbeiter aus dem Fachbereich können ihre Briefvorlagen schnell und effizient erstellen und später weiter pflegen. Im Gegensatz zu Officebasierten Lösungen können verbindlichen Elemente durch den Korrespondenz-Sachbearbeiter nicht gelöscht oder modifiziert werden. Hierdurch gewinnt die professionelle Korrespondenzerstellung eine eindeutige Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit.
Betrachtet man Massen- und Individualschreiben im Allgemeinen, so entfallen durchschnittlich 80% auf Standardisierungen und feste Formulierungen und 20% auf individuellen Text.
Die Vorteile von pdf basierten Lösungen zeigen sich in den Prozessverbesserungen, in der Beschleunigung, in der Minimierung von Medienbrüchen, der Archivintegration und Durchsuchbarkeit. Weiter in der Standardisierung des Erscheinungsbilds; einheitliches und wartbares CD/CI, Pflichtangaben und Logo-Handhabung. Mit kurzen Worten: eine Vorlage, viele Dokumente und konsequente Trennung von Layout und Inhalt durch Vorlagen und Textbausteine. Administration und Verwaltung ergänzen sich in komfortabler Anwendung bei gleichzeitigem Einsatz von Standardschnittstellen wie Webservice und XML, Nutzung des Standardformats pdf und von Standardclients wie Web-Browser mit Adobe Flash PlugIn und Adobe Reader.
Die Lösung selbst besteht aus drei Komponenten und basiert auf der Adobe LiveCycle ES Plattform. Der erste Baustein ist die Formular- und Briefvorlagenverwaltung. Der zweite Baustein ist ein Webinterface, das auf den Briefvorlagen aufgebaut ist und Standalone oder in andere Applikationen (z.B. CRM-/ERP-System z.B. SAP) integriert werden kann. Der dritte Baustein ist der Adobe LiveCycle Designer, ein Designtool, das für die Erstellung der Formularvorlagen erforderlich ist.
In das Korrespondenzgefüge lassen sich idealerweise interaktive Formulare (interactive forms) als offline und online Szenarien implementieren. In vielen Firmen wird der Außendienst z.B. durch ein ticketbasiertes CRM System unterstützt. Diese interaktiven pdf's werden für die Stammpflege, Wartungsaufträge und weitere detaillierte Ticketinformationen verwendet. Dieser Vorgang kann als Online- und Offlineszenario implementiert werden. Dazu erstellt z.B. das CRM ein Außendienstticket und erzeugt parallel dynamisch vorausgefüllte interaktive pdf's. Die Zustellung dieser pdf's erfolgt über email. Mittels Table PC kann das zugesandte PDF in Text und Photo ergänzt werden. Per Uploadprozess wird das pdf in das CRM rückübermittelt und alle Daten incl. der mitgesandten Fotos extrahiert und verbucht.
Zusammengefaßt gewährleistet die Korrespondenzlösung mit der Adobe pdf Technologie ein definiertes Corporate Design, einen kontrollierten Einsatz von Formulierungen, assistentengestützte Korrespondenzerzeugung, Archivintegration, Durchsuchbarkeit, einfache Handhabbarkeit und Wartbarkeit einer Vielzahl von Formular- und Brief-Vorlagen.
